Giao tiếp quản lý - Định nghĩa
" Nói một cách tổng quát, giao tiếp của người quản lý tương ứng với sự tương tác giữa ban lãnh đạo của công ty và tổ chức. Cụ thể hơn là giữa người quản lý và nhóm của anh ta.
Khung này chịu trách nhiệm truyền thông tin và chỉ thị từ các cấp phân cấp cao hơn, hỗ trợ sự giao tiếp nội bộ , chắt lọc các thông điệp liên quan đến quản lý của chính anh ấy để đạt được cam kết của nhóm anh ấy, v.v. Nó dựa trên các kỹ năng cụ thể cho phép người quản lý truyền tải thông điệp một cách hiệu quả. ."
Bài tập này có thể phức tạp. Một phần vì lý do này, nhiều chuyên gia không thoải mái với nhiệm vụ này. Sự thiếu tự tin này cũng là do giao tiếp của người quản lý đòi hỏi phải được đào tạo tối thiểu. Mức tối thiểu không phải lúc nào cũng được đảm bảo.
Những thách thức của giao tiếp quản lý là gì?
Giao tiếp là cơ sở của bất kỳ mối quan hệ nào, bất kể nó là gì. Con người không thể không giao tiếp. Tương tác với những người khác là một phần trong hoạt động chính của nó.
Trong kinh doanh, điều tối quan trọng là người quản lý phải thành thạo bài tập này. Không chỉ được những người xung quanh thấu hiểu mà còn được thực hiện sứ mệnh của mình.
Giao tiếp những gì? Khi nào ? Ai ? Những câu hỏi này sẽ tìm thấy câu trả lời trong tính nhất quán của các hành động được thực hiện. Ví dụ, nếu nhân viên có kế hoạch hành động liên kết với chiến lược chung, người quản lý trung gian phụ trách quản lý những người này phải thông báo cho họ về kết quả chung của chiến lược và về mọi thông tin ngoại vi nếu nó không được bảo mật.
Do đó, giao tiếp tốt với người quản lý sẽ nhằm mục đích:
- báo nhân viên của mình một cách hiệu quả, trao đổi, đối thoại với họ,
- duy trì liên kết giữa các tầng khác nhau của công ty (quản lý cao nhất, quản lý cấp trung, quản lý địa phương, nhân viên, v.v.)
- chia sẻ thông tin giữa các dịch vụ khác nhau , tham gia vào tinh thần của công ty và tăng cường thành viên trong một và cùng một tổ chức, làm việc vì trí tuệ tập thể, hợp tác và đổi mới,
- tiếp sức , chia sẻ văn hóa, giá trị, chiến lược của công ty,
- dẫn dắt những chuyển đổi để thành công bằng cách mang lại ý nghĩa cho các sứ mệnh và nhiệm vụ được giao phó,
- xác định rõ ràng và chính xác các nhiệm vụ để đạt hiệu quả tốt hơn, đặc biệt là thông qua định nghĩa các mục tiêu SMART,
- đưa mọi người trở lại trung tâm của công ty ,
- tạo ra một bầu không khí tin cậy và tốt sự gắn kết đồng đội ,
- động viên một cách hiệu quả, truyền cảm hứng, tham gia, khuyến khích, chúc mừng …
Người quản lý giao tiếp như thế nào?
Giao tiếp quản lý ngày nay hoạt động theo 3 trục:
- giảm dần : từ người quản lý đến nhân viên của anh ta,
- tăng dần : từ người quản lý đến hệ thống phân cấp của anh ta,
- ngang : từ người quản lý đến các nhà quản lý / bộ phận khác của tổ chức.
Kỹ năng cần thiết
Người quản lý phải có khả năng huy động một số kỹ năng và phẩm chất nhất định để giao tiếp hiệu quả với nhóm của mình.
- Lắng nghe tích cực - Để được lắng nghe và lắng nghe, trước hết cần phải biết cách lắng nghe đối phương một cách chăm chú và không chỉ đạo để người sau có thể tự do thể hiện mình một cách hoàn toàn tự do, không sợ bị phán xét vội vàng và không bị áp lực. Lắng nghe tích cực có nghĩa là biết cách giải mã ngôn ngữ không lời và điều chỉnh cách giao tiếp của bạn, để nghe được nhiều hơn những từ được diễn đạt. Một kỹ năng cần thiết khi hướng dẫn con người.
- Khả năng giao tiếp với người khác - Hòa nhã với người khác hoặc ở nơi công cộng, dám nói, biết cách nói không, biết các loại tính cách khác nhau và biết cách xác định chúng để thích ứng với giao tiếp của bạn, tìm từ thích hợp và thời điểm thích hợp để thể hiện những gì của chúng ta. phải truyền lại… Đây là tất cả các yếu tố mà người quản lý phải hoàn toàn nắm vững trong khuôn khổ nhiệm vụ của mình.
- Trí tuệ cảm xúc và sự đồng cảm - Nhận biết, kiểm soát và sử dụng cảm xúc của bạn một cách khôn ngoan để giao tiếp và các mối quan hệ trôi chảy hơn. Nhận thức đầy đủ về những gì người kia có thể đang cảm thấy cho phép người quản lý thích ứng với mọi tình huống. Về phần mình, sự đồng cảm giúp thiết lập một bầu không khí tin cậy và xác thực thực sự, điều cần thiết cho việc quản lý con người.
- Uy tín và sự quyết đoán - Dám đảm nhận vị trí của mình và khẳng định lựa chọn của mình là điều cần thiết khi một người đảm nhận vị trí quản lý. Để truyền cảm hứng, động viên, được lắng nghe và tôn trọng, người quản lý phải thể hiện sức hút và khả năng lãnh đạo.
Những gì hỗ trợ?
Giao tiếp có thể bằng văn bản hoặc bằng miệng, gửi tới một hoặc nhiều người nhận, ít hoặc nhiều trang trọng, mang tính tổ chức (xác định nhiệm vụ / mục tiêu, đánh giá, v.v.) hoặc giữa các cá nhân (trao đổi mà không tham chiếu đến các vị trí / cấp bậc khác nhau: thảo luận giữa các đồng nghiệp, v.v.).
Do đó, người quản lý sẽ đảm bảo điều chỉnh sự hỗ trợ của mình theo mục tiêu của thông điệp, hoàn cảnh mà thông điệp được truyền đi, tính cách / chức năng của người đối thoại của họ.
- Thư : để truyền thông tin / tài liệu cần thiết cho việc thực hiện đúng nhiệm vụ (lời mời tham dự cuộc họp ngắn gọn, chia sẻ chương trình làm việc của bất kỳ cuộc họp nào, các số liệu và dữ liệu, v.v.).
- Giao thông viên : được dành chủ yếu cho các mục đích được quy định rất hợp pháp (tổ chức lại, chuyển giao, gia tăng, chấm dứt hợp đồng, sa thải, gọi lệnh và các biện pháp trừng phạt khác, v.v.).
- Điện thoại : để lấy thông tin nhanh hơn so với qua email, để truyền dữ liệu quan trọng và khẩn cấp …
- CSR, mạng nội bộ, mạng xã hội : để trao đổi tài liệu, thông tin, tài liệu đào tạo, v.v. Tuy nhiên, hãy cẩn thận trong việc sử dụng chúng để tránh bị trượt, gây nghiện, lạm dụng …
- Họp tập thể : các cuộc họp giao ban buổi sáng, các phiên phản ánh, tiếp tục, xem xét các dự án sắp tới hoặc hiện tại, các cuộc hội thảo, v.v.
- Các cuộc họp cá nhân : phỏng vấn hàng năm, phản hồi cá nhân, v.v.
- Phản hồi mang tính xây dựng : để động viên và khuyến khích, sửa chữa khóa học nếu cần thiết, nhưng cũng để nhận được phản hồi từ nhân viên.
- Các buổi xây dựng nhóm : làm nổi bật tính cách thực của mọi người, thúc đẩy cảm giác thân thuộc với tập thể, tăng cường sự gắn kết, thúc đẩy sự hợp tác và trí tuệ tập thể.
- Các cuộc họp không chính thức : đoàn kết nhóm, hiểu nhân viên và đồng nghiệp của bạn hơn …
Nhịp gì?
Rất khó để xác định một nhịp điệu cụ thể cho giao tiếp tối ưu của người quản lý. Tùy thuộc vào hoạt động, quy mô của tổ chức / công ty, sự phân tán địa lý của nhân viên, tốc độ trao đổi có thể khác nhau rất nhiều.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giao tiếp thường xuyên. Người quản lý có thể xác định các cuộc họp tập thể và cá nhân thường xuyên và có cấu trúc - ngày và mục đích của cuộc họp sẽ được thông báo cho các nhân viên liên quan, nhưng cũng có thể sắp xếp một cuộc phỏng vấn trong chương trình làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần nếu phát sinh nhu cầu trong thực tế hoặc trong trường hợp trong trường hợp khẩn cấp, không lường trước được.
Do đó, nhịp điệu của các điểm khác nhau có thể được thể hiện như sau:
- ngày qua ngày - Người quản lý và cộng tác viên gặp nhau.
Mục tiêu: để bắt đầu một ngày và xem nhanh các nhiệm vụ, nhiệm vụ và dự án đang thực hiện.
Ví dụ, mỗi thành viên trong nhóm được mời nói những gì anh ta đã làm vào ngày hôm trước, những mục tiêu mà anh ta đã đạt được, những dự án mà anh ta sẽ thực hiện trong ngày, bất kỳ khó khăn nào mà anh ta gặp phải.
Những cuộc phỏng vấn tương đối không chính thức (hoặc tóm tắt) này thường diễn ra, luôn luôn diễn ra cùng một lúc. Mỗi nhân viên có khoảng 1 phút để nói những gì họ phải nói. Đây cũng có thể là cơ hội để người quản lý động viên quân đội của mình thông qua một giai thoại, một suy nghĩ tích cực … Để đạt hiệu quả cao hơn, tất cả các thành viên trong nhóm phải có mặt và tham gia - thực tế hoặc ảo thông qua cuộc gọi / hội nghị trực quan, trình bày qua email công việc của họ nếu họ không thể làm khác.
- hàng tuần - Người quản lý và cộng tác viên gặp nhau.
Mục tiêu: đưa ra một điểm chính xác hơn về tiến độ (xác định trước các chỉ số sẽ được sử dụng), đặt ra thời hạn và mục tiêu cho tuần tới.
Ý tưởng là để nhân viên tham gia vào các quyết định chiến lược nhất định để mang lại ý nghĩa cho các sứ mệnh. Lý tưởng nhất là các cuộc họp hàng tuần tương đối trang trọng này sẽ được tổ chức xung quanh một chiếc bàn và kéo dài tối đa từ 1 đến 2 giờ. Họ tập hợp tất cả các thành viên trong nhóm lại với nhau.
- hàng tháng - Người quản lý và các nhân viên liên quan gặp nhau.
Mục tiêu: cập nhật chính thức hơn về tiến độ của tháng và xác định mục tiêu cho tháng tới, cập nhật các chỉ số, sửa đổi lịch trình và thời hạn dự án, nếu cần. Nó cũng có thể là một câu hỏi về việc xem xét bất kỳ khóa đào tạo / huấn luyện nào đang diễn ra.
Các cuộc họp này tốt nhất nên diễn ra vào buổi sáng để phát huy tối đa hiệu quả và kéo dài từ 1 đến 2 giờ. Không bắt buộc phải triệu tập tất cả các thành viên của đội. Người quản lý sẽ thực hiện việc này tùy theo phương thức hoạt động của đội và thông lệ của công ty.
- hàng năm - Người quản lý và cộng tác viên họp riêng lẻ hoặc cả nhóm / công ty họp.
Mục tiêu: phỏng vấn đánh giá hàng năm cho người quản lý và từng nhân viên của ông ấy, hội thảo công ty, buổi teambuilding, sự kiện cụ thể …
Hội thảo, các buổi xây dựng nhóm và các sự kiện hàng năm khác được tổ chức tại chỗ hoặc bên ngoài và quy tụ tất cả các thành viên trong nhóm, tất cả nhân viên, v.v. theo ngữ cảnh.
Các đánh giá hàng năm có một khuôn khổ rất chính xác và được thực hiện theo các quy tắc cụ thể.
