Các phương pháp hay nhất để trao quyền cho nhóm của bạn
1. Đưa ra yêu cầu rõ ràng
Để trao quyền, bước đầu tiên là hiểu những gì bạn mong đợi và tại sao điều đó lại quan trọng (mang lại ý nghĩa thúc đẩy động lực).
Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn đưa ra một yêu cầu rõ ràng? Diễn đạt lại và diễn đạt lại để xác minh rằng yêu cầu của bạn đã được hiểu đúng. Ý nghĩa của các từ khác nhau ở mỗi người!
Ví dụ: yêu cầu một nhân viên giải thích trước mặt bạn cho một nhân viên khác trong nhóm của anh ta những gì bạn đã hỏi.
2. Hãy rõ ràng về mục tiêu của bạn
Điều quan trọng là phải rõ ràng với kỳ vọng của chính bạn: bạn mong đợi kết quả nào? bạn đang theo đuổi mục tiêu nào bằng cách trao quyền? Thật vậy, nếu bạn không rõ ràng với những kỳ vọng này, làm sao bạn biết rằng chúng được - hoặc không - đáp ứng?
Hãy suy nghĩ "có thể đo lường được", đặt ra các số liệu để đạt được thành công, ngay cả những số liệu cơ bản. Điều này sẽ cho phép bạn tiến tới các mục tiêu trao quyền cho nhóm của bạn - không có định hướng, không có tiến bộ.
Ví dụ: đặt mục tiêu rằng mỗi nhân viên kinh doanh hoặc người quản lý dự án là điểm vào duy nhất cho khách hàng của mình, rằng anh ta quản lý toàn bộ tệp và báo cáo cho bạn mỗi tuần một lần mà bạn không cần phải can thiệp hoặc theo dõi.
3. Thấm nhuần sự tự tin
Hãy coi chừng hiệu ứng Pygmalion! Nếu bạn cho rằng họ không có khả năng tự chủ và thể hiện điều đó với họ, họ sẽ đồng ý với bạn; ngược lại, cảm nhận và thể hiện sự tự tin của bạn sẽ giúp trao quyền cho họ.
Làm thế nào để làm gì?
Ví dụ: liệt kê cho bản thân 5 lý do chính đáng để tin tưởng họ. Hãy nghĩ về 5 điểm này khi truyền đạt yêu cầu của bạn với họ. Khả năng không lời của bạn sẽ bị ảnh hưởng, nó sẽ giải phóng niềm tin mà bạn đầu tư vào họ.
4. Trao quyền và cho đi!
Sau khi yêu cầu của bạn được thực hiện, hãy để nó được như vậy. Hãy kín đáo, vắng mặt, nếu cần thiết, hãy kiểm tra ảnh hưởng của việc bạn vắng mặt theo từng bước nhỏ để xem mọi thứ có diễn ra như bạn mong muốn hay không. Không có gì tồi tệ hơn, để trao quyền, hơn một người quản lý vẫn đứng trước ngưỡng cửa, "vẫn ở đó"! Giống như một người cha mẹ bỏ con cái của mình để tối ngày và nghi ngờ.
Hãy nghĩ rằng “không có ai là cần thiết” hoặc bất kỳ niềm tin nào khác sẽ giúp bạn buông bỏ.
Ví dụ: yêu cầu rõ ràng, kiểm tra xem nó đã được nghe, yêu cầu có tin tức khi nó được thực hiện và từ đó không quay lại với nó. Chuyển sang (và nghĩ!) Hoàn toàn khác trong khi chờ đợi kết quả.
5. Củng cố tích cực
Bạn có thấy một kết quả thuyết phục, nhóm của bạn nhận trách nhiệm? Nói đi! Biết cách làm nổi bật những thành công là một sự khích lệ tích cực và củng cố những hành vi mà bạn đang tìm cách phát triển. Sẽ là một điều đáng tiếc nếu bạn tự tước đi nó. Vì vậy, hãy học cách chào hỏi những chuyến tàu đến đúng giờ, ngay cả khi Super Chef de Gare chỉ là bình thường đối với bạn.
Ví dụ: đưa ra phản hồi về cách một tệp được quản lý, nhấn mạnh những phẩm chất mà người quản lý dự án thể hiện, chúc mừng anh ta một cách chính xác về các điểm thực tế.
6. Học cách kiên nhẫn
Trách nhiệm giải trình được xây dựng theo thời gian, để thành công, bạn cần phải tập trung vào mục tiêu: không bỏ cuộc và không né tránh sai lầm nhỏ nhất của nhóm. Nâng cao mức độ trách nhiệm được giao phó: đối với bạn cũng như đối với họ, sự tự tin được xây dựng từng bước và sự chuyển động trách nhiệm này có thể đưa bạn ra khỏi vùng an toàn tương ứng.
Đây là một số ý tưởng, có những người khác. Bây giờ, có những điều nào bạn nên tuyệt đối tránh khi muốn trao quyền không? Đúng ! Một số cách tiếp cận nhất định có thể làm suy yếu dự án của bạn để trao quyền cho nhân viên của bạn. Ở đây có một ít.
Không nên làm:
1. Có những kỳ vọng không thực tế
Không phải ai cũng có khả năng hoặc thiên hướng để chịu trách nhiệm. Nếu bạn đặt cược vào những người chờ đợi danh sách việc cần làm mỗi sáng và thích được quản lý vi mô, con đường của bạn có thể dài.
Một sai lầm khác là giao quá nhiều trách nhiệm cùng một lúc và / hoặc không đủ nguồn lực để đảm nhận chúng.
Ví dụ: một giám đốc bán hàng cử một nhân viên bán hàng cấp dưới đi một mình đến một cuộc họp khách hàng và không truyền đạt những điểm quan trọng của hồ sơ cho anh ta. Ai nói là "thợ bẻ ống"?
2. Giữ chặt dây cương
Đây là rủi ro khi bạn bắt đầu trong nghệ thuật trao quyền: bạn sợ hãi và bạn luôn kiểm soát. Hoặc bằng cách rất chỉ đạo trong các yêu cầu, hoặc bằng cách kiểm tra mọi thứ bằng kính lúp, chính thức hoặc chậm chạp khi bạn không cho là vậy. Nếu bạn đang trao quyền, bạn phải thực sự tin tưởng!
Ví dụ: một người quản lý ủy quyền và luôn tiếp quản công việc sau đó, theo cách riêng của mình và đôi khi hoàn toàn (ví dụ: một bài thuyết trình của khách hàng). Nhân viên có cảm giác rằng công việc của anh ta là vô ích, anh ta mất động lực và quyền tự chủ của mình.
3. Buông bỏ mọi thứ
Họ nói rằng ủy quyền mà không tuân theo là từ chức. Trao quyền không có nghĩa là viết séc trắng! Sự tin tưởng không loại trừ sự theo dõi, ngược lại.
Ví dụ: một người quản lý ủy thác phản hồi cho một cuộc gọi thầu và thậm chí không đọc lại tệp cuối cùng trước khi gửi.
Nó không chỉ rủi ro cho lợi nhuận mà còn không tạo động lực cho người có công việc mà bạn không cân nhắc.
4. Xử lý
Thao túng là cách tốt nhất để phá hoại công việc kinh doanh có trách nhiệm giải trình của bạn. Ví dụ, có kỳ vọng nhưng không thể hiện rõ ràng, ủy quyền mà không thực sự nói ra, v.v … thì phản tác dụng: thà rõ ràng và "công bằng".
Ví dụ: một người quản lý giao một công việc cho hai thành viên trong nhóm của mình, như một "bài kiểm tra". Hai người đồng đội không biết mình bị kiểm tra, không biết cái gì đang bị đe dọa, trên thực tế đang thi đấu và chu vi tương ứng trùng nhau.
Và để đi xa hơn:
Để phát triển hơn nữa việc trao quyền cho nhân viên của bạn, tôi đề xuất một số cách làm việc… cho chính bạn.
1. Làm việc dựa trên sự tự tin của bạn vào bản thân và người khác
Trao quyền cho một nhóm đòi hỏi sự tin tưởng lẫn nhau, vì điều đó bạn cần bảo mật nội bộ. Késako? Sự tự tin cho phép bạn từ bỏ sức mạnh, tầm quan trọng, thực tế là đúng và điều đó làm dấy lên mọi nỗi sợ hãi: sợ bị áp đảo bởi nhóm của bạn, rằng nó giỏi hơn bạn, rằng bạn dường như ít cần thiết hơn hoặc sợ phải tự làm khổ mình vì những sai lầm của họ.
2. Tính đồng âm và phi ngôn ngữ
Để đưa ra những yêu cầu rõ ràng, bạn cần phải thống nhất giữa ý định, lời nói và phi ngôn ngữ của mình. Nhìn chung, việc trao quyền cho người khác chỉ có thể thực hiện được nếu bản thân bạn nhất quán trong quyết định, yêu cầu và kỳ vọng của mình.
vd: bạn giao phó những dự án "rất khẩn cấp", rồi để chúng nằm la liệt; bạn yêu cầu một cộng tác viên làm người giới thiệu về một chủ đề, nhưng bạn đề cập đến những người khác về cùng chủ đề mà không hỏi ý kiến anh ta.
3. Kỹ năng quan hệ - Lắng nghe tích cực và định dạng lại
Trách nhiệm giải trình có nghĩa là thiết lập một mối quan hệ nhất định với những người khác, vì vậy kỹ năng quan hệ và trí tuệ cảm xúc là chìa khóa. Bạn có thể tập trung đặc biệt vào các kỹ thuật lắng nghe tích cực và định dạng lại, điều này sẽ cho phép bạn có phản hồi về các hành động của mình để trao quyền cho nhóm của bạn. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình.
Nhìn chung, đó là toàn bộ tư thế quản lý của bạn, một bí quyết phát triển sẽ thúc đẩy sự cam kết và tự chủ trong nhóm của bạn. Một dự án tuyệt vời để phát triển thói quen quản lý của bạn!
Tác giả - Karine AUBRY -
Huấn luyện viên được chứng nhận
Thành viên của AEC-EMCC - Hiệp hội Huấn luyện Châu Âu
Được đào tạo tại Trường Huấn luyện của Pháp. Trở thành huấn luyện viên sau 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, quản lý dự án & đội ngũ trong lĩnh vực CNTT, truyền thông và tiếp thị. Hỗ trợ cho các giám đốc điều hành và quản lý, đặc biệt là về kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, khả năng lãnh đạo, tư thế và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau.
Blog của anh ấy: L'Oeil du Kolibri
Trang web chuyên nghiệp của anh ấy: http://www.kolibricoaching.fr
Cuốn sách của anh ấy: Hãy thử lại! Vượt qua bẫy mối quan hệ tại nơi làm việc
