Quy tụ nhiều nhà triển lãm và mở ra cho một lượng lớn khán giả là các chuyên gia - hoặc ít nhất là các chuyên gia trong lĩnh vực nói trên - các cuộc họp sự kiện này nhằm mục đích thúc đẩy và phát triển ở một nơi và cùng một nơi - thường trong một thời gian ngắn - trao đổi giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực của hoạt động.
Tóm lược
- Tại sao lại trưng bày tại hội chợ thương mại?
- - Ưu điểm của loại hình sự kiện này là gì?
- Các giai đoạn quan trọng
- - Trước sự kiện - chuẩn bị cho buổi biểu diễn
- - Trong suốt sự kiện
- - Sau khi hoạt động
Tại sao lại trưng bày tại hội chợ thương mại?
Những sự kiện này, bởi thực tế là chúng kết hợp cung và cầu cho cùng một sự kiện, là những cơ hội tuyệt vời để nắm bắt! Như mọi khi, với điều kiện là bạn chuẩn bị kỹ lưỡng việc tham gia của mình và không để lại cơ hội nào!
Sự hiện diện tại một hội chợ thương mại không phải là một công cụ dành riêng cho bộ phận truyền thông. Nó là một đòn bẩy rất phù hợp cho một số phòng ban của công ty. Tất nhiên, trước hết là nhân viên bán hàng, nhưng cũng có thể là giám đốc sản phẩm, giám đốc thị trường, giám đốc văn phòng thiết kế, v.v. Xác định khách hàng tiềm năng mới, xây dựng lòng trung thành của khách hàng, gặp gỡ đối tác mới, cảm nhận xu hướng thị trường, cơ hội nắm bắt hoặc bắt kịp những cải tiến mới nhất… Tất cả đều là những cơ hội mang lại khi tham gia triển lãm thương mại!
Những lợi thế nào mà một triển lãm thương mại cung cấp?
Trong số rất nhiều lợi ích được trưng bày tại hội chợ thương mại, chúng tôi nhận thấy:
- khả năng hiển thị của công ty: thực tế là sự hiện diện trên các phương tiện truyền thông của một triển lãm thương mại giúp mở rộng phạm vi hiển thị của một công ty rất nhiều. Thật vậy, những hỗ trợ này sẽ được phân phối cho nhiều khách truy cập, do đó tăng cơ hội tiếp xúc cho công ty. Ngoài ra, ai nói là đứng, cho biết tài liệu quảng cáo thương mại và các phương tiện truyền thông khác dành riêng cho đơn vị triển lãm (đối tượng quảng cáo, hàng mẫu, v.v.). Những hỗ trợ này là cần thiết trong vấn đề này, với số lượng thích hợp và được tối ưu hóa cho dịp này. Hơn nữa, việc tham gia vào một sự kiện như vậy có thể mang lại uy tín cho một thực thể mới trên thị trường.
- trình bày các sản phẩm / dịch vụ mới: triển lãm thương mại là cơ hội vàng để giới thiệu cho một nhóm khách hàng tiềm năng hoặc các diễn viên là chuyên gia trong lĩnh vực này một bí quyết mới hoặc một sự đổi mới (mô hình, nguyên mẫu, trình diễn, chiếu phim hoặc trong các buổi thuyết trình trước công chúng hoặc hội nghị do phòng khách tổ chức ).
- gặp gỡ với những khách hàng tiềm năng mới: nhiều khách đến xem chương trình là những người mua tiềm năng. Đó là một cơ hội duy nhất để tiếp cận và chinh phục họ!
- lòng trung thành của khách hàng: trong số những người tham quan, một số đã là khách hàng của nhà triển lãm. Sau đó, một buổi biểu diễn có thể là cơ hội để tạo dựng mối quan hệ bền chặt hơn với họ, cung cấp cho họ các ưu đãi / giảm giá cụ thể liên quan đến chương trình, v.v. Tóm lại, để giữ họ trong danh sách khách hàng của bạn và hơn hết là khiến họ muốn ở lại đó!
- dệt nên sự hiệp lực mới: các sự kiện chuyên nghiệp là cơ hội duy nhất để tương tác với các đối tác mới từ các nền tảng khác nhau (nhà cung cấp, nhà đầu tư, nhà tài trợ, v.v.).
- nhân hóa các mối quan hệ: đây là cơ hội tuyệt vời để trao đổi với khách hàng / nhà cung cấp / đối tác kinh doanh của mình theo cách nhân văn hơn (xung quanh đồ uống, trong giờ nghỉ trưa, bữa tối, một ly cocktail, v.v.) và đôi khi thậm chí để cuối cùng thể hiện một mặt liên hệ !
Tham gia hội chợ thương mại - các bước quan trọng
Việc tham gia hội chợ thương mại thực sự giống như một dự án. Trên tất cả, nó nên được cẩn thận lựa chọn các sự kiện chuyên nghiệp để tham dự dựa trên mục tiêu và chiến lược của bạn. Sau đó đến thời gian chuẩn bị: ai sẽ tham gia? Những công cụ giao tiếp nào sẽ được sử dụng? Hình ảnh gì? Lựa chọn lập trường nào?… Việc xây dựng một kế hoạch ngược sẽ là cơ hội để có tầm nhìn tốt về các nhiệm vụ sắp tới, tổ chức của chúng về lịch trình, thời gian, phương tiện, v.v.
Vào ngày, mỗi nhân viên có mặt phải biết vai trò của họ. Các tài liệu quảng cáo thương mại và các tài liệu quảng cáo khác nên sẵn sàng. Giá đỡ hấp dẫn và được đặt tốt.
Sau khi các cánh cửa của triển lãm được đóng lại và khán đài được tháo dỡ, sau đó sẽ tiến hành công việc phỏng vấn, phản hồi và giám sát cẩn thận để có được những lợi ích tốt nhất từ sự kiện này.
Trước sự kiện: chuẩn bị cho buổi biểu diễn
Một hội chợ thương mại không thể được chuẩn bị vào phút cuối cùng. Nói chung, chính tổ chức tạo ra chương trình hướng dẫn những người tham gia triển lãm trên hành trình của họ. Đăng ký cho một sự kiện chuyên nghiệp với tư cách là một nhà triển lãm thường được thực hiện trước hàng tháng. Một số cuộc biểu tình diễn ra hà khắc trong tổ chức và không khoan nhượng với bất kỳ sự chậm trễ nào. Do đó, điều cần thiết là phải được thông báo đầy đủ để làm điều đó trước! Việc đăng ký trước càng nhiều thì cơ hội có được một gian hàng được đặt ở vị trí lý tưởng và được định cấu hình phù hợp càng cao. Đăng ký đầu tiên, phục vụ đầu tiên (tất nhiên theo ngân sách và khả năng của từng cá nhân!).
Trước đây, điều cần thiết là phải thiết lập các mục tiêu liên quan đến sự kiện này. Sự lựa chọn của chương trình sẽ được thực hiện theo: lĩnh vực hoạt động, chủ đề, địa điểm, ngày tháng, hội thảo / hội nghị / các cuộc tranh luận có thể xảy ra, v.v. Sau đó, cần xác định các phương tiện sẽ được phân bổ: ngân sách, nhân lực, vật tư, v.v.). Lý tưởng nhất, việc chỉ định một nhóm dự án "trình diễn" tập hợp những người từ các bộ phận khác nhau (tiếp thị, truyền thông, bán hàng, v.v.) sẽ thí điểm toàn bộ dự án là một đảm bảo thành công. Đặc biệt là vì nói chung, một chương trình được lên kế hoạch từ năm này sang năm khác.
Khi tất cả những điều này đã được xác thực, đã đến lúc hành động!
Lịch trình retro
Đây là công cụ cần thiết để chuẩn bị một hội chợ thương mại! Thật vậy, ngày tháng, địa điểm chính xác hiếm khi có thể sửa đổi được (trong mọi trường hợp, vì các nhà triển lãm), điều cần thiết là bắt đầu từ đó để mở ra, hồi tố, tất cả các kế hoạch của dự án "tham gia vào buổi triển lãm như vậy".
Thông thường, các bước như sau:
- đăng ký từ công ty đến sự kiện
- đặt trước địa điểm: Vị trí của gian hàng tại triển lãm cũng như quy mô của nó chủ yếu là vấn đề ngân sách.
- cấu hình chân đế theo vị trí: bước quan trọng để thành công, để làm việc với bước tiếp theo!
- đặt đồ nội thất và trang trí : khán đài sẽ là đặc điểm nhận dạng của công ty trong suốt thời gian diễn ra chương trình. Do đó, điều cần thiết là phải chăm sóc thiết kế, màu sắc, bầu không khí của sau này.
- đặt phòng khách sạn và phương tiện đi lại có thể cho đội sẽ đứng
- xác minh tính hợp lệ của chứng minh nhân dân / hộ chiếu / thị thực cần thiết (chú ý đến sự chậm trễ hành chính)
- chuẩn bị phương tiện truyền thông (tài liệu quảng cáo, hình ảnh, logo công ty, bảng chỉ dẫn, vật phẩm quảng cáo, mô hình, nguyên mẫu, danh thiếp, phim công ty, v.v.)
- bắt đầu giao tiếp (mạng xã hội, thư từ, phụ trang quảng cáo, v.v.) cũng như lời mời
- đào tạo và tóm tắt đội ai sẽ đứng trên lập trường
Danh mục
Trong những ngày trước buổi biểu diễn cho đến một ngày trước khi sự kiện diễn ra, cần thực hiện một số bước kiểm tra:
- vị trí và hoàn thiện nội thất
- phân bổ phòng khách sạn và vé đi lại
- phân phối phù hiệu vào phòng chờ và các nhãn dán xe khác
- xác minh bìa cứng, tài liệu quảng cáo và các phương tiện truyền thông khác
- bìa cứng hiến pháp "bộ dụng cụ cho mọi thứ": kéo, bút, băng dính, kim bấm, keo dán, giấy tờ, khăn giấy, khăn giấy, bát đĩa, sản phẩm tẩy rửa, v.v.
- kiểm tra các kết nối trên giá đỡ
- quy tắc trang phục: với tinh thần luôn là đội có mặt tại buổi trình diễn đại diện cho hình ảnh của công ty!
Trong suốt sự kiện
Điều hành một gian hàng tại một triển lãm thương mại không chỉ dừng lại ở việc ở sau quầy của bạn cho đến khi một vị khách đến gần! Vì vậy, đây là một số ý tưởng cho một buổi biểu diễn thành công:
- chuẩn bị sẵn sàng chỗ đứng của bạn ngay khi cửa triển lãm mở ra
- đến với du khách và chào đón họ nồng nhiệt (hãy chào đón và tươi cười, tránh phong cách mật ngọt)
- cung cấp cà phê và bánh ngọt nhỏ hoặc bất kỳ sản phẩm địa phương nào khác
- ghi chú vào một tài liệu được cung cấp cho mục đích này mỗi liên hệ được thành lập (tên, chi tiết liên hệ, công ty, chức năng, khuyến nghị cần theo dõi sau buổi biểu diễn, v.v.) để giữ cho tệp khách hàng của mình được cập nhật và mở rộng nó.
- khám phá gian hàng của các nhà triển lãm khác (điều này có thể đưa ra ý tưởng cho sự tham gia trong tương lai, nhưng cũng cho phép thực hiện một chiếc đồng hồ kín đáo về một lĩnh vực xác định)
- hoạt náo hoặc tham gia vào các hoạt động khác nhau của chương trình: hội nghị, tranh luận, hội thảo, v.v.
- vẫn hoạt động và năng động cho đến khi cửa hội chợ đóng lại (không có gì cấm khách tham quan thấy một nhà triển lãm phải gấp lại đứng trước thời gian)
Sau khi hoạt động
Một khi sự kiện đã trôi qua, công việc không kết thúc ở đó. Các liên hệ công việc, các yêu cầu tài liệu và những thứ tương tự phải được giải quyết kịp thời. Để làm được điều này, bạn nên dựa vào tài liệu được hoàn thành bởi các thành viên khác nhau của nhóm thể hiện.
Một cuộc phỏng vấn về việc tham gia chương trình cũng rất cần thiết để xem xét bất kỳ trục trặc nào để khắc phục chúng và thậm chí còn tốt hơn vào lần sau!
