Bạn có một thông báo để thực hiện? Bạn đang tung ra một sản phẩm mới trên thị trường? Bạn có muốn chia sẻ những kết quả tốt đẹp của công việc kinh doanh của bạn? Làm một nghiên cứu thị trường? Hình ảnh thương hiệu của bạn đã bị tổn hại và bạn muốn phản ứng nhanh chóng?
Có thể là thông cáo báo chí - còn được gọi là CP ở giữa - là một đồng minh tuyệt vời cho bạn. Báo chí nói chung hoặc chuyên ngành, người viết blog và những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội khác đều là những con đường được khai thác để phổ biến thông tin đến đối tượng mục tiêu.
Thông cáo báo chí để làm gì?
Tài liệu tương đối ngắn này là một đòn bẩy thú vị để làm cho công ty của bạn được biết đến, truyền thông về một sự kiện cụ thể, khởi động các hành động tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, thiết lập hình ảnh của bạn, nổi bật so với đối thủ cạnh tranh, phát triển danh tiếng của bạn, v.v. với các nhà báo hoặc những người có ảnh hưởng, những người sẽ chuyển tiếp thông tin được truyền đi.
Được đánh giá cao bởi các công ty lớn, thông cáo báo chí thường bị phớt lờ hoặc xa lánh - đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nó thực sự là một yếu tố là một phần không thể thiếu của quan hệ báo chí và có vị trí trong kế hoạch truyền thông của bất kỳ công ty nào, bất kể nó là gì, đặc biệt là về tiếp thị kỹ thuật số. Thật vậy, bất chấp sự ra đời của mạng xã hội, CP vẫn là định dạng phổ biến nhất đối với các nhà báo.
Khi nào xuất bản một bài viết?
Có rất nhiều cơ hội trong cuộc sống của một doanh nghiệp để viết và phát hành một thông cáo báo chí. Trong số đó có thể kể đến:
- bổ nhiệm một giám đốc điều hành mới,
- phát hành một sản phẩm mới,
- gây quỹ,
- thiết lập quan hệ đối tác mới,
- thực hiện một phương pháp quản lý đột phá,
- định vị mới,
- ra mắt một trang thương mại điện tử,
- mở một điểm bán hàng thực,
- lời mời đến một sự kiện do công ty của bạn tổ chức,
- Vân vân.
Lợi tức đầu tư của các thông cáo báo chí
Việc phát sóng một CP rất có lợi nhuận. Một mặt, vì việc gửi là miễn phí, mặt khác, vì lợi ích của việc chuyển tiếp CP đến đối tượng mục tiêu bằng một báo chí được lựa chọn kỹ lưỡng là không đáng kể. Thật vậy, những tác động tích cực của một chiến dịch như vậy theo nghĩa đen có thể:
- tăng khả năng cạnh tranh của bạn,
- giữ chân khách hàng của bạn,
- tạo ra doanh số bán hàng,
- cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của bạn khi tung ra một sản phẩm mới,
- quan tâm đến danh tiếng của bạn: đặc biệt nếu hình ảnh thương hiệu của bạn đã bị hoen ố,
- phát triển mối quan hệ khách hàng của bạn,
- giành được thị phần,
- giành được khách hàng mới,
- tạo uy tín cho công ty của bạn, đề nghị của bạn,
- cải thiện tham chiếu tự nhiên của trang web của bạn,
- Vân vân.
Làm thế nào để viết một thông cáo báo chí?
Trước hết, điều quan trọng cần ghi nhớ là viết và phân phối một thông cáo báo chí như vậy là một phần trong chiến lược truyền thông của bạn cho dù đó là về mặt tiếp thị để quảng bá một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hay thuần túy mang tính chiến lược khi công bố sáp nhập hoặc gây quỹ chẳng hạn.
Bước đầu tiên là thuyết phục người đối thoại phổ biến thông cáo báo chí của bạn trên các kênh truyền thông của họ. Bạn cũng phải khiến anh ấy muốn duyệt qua bài đăng của bạn. Vì vậy, hình thức cũng quan trọng như nội dung.
Các giai đoạn viết CP
-
Xác định chủ đề của bạn và mục tiêu của bạn
Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng đó là một bước thiết yếu đáng để bạn quan tâm. Dành thời gian để suy nghĩ về thông điệp bạn muốn phổ biến cũng như mục tiêu cuối cùng của bạn: bạn có muốn ra mắt sản phẩm, truyền thông về việc gây quỹ gần đây, thông báo đa dạng hóa, thay đổi logo, v.v. ?
Mục tiêu của cách tiếp cận của bạn là gì? Đối tượng mà bạn hướng tới thông qua ấn phẩm này là ai (khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh, v.v.)? Bạn sẽ gửi bài PR của mình tới phương tiện truyền thông nào (báo chí tổng hợp hay báo chí chuyên ngành)?
-
Tìm một góc tiếp cận ban đầu
Tìm thấy một tiêu đề hấp dẫn cũng như một câu cửa miệng nổi bật trong một vài dòng tổng hợp thông điệp bạn muốn truyền tải mà không cần tiết lộ mọi thứ, nhưng đủ để khơi dậy sự tò mò.
-
Cấu trúc thông cáo báo chí của bạn
Một CP tiến hành như sau:
Giới thiệu : đây là những gì bạn viết ở đầu tài liệu của mình và nhằm mục đích trình bày rất ngắn gọn thông cáo báo chí của bạn (lưu ý ở đây rằng nó là Thông cáo báo chí - và không nằm trong chủ đề email của bạn - cũng như tên / logo công ty của bạn (điều này sẽ nhanh chóng xác định nguồn thông tin) và ngày tháng .
Tiêu đề : rõ ràng và rõ ràng, nó phải ngụ ý phản ánh nội dung thông cáo báo chí của bạn trong khi bắt mắt .
Chapô (hook): đôi khi là điều duy nhất sẽ được đọc bởi những người đối thoại của bạn, điều cần thiết là phải tạo được ấn tượng mạnh. Vài dòng (tối đa 5 dòng). Để giúp bạn, hãy sử dụng QQQOCP ( Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Như thế nào, Tại sao ) cho phép bạn ngắn gọn trong khi không bỏ sót gì.
Cơ thể người (nội dung): phát triển thông điệp của bạn bằng cách sử dụng phương pháp đã đề cập ở trên. Sử dụng các tiêu đề hấp dẫn cho mỗi ý tưởng lớn (mỗi ý 1 đoạn giúp bạn đọc dễ dàng hơn), xác định chủ đề chung. Kể chuyện có thể là một cách tiếp cận tuyệt vời để thu hút sự chú ý và quan tâm của người đọc. Bao gồm hình ảnh (minh họa, ảnh, đồ họa) nếu cần thiết.
Đấu kiếm : giải quyết các chi tiết thực tế tại đây (trình bày về công ty của bạn, khẩu hiệu, trang web, tên và chi tiết liên hệ, giá cả, điều khoản, v.v.).
-
Làm việc trên nội dung CP của bạn
Chọn giọng điệu và từ vựng của bạn một cách khôn ngoan được sử dụng trong thông cáo báo chí của bạn. Cái sau phải dễ hiểu - và do đó được điều chỉnh - cho đối tượng mục tiêu của bạn, nhưng cũng cho các nhà báo, những người sẽ nhận được thông tin từ trước.
Viết ở ngôi thứ 3 số ít như thể bạn là người tường thuật thông cáo báo chí của mình. Sử dụng các câu ngắn và một dạng chủ động. Điều này để lại một hình ảnh tích cực hơn để tỏa sáng. Hạn chế các liên kết web cũng như "!" và "?" gây trở ngại cho việc đọc.
Ngắn gọn : 1 trang, tối đa 2 trang, bị phạt nếu không được đọc.
Cấm các biệt ngữ kỹ thuật cũng như bất kỳ thông tin nào không cung cấp thông tin thực cho người đọc. Tất cả mọi thứ được nói trong thông cáo báo chí của bạn nên quan trọng. Nếu không, hãy xóa câu thừa và / hoặc đoạn văn chỉ làm mất sự chú ý của người đọc.
Tránh so sánh nhất và các từ sáo rỗng khác điều đó hoàn toàn có thể làm hỏng độ tin cậy của thông tin bạn muốn truyền tải.
Sử dụng phông chữ dễ đọc, viết hoa thích hợp (đậm và nghiêng được sử dụng một cách thận trọng) và màu sắc dễ chịu sẽ đánh dấu nhịp điệu của thông điệp của bạn.
Chăm sóc hình ảnh của bạn : màu sắc, khả năng đọc, không gian chiếm dụng … được chèn vào nội dung thư và không phải dưới dạng tệp đính kèm.
Bạn nên để bên thứ ba đọc thông cáo báo chí của mình trước khi gửi thông cáo báo chí của mình cho các địa chỉ liên hệ báo chí của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn đảm bảo rằng một người không quen thuộc với chủ đề (điều này hầu hết sẽ xảy ra với các nhà báo mà bạn gửi tin nhắn đến) hiểu nó là gì.
Làm thế nào và ở đâu để phân phối thông cáo báo chí của bạn?
Cụ thể, một CP được phân phối qua email. Khi bài viết của bạn được hoàn thiện, bạn có thể gửi nó qua các nền tảng chuyên biệt hoặc liên hệ trực tiếp với các nhà báo để có phương pháp gia tăng giá trị.
Tuy nhiên, không cần phải liên lạc với nhà báo qua điện thoại để đảm bảo rằng họ đã nhận được thông cáo báo chí của bạn. Báo chí tiếp nhận hàng trăm thông tin như vậy mỗi ngày. Bạn có nguy cơ bị chú ý một cách tiêu cực.
Tuy nhiên, bạn có thể được gọi sau khi nhận được PC để tìm hiểu thêm. Hãy chuẩn bị cung cấp một số thông tin hữu ích bổ sung, nếu có.
