Tất cả chúng ta lúc này hay lúc khác đều có thể thấy mình quá tải với công việc. Nếu nhìn chung mọi thứ trở lại trật tự một cách nhanh chóng, thì thực tế vẫn là điều cần thiết đối với bạn với tư cách là người quản lý là phải biết cách phát hiện các tín hiệu căng thẳng do nhân viên của bạn gửi để hành động trước khi trạng thái này kéo dài và không thay đổi trong tình trạng kiệt sức.
Tại sao bạn nên phát hiện những dấu hiệu cảnh báo về sự căng thẳng ở nhân viên của mình?
Nếu người quản lý không nên đảm nhận vai trò của một nhà tâm lý học hoặc bác sĩ nghề nghiệp đối với các cộng tác viên của mình, thì anh ta phải có thể phát hiện các dấu hiệu căng thẳng và các rối loạn chức năng khác ở các thành viên trong nhóm để xác định mức độ căng thẳng của họ và có thể phản ứng nhanh chóng, đặc biệt bằng cách tham gia vào các tác nhân khác nhau chịu trách nhiệm phòng ngừa rủi ro tâm lý xã hội trong công ty, nếu cần thiết.
Với sự trợ giúp của các công cụ và kỹ năng cụ thể mà anh ta đã có được (quản lý căng thẳng, lắng nghe tích cực, đồng cảm, kỹ năng giao tiếp tối ưu giữa các cá nhân, tinh thần cởi mở, v.v.), do đó, người quản lý phải tạo ra sự khác biệt giữa một nhân viên đang trải qua một thời điểm khó khăn và một đồng nghiệp gặp nguy hiểm. Anh ta phải có khả năng phát hiện ra sự thay đổi trong hành vi của một trong những cộng tác viên của anh ta, một tín hiệu thực sự của bất kỳ rối loạn chức năng nào.
Sự lắng nghe này từ phía người quản lý cho phép, trong số những thứ khác, để:
- phân biệt ứng suất điểm với ứng suất vĩnh viễn : một trạng thái căng thẳng do công việc quá tải đôi khi có thể được phát hiện bởi người quản lý sẽ cố gắng điều chỉnh phương pháp quản lý của mình cho phù hợp với tình hình này để sự thanh thản nhanh chóng lấy lại cho đội ngũ. Ngược lại, trạng thái căng thẳng thường trực phải khuyến khích anh ta phản ứng nhanh để giúp nhân viên gặp khó khăn - hoặc gặp nguy hiểm - càng nhanh càng tốt.
- để trở lại hành nghề quản lý của anh ấy : nếu tất cả nhân viên đều có dấu hiệu căng thẳng liên tục, thì đó là một cá cược an toàn rằng người quản lý đặt quá nhiều áp lực, đặt ra các mục tiêu khó đạt được hoặc thậm chí là hoàn toàn vô tổ chức trong chức năng của mình.
- tăng cường sự gắn kết nhóm và trí tuệ tập thể : khi đối mặt với một nhân viên căng thẳng, cả đội phải cảm thấy lo lắng. Mọi người đều có thể có vai trò tích cực và mang tính xây dựng trong việc quản lý tình huống này.
- giảm sự vắng mặt : nhân viên vui vẻ, thoải mái sẽ ít ốm đau và có mặt hơn.
- tăng năng suất cá nhân và tập thể : một nhân viên bị căng thẳng nói chung là lười biếng. Khả năng nhận thức, khả năng tập trung, chú ý của anh ta có thể bị thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào mức độ căng thẳng đạt được. Ngược lại, những nhân viên thoải mái sẽ làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn, có xu hướng trao đổi nhiều hơn và do đó năng suất cao hơn.
Các tín hiệu để xem là gì?
Có một số triệu chứng liên quan đến làm việc quá sức, ít nhiều dễ phát hiện tùy thuộc vào tính cách của nhân viên được đề cập (ví dụ: người hướng nội sẽ che giấu tình trạng của họ hiệu quả hơn) và tương đối đa dạng, trong số đó:
- mệt mỏi : một nhân viên đến nơi liên tục mệt mỏi vào buổi sáng, mắt lộ rõ và trũng sâu, nói về chứng mất ngủ, khó ngủ, các vấn đề về tiêu hóa… là một đồng nghiệp bị stress.
- tăng vắng mặt : thời gian nghỉ giải lao kéo dài mãi mãi, sự chậm trễ ngày càng thường xuyên hơn, rút lui khỏi cuộc họp, biệt phái đã được chứng minh về nhiệm vụ và / hoặc trách nhiệm của họ, nghỉ ốm nhiều lần, v.v. là những dấu hiệu cảnh báo cần được xem xét nghiêm túc, vì chúng biểu thị mức độ căng thẳng rất cao.
- lỗi thường xuyên hơn : các cuộc hẹn bị quên, các cuộc họp kém / không được chuẩn bị trước, các hồ sơ trễ hẹn, v.v. là những tín hiệu cần xem xét.
- khó tập trung : không có khả năng suy luận hợp lý, ý tưởng lộn xộn, bối rối… là những triệu chứng của căng thẳng tạm thời - hoặc không.
- thiếu sự sáng suốt : một nhân viên quẫn trí trước khó khăn nhỏ nhất, bối rối trước một thay đổi nhỏ, không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên phải cảnh báo người quản lý về tình trạng làm việc quá sức.
- thay đổi mối quan hệ với những người khác : cảm xúc trên da - hung hăng, cáu kỉnh, lảng tránh… đều là những triệu chứng cần cảnh báo cho người quản lý.
- đau đớn về thể xác : Đau đầu, đau nửa đầu, đau lưng, đau khớp, cứng cổ… là những dấu hiệu của chứng căng thẳng không nên bỏ qua.
- nghiện ngập : lạm dụng cà phê, nước tăng lực, thuốc lá; tăng hoặc giảm cân nhanh chóng và đáng chú ý… dấu hiệu cảnh báo căng thẳng.
Biết được mức độ căng thẳng của bản thân để có thể phát hiện ra các dấu hiệu căng thẳng ở người khác là điều cần thiết. Về điều này, bạn có thể tự đánh giá bằng một bài kiểm tra đơn giản: MSP9 (9 câu hỏi đơn giản để đo trạng thái căng thẳng của bạn).
Làm thế nào để hành động?
Thảo luận cởi mở về chủ đề căng thẳng trong công việc
Căng thẳng không nên là một chủ đề cấm kỵ trong bộ phận, doanh nghiệp của bạn, v.v. Mặc dù hạnh phúc tại nơi làm việc trước hết phải là một phần không thể thiếu trong chiến lược của toàn bộ tổ chức của bạn, bản thân bạn phải cởi mở, ghi chép và đào tạo về chủ đề này .
Hơn nữa, một mối quan hệ tin cậy và tôn trọng, một sự tử tế nhất định và sự lắng nghe tuyệt vời từ nhân viên của bạn sẽ giúp bạn cảnh giác trước những tín hiệu căng thẳng do mọi người gửi đến và hành động nhanh chóng, phù hợp.
Quan sát nhân viên của bạn
Trong hai tuần, hãy phát hiện các tín hiệu cho thấy bất kỳ sự thay đổi nào trong hành vi của nhân viên của bạn : mệt mỏi, cảm xúc da diết, rút lui, v.v. Điều cần thiết là phải căn cứ vào một khoảng thời gian nhất định, bởi vì những thay đổi trong hành vi của đồng nghiệp có thể xảy ra - theo cách bình thường - trong thời gian tăng hoạt động nhất thời, một hồ sơ khẩn cấp, v.v. để rồi nhường chỗ cho bầu không khí thanh bình ban đầu.
Lưu ý những thay đổi khét tiếng và đáng báo động này.
Phân tích căng thẳng
Khi bạn đã hoàn thành các quan sát của mình, bạn sẽ phải phân tích tình hình một cách tinh vi :
- Đo mức độ căng thẳng của nhân viên của bạn,
- Liệt kê các yếu tố khác nhau có thể căng thẳng,
- Xác định hậu quả về làm việc nhóm, mục tiêu, v.v.
Thiết lập một kế hoạch hành động
Dựa trên tất cả thông tin thu thập được, đưa ra các hành động cần thiết để giúp nhân viên của bạn thoát khỏi tình trạng làm việc quá sức nhanh nhất có thể . Nếu cần, hãy xem xét tư thế quản lý của bạn.
