Điều cần thiết, cho dù đối với người quản lý hay các thành viên trong nhóm của anh ta, phải có tầm nhìn rõ ràng về các mục tiêu và thách thức của các nhiệm vụ khác nhau được giao phó, để duy trì một bầu không khí làm việc thanh thản và đóng góp vào hiệu quả cá nhân của mỗi người, nhưng cũng đến hiệu quả tập thể.
Đối với điều này, có một công cụ có hiệu quả đáng kể đối với những người biết cách sử dụng nó: phản hồi.
Phản hồi bao gồm những gì?
Chủ nghĩa đau khổ này - có thể được dịch là "phản hồi" - chỉ định một sự theo dõi, một điểm thường xuyên giữa người quản lý và cộng tác viên của anh ta về những nỗ lực đã thực hiện hoặc những hành vi cần sửa đổi. Nó cũng có thể là một cách tiếp cận diễn ra giữa các nhân viên với nhau hoặc thậm chí giữa các nhà quản lý khác nhau của công ty. Mục đích của cách tiếp cận như vậy là cải tiến liên tục.
Công cụ này là một phần của một cách tiếp cận giao tiếp toàn cầu và có thể đảm nhận các khía cạnh khác nhau.
Hơn nữa, để có hiệu quả và mang tính xây dựng, nó phải dựa trên các yếu tố chính xác, thực tế và có thể quan sát được . Bất kỳ phán xét nào của cá nhân sẽ phải bị cấm dưới hình phạt vô hiệu toàn bộ quá trình và có tác động tàn phá bầu không khí và hoàn toàn phản tác dụng.
Mục tiêu là để khuyến khích một cá nhân duy trì động lực, tăng hiệu suất của họ hoặc thậm chí điều chỉnh các hành động / hành vi nhất định .
Một cuộc phỏng vấn phản hồi nên đối thoại cởi mở đối với hành vi và / hoặc hành động được đề cập. Nó hoàn toàn không phải là một cuộc độc thoại về phía người đưa ra nó.
Các loại phản hồi khác nhau
Chúng tôi phân biệt giữa các hiệu ứng phản hồi khác nhau, tùy thuộc vào hành động và / hoặc hành vi mà chúng đề cập đến và mục tiêu mong muốn. Trong tất cả trường hợp, phản hồi phải được đưa ra liên quan đến người mà nó được giải quyết.
Phản hồi tiêu cực
Tuy nhiên, tinh tế chủ yếu được sử dụng bởi các nhà quản lý, những người từ bỏ sự tích cực vì những lý do khác nhau (quan niệm quản lý, sự khiêm tốn, vụng về, v.v.), loại phản hồi này, được cung cấp theo cách xây dựng, nhằm mục đích cải tiến và phát triển. Mục đích là để mọi người nhận thức được những sai lầm và điểm yếu của họ và học hỏi từ chúng. Nếu lỗi là do con người, điều quan trọng là bạn phải biết cách rút kinh nghiệm.
Xem thêm "Cách xử lý những lời chỉ trích".
Phản hồi tích cực
Thường bị bỏ qua - sai, nhưng dễ gửi hơn phản hồi tiêu cực, phản hồi tích cực này về một hành động được thực hiện hoặc một hành vi là một yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ. Thật vậy, nó tạo ra động lực tích cực cho nhân viên. Nó củng cố sự tự tin, kích thích sự sáng tạo và tăng cường sự gắn kết trong nhóm. Một vòng tròn nhân đức nhanh chóng lan rộng ra toàn công ty.
Ví dụ về phản hồi tích cực: chúc mừng, công nhận một kỹ năng cụ thể,
Phản hồi sửa chữa
Được sử dụng để điều chỉnh lại trục làm việc hoặc hành vi của một nhân viên khi nhân viên đi sai hướng, nó nhằm mục đích được nhận thức tốt hơn, mang tính xây dựng hơn chứ không chỉ đơn giản là phản hồi tiêu cực. Mục đích của nó là mang lại sự thay đổi trong cách tiếp cận của nhân viên trong một bối cảnh cụ thể .
Nó có dạng một lời chỉ trích mang tính xây dựng: cải thiện điểm đó hoặc một điểm cụ thể như vậy, lời khuyên của "chuyên gia", huấn luyện, v.v.
Xin lưu ý: điều cần thiết là phải lùi lại một bước trước khi đưa ra phản hồi - trừ khi tình hình nghiêm trọng và khiến bất kỳ ai gặp rủi ro.
Mối quan tâm của một quá trình phản hồi
Những lợi thế của việc thực hiện một cách tiếp cận như vậy trong bộ phận / công ty của bạn là rất nhiều:
- Duy trì mối quan hệ tin cậy với các thành viên trong nhóm của mình thông qua giao tiếp tự nhiên và cởi mở.
- Hãy chắc chắn rằng mọi người đã hiểu nhiệm vụ của nó và đi đúng hướng.
- Mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho sứ mệnh của mỗi người : bằng cách nhận thức rõ ràng về bản chất và tầm quan trọng của sứ mệnh của họ, nhân viên có trách nhiệm hơn, tham gia nhiều hơn, tự chủ hơn. Trí tuệ tập thể nhờ đó được củng cố.
- Công nhận công việc, kỹ năng và tài năng các thành viên trong nhóm của anh ta: bằng cách thường xuyên nhấn mạnh các phẩm chất và thành công.
- Trồng trọt và cung cấp cho nhân viên cơ hội để sửa chữa tình huống trên một tệp đang diễn ra, sửa lỗi không được chú ý, v.v.
- Cho phép nhân viên tiến bộ , cải thiện cách tiếp cận của nó đối với một dự án, một sứ mệnh nhất định, v.v.
- Xoá bỏ mọi trở ngại / khó khăn từ những triệu chứng đầu tiên: giao tiếp mà không đợi nó thoái hóa bên nào. Thật vậy, một sự khó chịu không được tính đến sớm không chỉ tạo ra sự bực bội, tức giận, cay đắng giữa các nhân vật chính mà còn có thể gây ra những hậu quả tai hại cho cả đội, thậm chí cả công ty… Do đó, việc giao tiếp càng sớm càng tốt là vô cùng cần thiết.
- Đối với người quản lý, đó là cơ hội để đánh giá phong cách quản lý của mình , thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào và cải thiện trong thực hành nghệ thuật của bạn, hiểu rõ hơn về bản thân mình …
Thiết lập quy trình phản hồi
Phương pháp này là một phần của chiến lược truyền thông toàn cầu trong công ty. Nhân viên phải được thông báo về sự tồn tại của thực hành này và biết những nội dung và chi tiết của nó.
Cách tiếp cận hiện thực hóa bởi các cuộc phỏng vấn phản hồi thường xuyên, nhanh chóng và có cấu trúc. Để mang tính xây dựng và có ý nghĩa, một cuộc phỏng vấn phải được thực hiện trong vòng 24 đến 48 giờ kể từ khi có hành vi nói trên. Ngoài ra, phương pháp này mất đi tất cả ý nghĩa của nó.
Thực hiện một cuộc phỏng vấn phản hồi thành công
Giống như bất kỳ cuộc trao đổi nào, một cuộc họp như vậy, dù không chính thức, đang được chuẩn bị. Điều quan trọng là mỗi nhân vật chính đều có sẵn và chuẩn bị.
Một số cách để phản hồi thành công:
- Thiết lập bầu không khí tin cậy trong nhóm / phòng ban / công ty: nhân viên phải cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và cân nhắc.
- Chọn đúng thời điểm để đưa ra phản hồi: ngay cả khi những cuộc họp này là không chính thức, điều cần thiết là phải lên lịch cuộc họp vào thời điểm khi cả 2 nhân vật chính đều có mặt đầy đủ.
- Chọn địa điểm và hình thức phù hợp : chọn một nơi đủ yên tĩnh để không bị làm phiền và / hoặc bị phân tâm sau mỗi 2 phút và đưa ra một nhân vật thân mật, nhưng có cấu trúc cho cuộc họp.
- Đi đủ khoảng cách trước khi đưa ra phản hồi: phản ứng dưới ảnh hưởng của một cảm xúc - đặc biệt là tiêu cực - hiếm khi có liên quan. Ngoài ra, tốt hơn là sử dụng giọng điệu tương đối trung tính để giải tỏa bất kỳ cảm xúc ký sinh nào và hướng dẫn đối phương hơn là phán xét anh ta.
- Dựa trên sự kiện, hành vi hoặc các yếu tố có thể quan sát và đo lường được : phản hồi thành công được đưa ra trong trường hợp không có bất kỳ đánh giá nào về người đó. Người quản lý đưa ra phản hồi về hành động của cộng tác viên chứ không phải về tính cách, hoạt động, tính cách của anh ta, v.v.
- Thể hiện sự đồng cảm : giao tiếp bằng cách tính đến hoạt động và nhu cầu của đối phương, luyện tập lắng nghe tích cực, định dạng lại để tránh mọi hiểu lầm.
- Hãy chân thật và nhân từ : tính xác thực, sự chân thành và lòng tốt là những yếu tố cần thiết.
Phản hồi là một đòn bẩy mạnh mẽ để giao tiếp và quản lý. Khám phá SKS - Stop-Keep-Start, một công cụ đơn giản và hiệu quả để giúp bạn trong quá trình này hoặc thậm chí là cửa sổ của Johari để có kiến thức tốt hơn về bản thân và cách giao tiếp của anh ấy với người khác.
