Trong các ngành nhân sự, các phương pháp tiếp cận đang phát triển. Chuyển đổi kỹ thuật số ảnh hưởng đến tất cả mọi người, cho dù trong cuộc sống cá nhân hay nghề nghiệp của chúng ta.
Nhân sự không đứng ngoài lề vì 80% bộ phận nhân sự chỉ ra rằng chức năng của họ bị ảnh hưởng bởi các dự án kỹ thuật số.
Để duy trì hiệu quả khi đối mặt với khối lượng lớn dữ liệu cần xử lý, việc trang bị cho bản thân để tự động hóa các quy trình nhân sự và phi vật chất hóa hàng nghìn tệp tin trở nên cần thiết.
Không nghi ngờ gì nữa, các công việc tốn thời gian nhất để tin học hóa khi được quản lý thủ công với các tệp (Excel, Word, e-mail hoặc giấy) là các cuộc phỏng vấn thẩm định hàng năm.
Nhưng lợi ích của cuộc phỏng vấn đánh giá trên máy tính là gì? Làm thế nào để chính thức hóa cuộc phỏng vấn đánh giá bằng công cụ HRIS? Làm thế nào để sử dụng kết quả đánh giá trong quản lý nhân sự tổng thể?
Làm sáng tỏ các loại phỏng vấn khác nhau
Phỏng vấn đánh giá hàng năm (EAE), phỏng vấn đánh giá cá nhân, phỏng vấn hiệu suất … một số cái tên, đôi khi bị nhầm lẫn, được đưa ra cho cuộc họp này được thiết lập ở 8 trong số 10 công ty.
Nó thường diễn ra vào cuối năm nhưng có thể được tổ chức thường xuyên hơn hoặc ít hơn, hoặc thậm chí "liên tục", tùy thuộc vào văn hóa của công ty: 6 tháng một lần, mỗi năm hoặc thậm chí 2 năm một lần. Dưới con mắt của pháp luật, nó không phải là bắt buộc (trừ trường hợp áp dụng hương ước hoặc thỏa ước tập thể). Không nên nhầm lẫn với cuộc phỏng vấn chuyên môn, phải diễn ra 2 năm một lần ở các công ty có trên 50 nhân viên (xem Bộ luật Lao động: điều L6315-1).
Một thời điểm quan trọng trong việc quản lý nam và nữ của công ty, cuộc phỏng vấn hàng năm chủ yếu tập trung vào hai điểm:
- Đánh giá công việc của nhân viên trong năm qua,
- Định nghĩa các mục tiêu và sứ mệnh cho năm tiếp theo,
- Đánh giá kỹ năng,
- Thu thập nhu cầu đào tạo
Để làm cho việc mua hoặc thuê HRIS có lãi, bạn có thể hình dung việc sử dụng các dịch vụ này cho các cuộc phỏng vấn và quy trình nhân sự khác nhau:
- cuộc họp chuyên môn,
- phỏng vấn thẩm định,
- phỏng vấn nghề nghiệp,
- bảo trì vào cuối giai đoạn dùng thử hoặc tiếp tục hoạt động,
- Đánh giá 360 °,
- phỏng vấn kỹ năng,
- rà soát nhân sự …
Một giải pháp để cộng tác tốt hơn
Nền tảng HRIS với cổng thông tin nhân sự mang lại tầm nhìn về cuộc phỏng vấn cho tất cả các bên liên quan. Hầu hết các HRMS ngày nay đều ở chế độ “tự phục vụ”. Bất kỳ ai cũng có thể kết nối, bằng thông tin đăng nhập và mật khẩu, thông qua trình duyệt internet (không cần cài đặt trên PC), từ bất cứ đâu. Đối với mỗi vai trò, quyền truy cập của nó:
- người quản lý có thể hoàn thành các biểu mẫu đánh giá cho từng nhân viên của mình,
- sau đó nhân viên có thể tham khảo, nhận xét và xác nhận đánh giá hàng năm của mình,
- Nhân sự có cái nhìn tổng thể về tiến độ của các chiến dịch, có thể tiếp cận các cuộc phỏng vấn của từng nhân viên và hơn hết là thực hiện trích xuất từ toàn bộ nhân viên theo các đối tượng rất cụ thể: nhu cầu đào tạo, mong muốn phát triển …
Cụ thể, chiến dịch phỏng vấn hàng năm với HRIS hoạt động như thế nào?
Có 3 lợi thế chính trong việc vi tính hóa các cuộc phỏng vấn hàng năm của bạn:
- Tập trung, khai thác và lưu trữ thông tin
- Cải thiện việc giám sát và quản lý tổng thể dữ liệu để đơn giản hóa việc quản lý nhân sự
- Thiết lập mối liên kết với các quy trình nhân sự khác: đào tạo, kỹ năng, đãi ngộ, khả năng di chuyển, v.v.
Nó hoạt động như thế nào trong thực tế? Mỗi công ty có cách xử lý các cuộc phỏng vấn riêng, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng phần mềm nhân sự có thể thích ứng với thói quen làm việc của bạn. Mỗi bước của cuộc phỏng vấn của bạn phải có thể được tích hợp vào biểu mẫu được vi tính hóa của bạn.
Tham khảo ý kiến của các cơ quan đại diện nhân viên (IRP)
Ở một số công ty lớn, việc triển khai các chiến dịch đánh giá hàng năm phải được IRPs yêu cầu.
Trước chiến dịch bảo trì
Thiết lập chiến dịch bảo trì
Tự động hóa quy trình sẽ giúp HR giảm bớt công việc thực hiện rườm rà và tốn thời gian. Nhờ HRIS, một danh sách kiểm tra các nhiệm vụ cần thực hiện để thiết lập các chiến dịch sẽ tự động được cung cấp cho các tác nhân khác nhau của hoạt động. Ví dụ :
- Xác minh sơ đồ tổ chức, xác định vị trí
- Cập nhật các chức năng và kỹ năng
- Cập nhật hướng dẫn phỏng vấn dành cho quản lý và nhân viên
- Cập nhật hỗ trợ bảo trì nhân sự
- Khởi động chiến dịch: định nghĩa thời kỳ, dân số liên quan, v.v.
Hoàn thành các biểu mẫu đánh giá
Người quản lý phụ trách các đánh giá của nhóm mình sẽ tạo đánh giá trên nền tảng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ông đi :
- đánh giá nhân viên của họ theo các tiêu chí khác nhau được tổ chức trên các biểu mẫu đánh giá: (đạt được các mục tiêu, kiến thức, bí quyết, kỹ năng, v.v.)
- mục tiêu đề ra,
- xác định nhu cầu đào tạo và mong muốn phát triển.
Nếu không thể đánh giá nhân viên trước máy tính hoặc máy tính bảng, có thể in lưới phỏng vấn.
Thông báo cho nhân viên
Nhân viên phải được thông báo về cuộc hẹn này. Phần mềm HRIS cho phép:
- thông báo cho họ: thông qua các vật dụng dành cho thông tin công ty và / hoặc nhân sự trong cổng thông tin nhân sự,
- để mời họ đến các cuộc phỏng vấn của họ: bằng cách gửi một email mời,
- đăng ký cuộc họp trực tiếp trong lịch trình hộp thư cho nhân viên và người quản lý.
Trong cuộc phỏng vấn
Thu thập phản hồi
Trong quá trình thảo luận, người đánh giá sẽ nhập nhận xét vào không gian dành riêng. Do đó, những quan sát và ghi chú này có thể được tranh luận và trình bày cho nhân viên hiểu rõ hơn.
Xác định nhu cầu phát triển và liên quan đến đào tạo
Để giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình tốt hơn, người quản lý có thể đề nghị anh ta đào tạo. Một số HRMS được sử dụng để quản lý tất cả các quy trình nhân sự. Yêu cầu đào tạo sau đó có thể được xử lý trong mô-đun quản lý đào tạo nơi nhân viên sẽ có quyền truy cập vào các danh mục đào tạo.
Quản lý mong muốn phát triển
Các giải pháp nhân sự với phạm vi toàn cầu cung cấp khả năng quản lý các mong muốn phát triển của nhân viên. Chúng thường liên quan đến việc quản lý cơ cấu tổ chức (địa lý, chức năng di chuyển, v.v.) và / hoặc các kỹ năng. Lập kế hoạch lực lượng lao động giúp xác định các vị trí còn trống, nghiên cứu lý thuyết về khả năng di chuyển để đưa nhân viên phát triển nghề nghiệp theo nguyện vọng và trình độ kỹ năng của họ.
Lưu trữ đánh giá, gửi báo cáo, so sánh
Cộng tác viên, quản lý, nhân sự có quyền truy cập vào đánh giá hàng năm trong cổng thông tin nhân sự của họ. Nó được lưu giữ ở đó và có thể được phân tích, so sánh với những năm trước.
Trong chiến dịch đánh giá
Theo dõi đánh giá Nhân sự sẽ có thể theo dõi các giai đoạn khác nhau của chiến dịch phỏng vấn: xác nhận của từng nhân viên, N + 1, N + 2, v.v. HRIS sẽ cho phép họ được cảnh báo về các chỉ số liên quan, chẳng hạn như số lượng đánh giá được xác nhận bởi bộ phận cho đến nay. HRIS sẽ tự động gửi lời nhắc qua e-mail. Trực quan hóa thông qua báo cáo Trên nền tảng của nó, nhân sự sẽ có khả năng tuân theo các ghi chú đánh giá, mong muốn phát triển, đào tạo, v.v. Họ sẽ có thể hình dung sự phân phối kết quả và hiệu suất. Những dữ liệu này có sẵn dưới nhiều dạng biểu diễn khác nhau: bảng, đồ thị, v.v. Chúng có thể xuất được (Excel, Word, PDF, v.v.) và có thể in được. Về phần mình, người quản lý cũng có thể hình dung kết quả và hiển thị các mục tiêu hợp nhất của toàn bộ nhóm của mình.
Để biết thêm
Đánh giá những người đánh giá
Một số nhà cung cấp phần mềm nhân sự cung cấp các ứng dụng cho phép từng nhân viên được đánh giá bởi đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng nội bộ của họ, v.v. và đánh giá các nhóm với nhau, đây là "đánh giá 360 °" hoặc "phản hồi 360".
Kỹ năng phân tích
Kế hoạch Chuyển tiếp Công việc và Kỹ năng (GPEC) cho phép đánh giá các kỹ năng theo mức độ yêu cầu và theo dõi và củng cố nhân tài.
Quy trình sửa đổi tiền lương
Sau các cuộc phỏng vấn, một số HRIS còn giúp quản lý quá trình xem xét lương: tăng, thưởng, thưởng,… Người quản lý có thể nhập các đề xuất tăng (tương quan với các đánh giá), sau đó sẽ được xử lý bởi quản lý và bộ phận nhân sự. HRIS cho phép, trong số những thứ khác, HR liên hệ các yêu cầu tăng khác nhau với ngân sách được lập kế hoạch và phân tích bảng lương.
Tóm lại, ngày nay các nguồn lực CNTT dành cho Nhân sự, liên quan đến quản lý đánh giá, cung cấp vô số khả năng để hỗ trợ bạn trong việc quản lý nguồn nhân lực của công ty bạn. Còn bạn, bạn có nghĩ rằng bạn có các công cụ nhân sự cần thiết để hoàn thành tốt các cuộc phỏng vấn hàng năm của bạn?
