Mọi người có thể nghĩ rằng dành thời gian để suy ngẫm sẽ làm chậm hành động, nhưng thực tế không phải vậy. Thật vậy, một giải pháp phù hợp giúp bạn có thể hướng tới hiệu quả và không bị lạc vào những kích động không hiệu quả.
Là một nhà quản lý, bạn nên tự mình đưa ra quyết định, dựa vào lời khuyên của một nhóm hay gửi ý tưởng của mình cho những người khác?
Chúng ta không nhất thiết phải quyết định giống nhau để quyết định một câu hỏi hành chính, chiến lược hoặc chiến thuật. , Vân vân. Bạn cũng nên biết đi khoảng cách cần thiết để không để cảm xúc dẫn dắt quyết định của mình …
Do đó, quyết định là một nghệ thuật! May mắn thay, các công cụ và phương pháp tồn tại để giúp đưa ra lựa chọn đúng đắn. Ngay cả khi hầu hết những người ra quyết định quyết định giữa 2 lựa chọn thay thế chủ yếu dựa trên cảm tính của họ.
Quyết định là gì?
Một quyết định quản lý là một sự lựa chọn được đưa ra giữa một số phương án khả thi sau khi cân nhắc ưu và nhược điểm của từng phương án này và phân tích hậu quả trong khuôn khổ của tập mục tiêu ban đầu.
Việc ra quyết định có thể bao gồm các khía cạnh khác nhau, tùy thuộc vào bối cảnh, tình huống, các vấn đề và tính cách / năng lực của người ra quyết định:
- quyết định một mình sau khi cân nhắc cẩn thận với bản thân,
- suy nghĩ và quyết định tập thể ,
- dựa vào lời khuyên được thông báo bởi các chuyên gia bên thứ ba,
- quyết định không quyết định ,
- chơi đà điểu và để nó cho cơ hội ,
- theo trực giác của bạn đôi khi chống lại tất cả các tỷ lệ cược,
- xem những người khác hành xử như thế nào trong tình huống như vậy và làm như họ ,
- Vân vân.
Khung ra quyết định
Nhìn chung, có 2 trục để ra quyết định: solo hoặc theo nhóm. Mỗi tùy chọn này đều có điểm mạnh và hạn chế của nó.
Quyết định một mình
Nếu quyết định một mình đôi khi vẫn là một cách để thiết lập một quyền lực nhất định, thì thoạt nhìn nó có vẻ đơn giản và có một số lợi thế nhất định, chẳng hạn như:
- Tốc độ, vận tốc : lựa chọn cá nhân sau khi phân tích các lựa chọn khả thi khác nhau mà không cần phải chất vấn người khác một cách thái quá.
- Sự đơn giản của việc thực hiện : không có cuộc họp để tổ chức hoặc suy nghĩ để hình thành.
- Loại bỏ các ảnh hưởng và thao túng khác nhau: lựa chọn cá nhân được thực hiện trong tâm hồn và lương tâm của anh ta, mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng thứ bậc, tình cảm, tài chính, chính trị, v.v.
Thực tế vẫn là điều này tuy nhiên có một số hạn chế:
- Tính chủ quan : quyết định được đưa ra dựa trên tính cách của người ra quyết định, kinh nghiệm của anh ta, kiến thức của anh ta, vị trí thứ bậc của anh ta, v.v.
- Thiếu quan điểm : cảm xúc có thể làm sai lệch quyết định, đặc biệt là trong tình huống khủng hoảng mà sự lựa chọn thường được đưa ra trong trường hợp khẩn cấp.
- Quyết định làm hỏng : do thiếu năng lực và / hoặc kiến thức thích hợp về một số điểm cụ thể.
- Sức nặng của hậu quả tiêu cực : Trong trường hợp lựa chọn sai, những hậu quả khác nhau có thể rất nặng nề.
Quyết định với tư cách là một nhóm
Lựa chọn ra quyết định thứ hai là việc sử dụng nhóm ít nhiều có giới hạn. Do đó, quyết định sẽ được đưa ra:
- Bằng sự đồng thuận : mỗi người tham gia cuộc họp ra quyết định phát biểu ý kiến của mình. Vấn đề không phải là tìm một lựa chọn đáp ứng mong đợi của mọi người, mà là một thỏa thuận đôi bên cùng có lợi, nơi mọi người sẽ tìm thấy tài khoản của mình và bảo vệ vào cuối cuộc họp.
- Đối với đa số : bình chọn cá nhân sau khi phản ánh và phân tích tập thể. Nhóm đã đề cập đến phương án được đa số người tham gia lựa chọn.
- Theo ủy quyền : chỉ định các đại diện khác nhau của các nhóm nhỏ hoặc chuyên gia khác nhau, những người chịu trách nhiệm đưa ra tiếng nói của họ và người đại diện cho họ trong các phiên ra quyết định (ví dụ: đại diện nhân viên, đại diện công đoàn, chuyên gia kỹ thuật, v.v.).
Giống như quyết định thực hiện một mình, quyết định trong một nhóm đề nghị những lợi thế khác nhau , trong số đó:
- Sự tham gia của cả nhóm trong quá trình ra quyết định: mỗi thành viên trong nhóm tham gia phản ánh bằng cách đưa ra quan điểm và giải pháp của mình. Mọi người đều lắng nghe người khác và nhận thức được các yếu tố mới. Nhóm sử dụng trí tuệ tập thể của mình để phục vụ việc giải quyết vấn đề đặt ra với mục tiêu chung là đưa ra quyết định cuối cùng thích hợp nhất có thể.
- Trách nhiệm giải trình các thành viên trong nhóm: mọi người đều nhận thức được các vấn đề và hành động phù hợp.
- Tăng cường Sự gắn kết nhóm : sự phản ánh của tập thể tăng cường liên kết giữa các nhân viên trong cùng một đội.
nhưng cũng hiển thị một số giới hạn :
- Quá trình dài hơn và gian khổ hơn cần thực hiện: tổ chức các cuộc họp, các buổi phản ánh tập thể, soạn thảo các báo cáo, v.v.
- Xung đột trong trường hợp có những bất đồng lớn và không thể đạt được sự đồng thuận: một cá nhân không bỏ phiếu lựa chọn của đa số có thể làm chậm việc thực hiện giải pháp đã chọn hoặc thậm chí đôi khi đi xa đến mức phá hoại nó.
- Trao quyền của một nhân viên, khi được đại diện: ẩn sau người đại diện của họ, một số cá nhân nhất định hoàn toàn có thể tự tách mình ra khỏi bất kỳ trách nhiệm nào đối với các quyết định được đưa ra, điều này cuối cùng gây hại cho toàn bộ nhóm.
Các giai đoạn của quá trình ra quyết định
Cho dù quyết định được thực hiện riêng lẻ hay tập thể, quy trình ra quyết định nhìn chung là giống nhau và tuân theo 4 bước chính được xác định rõ ràng.
-
Xác định vấn đề cần giải quyết
Bước đầu tiên trong quá trình ra quyết định là xác định rõ ràng và chính xác vấn đề cần giải quyết.
Do đó, vấn đề đặt ra ở đây là nhận thức được sự khác biệt, tại thời điểm "t", giữa mục tiêu / dự án được xác định ban đầu và thực tế, và rằng cần phải hành động để điều chỉnh tình hình.
-
Xác định các tùy chọn khả thi khác nhau
Một khi tình huống được tuyên bố chính xác, thì sẽ đến lúc xác định các lựa chọn khác nhau có thể :
- thu thập tất cả các thông tin, dữ liệu, số liệu liên quan đến vấn đề nói trên
- phân tích trước vấn đề, các nguồn dẫn đến khó khăn
- kêu gọi bất kỳ chuyên gia, lời khuyên hoặc ý kiến bên ngoài
- nghiên cứu các trạng thái tương tự và / hoặc hỏi về các thực hành tốt trong một tình huống tương tự
- phát triển các giải pháp có liên quan và chất lượng
-
Phân tích hậu quả cho mỗi lựa chọn
Khi tất cả các khả năng đã được liệt kê, bạn nên nghĩ về hậu quả - phân tích rủi ro và các yếu tố thành công khác nhau - cho mỗi yếu tố:
- liệt kê những nhược điểm và lợi thế cho từng tùy chọn đã xác định
- tính toán chi phí
- đo lường rủi ro
-
Xác định tùy chọn đã chọn và triển khai nó
Các khả năng đã được xem xét và phân tích kỹ lưỡng, giai đoạn cuối là của định nghĩa và thực hiện các giải pháp phù hợp nhất :
- xác định giải pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề được đề cập trong số tất cả các đề xuất được nghiên cứu
- kiểm tra xem tất cả các thông số đã được tính đến chưa
- liệt kê các hành động sẽ được thực hiện và chỉ định các tác nhân khác nhau có liên quan
- xác định vai trò và trách nhiệm của từng
- thiết lập một lịch trình giám sát để kiểm tra xem quá trình hành động có thực sự là đúng
Những cái bẫy cần tránh
Ra quyết định là một quá trình có thể phức tạp. Nó thực sự có một số bẫy nhất định cần tránh:
- quyết định dưới tác động của cảm xúc mà không dành thời gian lùi lại cần thiết để phân tích thực tế có liên quan: ngay cả khi một chiều hướng cảm xúc mạnh mẽ được mời gọi trong những thời điểm này, điều cơ bản là phải giữ lý trí ở vị trí của nó.
- bị ảnh hưởng bởi các bên thứ ba
- đưa ra quyết định sai vì thiếu kiến thức và / hoặc thông tin
Các công cụ hỗ trợ quyết định
Có rất nhiều công cụ giúp đưa ra quyết định đúng đắn. Chúng có dạng bảng điều khiển với các chỉ số, ma trận… Mục tiêu của chúng là hạn chế việc chấp nhận rủi ro bằng cách giảm sự không chắc chắn và đưa ra cái nhìn tổng quan về bối cảnh.
Mỗi tình huống có các công cụ riêng của nó:
- Quản lý dự án với bảng điều khiển của nó để quản lý việc thực hiện công việc.
- Quản lý thời gian để quản lý các nhiệm vụ ưu tiên bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng.
- Quá trình tiếp thị để xây dựng một kế hoạch hành động.
- Kiểm soát quản lý để giám sát ngân sách của mình.
Đây là 2 công cụ chung cần biết:
- Cây quyết định
- Ma trận quyết định
Đối với các vấn đề phức tạp, các công cụ dựa trên hệ thống có thể được sử dụng để lập mô hình một tập hợp các tương tác và quyết định giữa một số tùy chọn khả thi.
Tương tự như vậy, hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu định lượng và định lượng có giá trị để hiểu một số lượng lớn các vấn đề. Chúng cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ để giải thích các xu hướng, hiểu các cơ chế phức tạp, phân tích sự kiện và nhận thức các tín hiệu yếu.
