Cuộc họp giao ban là một công cụ rất thú vị để gần gũi nhất có thể với nhân viên của bạn. Nó có một lợi thế kép: cho phép bạn thông báo ngay lập tức các sự kiện quan trọng và liên quan đến nhóm của bạn nhiều hơn nữa. Sau khi báo cáo chi tiết hơn về sự quan tâm của công cụ này, chúng tôi đề xuất với bạn sự tập trung vào các phương pháp hay về vấn đề này. Mục tiêu: bạn có thể sử dụng tóm tắt một cách cụ thể trong công việc quản lý của mình.
Cuộc họp giao ban nhóm là gì?
Đây là một phương thức giao tiếp trực tiếp với tất cả nhân viên của bạn, tương tự như một cuộc họp nhỏ. Nó được đặc trưng bởi một bên không chính thức, nơi trao đổi là ưu tiên . Mọi người đều có thể thể hiện bản thân về (các) chủ đề bạn đang khởi chạy, đặt câu hỏi …
Về thể thức, người tham gia đứng cũng như ngồi. Bạn có thể đã nghe nói về kỹ thuật họp thường trực. Chà, nó thường được thực hiện cho các cuộc họp giao ban nhóm!
Tại sao sử dụng công cụ này?
Nhìn chung, bạn sử dụng công cụ quản lý này theo cách định kỳ và có tổ chức - Ví dụ. Thứ Hai hàng tuần để lấy hàng của tuần tới và tuần trước - hoặc trên cơ sở đặc biệt khi nhu cầu thông tin phát sinh (thông điệp quản lý cần truyền tải, sự kiện không lường trước được, v.v.).
Trong trường hợp các cuộc họp đã lên lịch, các thành viên trong nhóm thường có tùy chọn yêu cầu bổ sung các chủ đề chương trình nghị sự.
Sở thích của các cuộc họp giao ban
Bây giờ chúng ta hãy xem những lợi ích chính:
- truyền một thông điệp bằng cách thu thập ngay phản hồi từ nhóm,
- dự đoán các trục trặc hoặc tìm các giải pháp nhanh chóng,
- liên quan đến mọi người trong thành công tập thể và phát triển cảm giác thân thuộc của họ,
- truyền vào văn hóa doanh nghiệp bằng cách chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh,
- thu thập ý tưởng và đề xuất từ nhân viên của bạn,
- đoán trước tin đồn dẫn đầu thông qua giao tiếp rõ ràng và rõ ràng,
- cho phép mọi người biết vai trò của những người khác Ở trong đội,
- tạo điều kiện phối hợp nhóm ,
- cập nhật hiệu quả tiến độ của các nhiệm vụ của mỗi và việc đạt được các mục tiêu chung,
- điều động lại quân đội ,
mà còn để tăng cường hình ảnh lãnh đạo của bạn !
Tóm tắt thực sự là một công cụ quản lý mạnh mẽ để mang bạn đến gần hơn với nhân viên của mình . Nó thậm chí còn rất cần thiết trong hoạt động của bạn với tư cách là một người quản lý.
Làm thế nào để tiến hành một nhóm ngắn gọn
Tính thường xuyên
Nếu bản tóm tắt của bạn được lên kế hoạch, nó có thể được tổ chức hàng tuần . Lưu ý rằng một số người quản lý tổ chức một buổi mỗi ngày. Được đo lường theo các vấn đề, đội ngũ, bối cảnh, v.v. Tính chất nhanh chóng và thực dụng của cuộc họp này mong muốn được sử dụng thường xuyên.
Trong trường hợp giao tiếp đặc biệt, không có gì ngăn cản bạn kích động một cuộc họp nhỏ giữa 2 bản tóm tắt đã lên lịch.
Khoảng thời gian
Tóm tắt là theo định nghĩa ngắn gọn. Cho phép tối đa là 30 phút.
Hãy cẩn thận để không biến nó thành một cuộc họp “kinh điển” với những cuộc tranh luận bất tận.
Địa điểm
Việc tổ chức trao đổi này trong không gian làm việc của các cộng tác viên là rất phổ biến. Thực hành này có những thuận lợi và khó khăn. Một trong những lợi thế là củng cố phe nhanh chóng, không chính thức mà không cần tổ chức "cuộc họp" . Mặt khác, rủi ro là không thu hút đầy đủ sự chú ý của mọi người bởi vì cái thứ hai, ở gần máy trạm của họ, có thể không hoàn toàn bị bắt. Để xem do đó theo cấu hình của cơ sở.
Trong một số trường hợp, một không gian tách biệt gần các máy trạm thực hiện rất tốt thủ thuật này.
Trong trường hợp các nhân viên vẫn giữ nguyên vị trí, nhấn mạnh vào việc dừng các hoạt động của họ , kích hoạt chuyển tiếp cuộc gọi, v.v. Tóm lại, hãy làm mọi thứ có thể để không bị quấy rầy.
Giữ cuộc họp ở trạng thái đứng có nhiều lợi thế: tránh dành thời gian cho các chi tiết, cho phép bạn tách mình khỏi hoạt động của mình bằng cách áp dụng một vị trí khác ngoài việc ngồi trước máy tính.
Số lượng người tham gia
Để tạo điều kiện trao đổi, không quá mười người tham gia. Nếu bạn quản lý một nhóm lớn, hãy ghi lại một vài thông tin tóm tắt (theo bộ phận, theo dự án, v.v.) theo nhóm có liên quan nhất theo các đối tượng được giải quyết và các vấn đề.
Preperation
Điểm nhanh không có nghĩa là thiếu chuẩn bị. Dự đoán câu hỏi, thu thập dữ liệu quan trọng, v.v. vì làm cho cuộc họp báo hiệu quả nhất có thể và củng cố hình ảnh của bạn như một nhà quản lý chuyên nghiệp.
Các phương pháp hay nhất để có một cuộc họp ngắn thành công
- Thông báo trước các chủ đề được đề cập, các mục tiêu cũng như những gì bạn mong đợi từ mỗi chủ đề . Vì hiệu quả nhanh chóng được tìm kiếm, bạn phải ngay lập tức thu hút sự chú ý của khán giả. Sử dụng một quảng cáo hoặc cụm từ gây sốc như: "Bạn đã hoàn thành một công việc phi thường", "Một cơ hội to lớn đang đến với chúng tôi", …
- Liệt kê một cách nhanh chóng bằng miệng, trên bảng trắng hoặc bảng lật (xem tệp phương pháp sử dụng bảng lật), các chủ đề bạn muốn đề cập
- Chỉ định thời lượng tối đa
- Mời nhân viên của bạn thể hiện bản thân để thu thập phản hồi của họ , không độc quyền về sàn. Hãy cẩn thận để không mở ra một cuộc tranh luận bất tận trong thời gian ngắn, trái với mục đích của nó. Thu thập thông tin và lên lịch một cuộc họp riêng để giải quyết vấn đề.
- Thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe thực sự và không giả vờ . Bạn sẽ không đánh lừa các thành viên trong nhóm của mình lâu để tin rằng bạn đang chú ý đến những gì họ đang nói. Cụ thể là nếu không có đề xuất hoặc sự leo thang của vấn đề được tính đến, bản tóm tắt tiếp theo sẽ là vô trùng. Ngược lại, hãy ghi lại tiến trình sau khi đã xem xét các nhận xét.
Tệp này được tham chiếu trong: Công cụ quản lý
