Đối với sự thành công của một doanh nghiệp hoặc một dự án, điều cần thiết là mọi thứ phải rõ ràng và không khí làm việc lành mạnh và thanh thản.
Quản lý một nhóm không thể ngẫu hứng trong một sớm một chiều.
Tuy nhiên, nếu có thể học "trong công việc", thì tốt nhất là bạn nên biết một số khái niệm nhất định và thành thạo một số công cụ và / hoặc phương pháp, nếu không sẽ nhanh chóng thấy tình hình xấu đi và thành công mất đi.
Vai trò của nhà quản lý là gì? Chìa khóa thành công cho một sứ mệnh như vậy là gì?
Vai trò của người quản lý nhóm
Dù quy mô của nhóm hoặc bộ phận (bán hàng, bán hàng, tiếp thị, nhân sự, v.v.), các nhà quản lý, để đạt được các mục tiêu chiến lược do ban lãnh đạo của họ đề ra, phải bố trí các nhân tài mà họ chịu trách nhiệm chính xác nhất có thể.
Họ là sợi dây liên kết giữa quản lý và nhân viên. Ngoài khả năng thực sự hiểu được những thách thức chiến lược của công ty, họ phải có khả năng truyền đạt tầm nhìn này cho đội của mình, có tinh thần tổng hợp thực sự và biết cách giao tiếp hiệu quả trong số những thứ khác.
Vì vậy, vai trò chính của họ là biết:
- Để tạo kết nối giữa lãnh đạo cao nhất và các nhân viên khác nhau: đảm bảo rằng các giá trị của công ty được tôn trọng, chiến lược được tuân thủ, thông điệp được truyền tải một cách hiệu quả, ngân sách được tôn trọng và các mục tiêu đạt được; chuyển tiếp thông tin lĩnh vực, đảm bảo hạnh phúc của nhân viên, đề xuất các hành động, ý tưởng, dự án, đổi mới, v.v.
- Đảm bảo - về mặt vật chất và con người, đạt được các mục tiêu đề ra : tuyển dụng, tích hợp, sắp xếp nhân tài, cung cấp cho nhân viên phương tiện để thực hiện các sứ mệnh được yêu cầu và đảm bảo rằng điều này thực sự đúng như vậy.
- Chia sẻ tầm nhìn rộng hơn : truyền tải các giá trị của công ty, giải thích lý do của các dự án nói chung (ở cấp đội, bộ phận, toàn bộ công ty, v.v.).
- Mang lại ý nghĩa cho các nhiệm vụ khác nhau : thực hiện các động lực và động lực tối ưu, chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc, giảm căng thẳng, xung đột và doanh thu, v.v.
- Nâng cao đội ngũ : cả ở cấp độ của từng nhân viên (thông qua huấn luyện cá nhân hóa, đào tạo cụ thể hoặc bằng cách thúc đẩy quyền tự chủ và ra quyết định, v.v.) và tập thể bằng cách khuyến khích trí tuệ tập thể, hợp tác, cố vấn, chẳng hạn.
Chìa khóa để quản lý nhóm hiệu quả
Do đó, để hoàn thành vai trò của mình một cách hiệu quả nhất có thể, người quản lý phải có một loạt các kỹ năng và khả năng, một lần nữa, được chi phối bởi lẽ thường!
Tổ chức, lập kế hoạch
Người quản lý phải biết sắp xếp công việc của bạn và thời gian của nó một cách tối ưu. Anh ta phải có khả năng sắp xếp các nhiệm vụ, nhìn thấy trước, nhưng cũng dự đoán và quản lý các sự kiện không lường trước được (ngừng việc / rời đi của một nhân viên, vấn đề hậu cần hoặc vật chất, chậm trễ trong giao hàng, gián đoạn không kịp thời, căng thẳng trên thị trường, v.v.), có thể dẫn đến toàn bộ nhóm xuống nếu chúng được xử lý không đúng cách hoặc hoàn toàn bị bỏ qua.
Giao tiếp
Giao tiếp là cơ sở của bất kỳ mối quan hệ lành mạnh nào. Đối với người quản lý, vấn đề đặt ra là hình thành hiệu quả các yêu cầu của anh ta để các cộng tác viên của anh ta thực hiện nhiệm vụ và đạt được mục tiêu đề ra, nhưng cũng cho phép họ tự do thể hiện bản thân, bộc lộ ý tưởng, nhu cầu, đề xuất, phản ánh, cảm xúc, v.v.
Do đó, người quản lý phải biết:
- Nghe đầy đủ : để hy vọng được lắng nghe và truyền tải thông điệp của bạn một cách hiệu quả, trước hết bạn phải lắng nghe.
- Cung cấp và nhận phản hồi thường xuyên : tiếp thu, sửa chữa tình hình nếu cần, cho phép mọi người cải thiện nó hàng ngày … Phê bình mang tính xây dựng cho phép mọi người - quản lý và nhân viên - tiến lên phía trước.
Khung đầy đủ
Sẽ là một sai lầm nếu có một phong cách quản lý tuyến tính, bất kể tình huống nào. Người quản lý phải có khả năng điều chỉnh cách quản lý của mình tùy theo bối cảnh, những người đối thoại với anh ta, v.v. để duy trì khóa học cố định. Các phong cách lãnh đạo khác nhau có sẵn cho anh ta:
- chỉ thị : tập trung vào một chế độ cung cấp cho người quản lý quyền lực tối đa. Rất ít - nếu có - chỗ cho nhân viên điều động. Ví dụ, có thể thú vị trong thời kỳ khủng hoảng, nhưng tạo ra nhiều cảm giác bất an trong các đội.
- thuyết phục : sự tham gia mạnh mẽ của người quản lý vào việc ra quyết định trong khi vẫn giữ được khía cạnh con người trong việc quản lý.
- ủy quyền : không gian lớn để điều động dành cho những nhân viên thường xuyên được tham khảo ý kiến tư vấn và ra quyết định và tham gia mạnh mẽ vào đời sống của đội và tổ chức. Tuy nhiên, các mục tiêu rất hướng đến kết quả. Để đạt được hiệu quả, người quản lý phải giao đúng nhiệm vụ cho đúng người.
- có sự tham gia : cởi mở nhất và nhân văn nhất. Nhân viên chủ yếu tham gia vào cuộc sống của nhóm, đặc biệt là liên quan đến việc ra quyết định được thực hiện ngang nhau.
Động viên
Người quản lý phải duy trì động lực của mỗi nhân viên của mình ở mức tối đa và biết cách phát hiện bất kỳ dấu hiệu sa thải nào ngay khi chúng xuất hiện để khắc phục sự cố nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể. Anh ta nên nhớ rằng các nguồn động lực thay đổi từ cá nhân này sang cá nhân khác, từ thời điểm này sang thời điểm khác. Một số nhân viên cần một sự hỗ trợ và sự công nhận tương đối bí mật hàng ngày để yên tâm và tiến bộ, những người khác đánh giá cao rằng công việc của họ được công nhận trước toàn đội, còn những người khác được thúc đẩy bởi những thử thách, tiền thưởng, v.v.
Tạo động lực có các khía cạnh khác nhau:
- nhiệt tình chia sẻ tầm nhìn của họ,
- dẫn dắt bằng ví dụ, hãy là sự thật,
- cho ý nghĩa,
- khuyến khích, đánh giá cao, ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực, công việc, thành công …
- liên quan, trao quyền, trao quyền,
- Vân vân.
Định giá trị
Người quản lý khuyến khích, đánh giá cao, công nhận công việc, nỗ lực, tài năng và kỹ năng khác nhau của mỗi người, v.v. Nó cho phép tất cả mọi người phát triển và cải thiện. Nó khuyến khích làm việc hợp tác để mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho các sứ mệnh cá nhân và tập thể.
Được xác thực
Bằng cách trung thực, bằng cách giữ cá tính của mình trong khi tôn trọng các giá trị và thông lệ của công ty, người quản lý rèn luyện mối liên kết với các thành viên trong nhóm của mình và thúc đẩy mối quan hệ tốt giữa và với các cộng tác viên của mình để thực hiện bầu không khí tin cậy có đi có lại.
Anh ta không phải là siêu nhân hay người máy, nhưng thực sự là một người có khả năng nhận ra không biết mọi thứ cũng như những sai lầm của mình nếu cần thiết. Anh ta cũng phải biết cách thể hiện sự bao dung, độ lượng và cảm thông đối với những người cộng tác của mình.
Hàn đội
Các dự án sẽ chỉ nhìn thấy ánh sáng tích cực trong ngày nếu cả nhóm đoàn kết, rằng mọi người đều làm công việc của mình trong khi hỗ trợ đồng nghiệp của họ khi cần thiết. Bởi ai cũng biết: "Một mình ta đi nhanh hơn, cùng nhau ta tiến xa hơn". Vì vậy, vai trò của người quản lý là phát triển sự gắn kết, hợp tác và trí tuệ tập thể.
Để cải thiện sự gắn kết của một đội, có những công cụ như xây dựng đội ngũ. Được sử dụng tốt, chúng cho phép một nhóm đoàn kết và tăng cường tinh thần đồng đội và động lực tập thể.
Truyền cảm hứng
Người quản lý phải là động lực cho nhóm, thiết lập một ban lãnh đạo nhất định, làm gương và dẫn dắt tất cả nhân viên của mình trong động lực của nó. Tử tế, tôn trọng, uy quyền và linh hoạt là điều cần thiết hàng ngày.
Dẫn đầu bằng ví dụ không có nghĩa là không thể chạm tới và luôn luôn đúng, sở hữu khoa học truyền thống. Người quản lý phải có khả năng nghe những lời phê bình, tự vấn bản thân và biết cách nhận ra cái sai của mình nếu cần.
Biết cách nói không
Người quản lý phải biết cách đóng khung, điều chỉnh lại và nếu cần thì kiên quyết nói không. Sự tôn trọng không có được bằng cách luôn nói đồng ý, mà bằng cách có thể từ chối một cách lịch sự, nhưng kiên quyết khi cần thiết.
Nói không là biểu hiện của sự tôn trọng đối với bản thân mà còn đối với người khác. Là một nhà quản lý, nói không là thể hiện sự tự tin của bản thân và ngồi vào vị trí lãnh đạo của bạn.
Làm chủ xung đột và quản lý thay đổi
Đây là hai bài tập không thể tùy cơ ứng biến mà người quản lý nào cũng gặp phải ít nhất một lần trong sự nghiệp của mình. Anh ta phải có khả năng phát hiện bất kỳ dấu hiệu căng thẳng nào trong đội của mình, giải mã và phân tích nguyên nhân và hành động phù hợp trước khi tình hình leo thang và thoát khỏi anh ta hoàn toàn.
Hơn nữa, thay đổi - bất kể nó là gì - là một quá trình cần được hỗ trợ. Các giai đoạn mà một cá nhân trải qua khi thông báo về một sự chuyển đổi là bất biến. Một số có thể bị trải nghiệm tồi tệ. Những người khác đôi khi ràng buộc cá nhân trong một sự bất động không thể kiểm soát. Tùy thuộc vào tính cách và kinh nghiệm của nhân viên, bối cảnh và mức độ quan trọng của sự thay đổi, người quản lý phải cẩn thận và thích ứng với phong cách quản lý và sự hỗ trợ của anh ta.
