Nếu giao tiếp với báo chí là một bài tập không thể tùy cơ ứng biến, thì thực tế vẫn là quan hệ báo chí một đòn bẩy giao tiếp rất thú vị cho các công ty muốn tiếp cận đối tượng mục tiêu (độc giả của báo chí chuyên ngành - báo giấy hoặc web) hoặc ngược lại, tiếp cận đối tượng rộng hơn (báo chí nói chung).
Nó có thể là một kênh giao tiếp thú vị của công ty, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng, tiếp quản, phát triển hoặc thậm chí để công bố một sản phẩm / dịch vụ sáng tạo, miễn là bạn biết các phong tục, tập quán và tôn trọng các quy tắc.
Quan hệ báo chí: một nghệ thuật với các quy tắc chính xác
Giao tiếp với báo chí bao gồm truyền đạt thông tin quan trọng về công ty của bạn thông qua các nhà báo chuyên ngành hay không ai sẽ chuyển tiếp - hoặc không - cái sau đến một lượng lớn hoặc ít hơn công chúng (người tiêu dùng, chuyên gia, nhà phân phối, người chơi trong một thị trường hoặc ngành nghề cụ thể, v.v.).
Phương thức giao tiếp này được định dạng tương đối: nên được thông báo đầy đủ trước khi cố gắng tập thể dục trong đó yêu cầu cụ thể:
- có một mục tiêu cụ thể : quan hệ báo chí là một phần trong tổng thể giao tiếp của công ty. Vấn đề không phải là giao tiếp để không nói gì, mà là hiệu quả.
- biết cách chọn phương tiện phù hợp nhất : báo chí chuyên ngành, địa phương, quốc gia hoặc quốc tế; báo chí, trực tuyến, v.v.
- biết cách viết thông cáo báo chí : nội dung và hình thức được điều chỉnh cho phù hợp với độc giả mục tiêu,
Tại sao quan hệ báo chí lại quan trọng đối với các công ty?
Quan hệ công chúng là điều cần thiết khi công ty của bạn muốn truyền đạt thông tin rộng rãi ra thế giới bên ngoài, có thể là:
- trình bày một sự đổi mới , một dịch vụ đột phá mới được tung ra thị trường hoặc đang trong quá trình tiếp thị,
- công bố rộng rãi công việc kinh doanh mới của bạn hoặc một sản phẩm / dịch vụ mới,
- thông báo một quan hệ đối tác chính,
- thông báo đổi quà của một tổ chức hoặc sự hợp nhất của hai công ty,
- thông báo về đội ngũ quản lý mới ,
- khôi phục một hình ảnh tiến hành không tốt,
- công khai phong cách quản lý của bạn ,
- phơi bày một dự án nhân đạo, nhà bảo vệ môi trường hoặc người khác được tài trợ bởi công ty của anh ấy,
- chia sẻ kết quả đặc biệt, Một gia nhập thị trường chứng khoán hoặc giao tiếp trên một gây quỹ,
- để trấn an trong thời kỳ khủng hoảng,
- Vân vân.
Làm thế nào để giao tiếp thành công với báo chí?
Như thường lệ, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tư duy sâu sắc ngược dòng là tài sản vô giá cho một chiến lược truyền thông thành công - kỹ thuật số hay nói cách khác - thông qua báo chí.
Xác định chiến lược của bạn
Điều này liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu chính xác trước tiên cho chiến dịch báo chí của bạn. Bạn sẽ hướng ấn phẩm của mình tới một phương tiện này hơn là một phương tiện khác tùy thuộc vào những gì bạn mong đợi từ phương tiện truyền thông này thông qua báo chí và đối tượng mục tiêu. Là chiến lược của bạn để:
- làm cho bạn biết với nhiều đối tượng hơn, không nhất thiết phải cam kết với mục đích của bạn,
- chia sẻ kết quả đặc biệt,
- nổi bật đối thủ cạnh tranh của bạn,
- giới thiệu một sản phẩm / dịch vụ sáng tạo đến con số lớn nhất?
Điều cần thiết là phải nêu chính xác mục đích của cuộc giao tiếp này, khung thời gian mà bạn hy vọng về kết quả, cũng như đối tượng đã chọn.
Tránh : tất cả các thư gửi lớn đến tất cả các địa chỉ liên hệ báo chí của bạn, mà không mất thời gian để kiểm tra xem độc giả của phương tiện truyền thông mà họ xuất bản có thể quan tâm đến thông tin liên lạc của bạn hay không.
Quản lý nội bộ hay ủy quyền cho một cơ quan?
2 khả năng quản lý quan hệ công chúng, mỗi khả năng có những ưu điểm và nhược điểm:
Đội ngũ tận tâm trong công ty
Một số công ty - nói chung là các doanh nghiệp vừa và nhỏ lớn - chọn dịch vụ tận tâm của riêng họ và do đó quản lý các mối quan hệ báo chí của họ một cách trực tiếp và nội bộ.
Mặc dù việc chỉ định một người liên hệ sẽ là người phát ngôn cho toàn bộ công ty là điều nên làm, tuy nhiên, sẽ là khôn ngoan khi anh ta được bao quanh bởi một nhóm bao gồm một số cộng tác viên khác. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn đối tượng sẽ được thảo luận, bài viết của họ nếu cần thiết, tạo mối liên hệ, v.v.
- Thuận lợi : nhóm phụ trách dự án "quan hệ báo chí" nhìn chung có kiến thức tốt về công ty, văn hóa, sản phẩm / dịch vụ của công ty, v.v. Thông tin được truyền đi sẽ có chất lượng cao, việc theo dõi chiến dịch sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn và mối quan hệ giữa các nhà báo và các thành viên trong ban lãnh đạo của công ty sẽ dễ dàng hơn.
- Nhược điểm : sự thiếu chuyên môn trong lĩnh vực PR có thể dẫn đến những bước đi sai lầm, mạng lưới báo chí kém phát triển làm cho việc phát thanh truyền hình trở nên phức tạp hơn.
Cơ quan báo chí bên ngoài
Nghề PR là một nghệ thuật đòi hỏi chuyên môn thực sự và rất nhiều công sức. Rất ít công ty có đủ phương tiện - nhân lực hoặc tài chính - để có một dịch vụ dành riêng cho nghệ thuật này và do đó kêu gọi các cơ quan chuyên môn mà họ thuê ngoài dịch vụ, một phần hoặc toàn bộ.
- Thuận lợi : chuyên môn vô song, kiến thức tốt về các phương tiện truyền thông khác nhau có thể được sử dụng, đội ngũ giàu kinh nghiệm trong việc soạn thảo và phân phối tất cả các loại thông cáo báo chí, một mạng lưới quan hệ rộng lớn.
- Nhược điểm : thông tin đôi khi khó lấy, giám sát tinh vi hơn các chiến dịch và hồ sơ đang diễn ra, kết nối tốn nhiều công sức hơn giữa các nhà báo và công ty.
Đặt cùng một bộ báo chí
Bộ tài liệu báo chí, thường bị nhầm lẫn với thông cáo báo chí, có vai trò giới thiệu toàn cầu về một công ty, một dự án cho các nhà báo để họ có thể viết một bài báo dựa trên các thông tin khác nhau có trong đó. Quan trọng hơn thông cáo báo chí mà nó có thể hoàn thành, mang tính báo chí hơn là phong cách quảng cáo, nó được tạo thành từ các yếu tố như:
- Lịch sử công ty hoặc lịch sử, văn hóa và các điểm nổi bật của dự án,
- trình bày về hoạt động của tổ chức, tập trung vào các sản phẩm / dịch vụ được tiếp thị, báo giá của khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác chính,
- trình bày của các nhà quản lý, nhân viên, v.v. hoặc những người liên quan đến dự án được đề cập,
- số liệu (cẩn thận không tiết lộ bất cứ điều gì bí mật), ngày tháng cần nhớ, sự kiện sắp tới,
- hình ảnh khác nhau có thể được sử dụng bởi phương tiện truyền thông,
- chi tiết liên hệ để biết thêm thông tin,
- Vân vân.
Xin lưu ý: bộ tài liệu báo chí không có cách nào giới hạn trong một tài liệu quảng cáo cổ điển.
Viết thông cáo báo chí
Mục tiêu của một thông cáo báo chí (PR) là thông báo cho một mục tiêu cụ thể về một thực tế chính xác và đúng giờ. CP phải ngắn gọn (tối đa 2 trang), rõ ràng, chính xác, hấp dẫn. Nó được viết theo các giai đoạn:
- sự lựa chọn của chủ đề và độ chính xác của mục tiêu cần đạt được,
- định nghĩa của góc tiếp cận,
- cấu trúc của thông cáo báo chí (giới thiệu, tiêu đề, chapô, nội dung, kết thúc),
- nội dung công việc.
Để tìm hiểu thêm về cách viết và phân phối một bài PR, đừng ngần ngại truy cập phần của chúng tôi " Khi nào, tại sao và làm thế nào để viết một thông cáo báo chí? ".
