Biết cách giao phó những nhiệm vụ nhất định cho nhân viên, khi nào cần làm và làm như thế nào sẽ là điều vô giá đối với bạn trong vai trò là người quản lý. Tìm hiểu bên dưới cách tăng năng suất của bạn và của nhóm của bạn.
Một trong những cạm bẫy đầu tiên mà một nhà quản lý mới được thăng chức phải đối mặt là ủy quyền, thường được coi là mất kiểm soát. Tuy nhiên, ủy quyền là một trong những kỹ năng quan trọng cần thiết để quản lý hiệu quả và thống nhất.
Đoàn có những đóng góp gì?
Thoát khỏi một số nhiệm vụ không phải là một bài tập dễ dàng. Nó thậm chí còn là một nghệ thuật! Một ủy quyền hiệu quả và thành công đòi hỏi một số nỗ lực và thời gian nhất định để hiểu đầy đủ các cơ chế và đặc biệt là những lợi thế mà điều này sẽ tạo ra cho bản thân bạn, cũng như cho cả nhóm của bạn:
- Tạo động lực cho nhân viên của bạn - Bằng cách ủy quyền, chỉ chúng tôi mới có thể tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu của vị trí của bạn và có lợi nhất cho công ty của bạn, nhưng bạn cũng sẽ cho phép nhân viên của mình tham gia nhiều hơn, đưa ra sáng kiến, mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho nhiệm vụ của chính họ và do đó tăng động lực của họ lên gấp mười lần.
- Làm chủ thời gian của bạn - Trên giấy tờ, thời gian của bạn được phân bổ tốt. Bạn tổ chức các ngày của mình sao cho hiệu quả và có tầm nhìn xa về các dự án bằng cách lập kế hoạch cho ngắn hạn và dài hạn. Đó là lý thuyết! Bởi vì, trên thực tế, bạn có thể nhanh chóng nhận ra mình bị khuất phục bởi những khó chịu hàng ngày và những vấn đề - ít nhiều có thể xâm nhập - nảy sinh mà không cần cảnh báo trước.
- Tập trung vào các ưu tiên của bạn - Do đó, mục tiêu là đảm bảo rằng càng ít thời gian càng tốt bị lãng phí cho họ và dành tối đa nỗ lực và sự tập trung cho những việc cần thiết. Rốt cuộc, đó là những gì bạn ở đây để làm gì! Việc giao những nhiệm vụ không mang tính chiến lược này cho một người đáng tin cậy có đủ năng lực cho loại nhiệm vụ này sẽ cho phép bạn tập trung vào nhiệm vụ chính của mình, cụ thể là: làm cho nhóm của bạn hoạt động đúng hướng và đúng tốc độ để đóng góp vào tăng trưởng tổng thể của doanh nghiệp của bạn và cho phép doanh nghiệp tiếp tục phát triển.
- Trao quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn - Bằng cách ủy quyền, bạn truyền cho nhân viên tinh thần trách nhiệm, dẫn đến việc nâng cao kỹ năng của họ, tăng động lực và ý thức về ý nghĩa của nỗ lực được cung cấp. Bánh xe nhân đức đang chuyển động!
Khi nào bạn nên giao nhiệm vụ cho một cộng tác viên?
Bây giờ bạn đã bị thuyết phục về lợi ích của việc giao một số nhiệm vụ nhất định cho nhân viên của mình, bạn vẫn phải xác định thời điểm thực hiện.
Cụ thể, để xác định liệu một nhiệm vụ cụ thể có thể được giao cho một trong các thành viên trong nhóm của bạn hay không, bạn có thể dựa vào một số câu hỏi:
- Nếu tôi chỉ định một người như vậy và một người như vậy vào công việc này, liệu điều này có giúp tôi có thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ có tác động thiết yếu hơn đến sự phát triển của bộ phận, doanh nghiệp của tôi không?
- Có ai trong nhóm của tôi có vẻ thoải mái với lĩnh vực mà tôi muốn ủy quyền không? Nó có thể mang lại một góc nhìn sáng tạo không?
- bằng cách giao phó một nhiệm vụ như vậy và như vậy cho một nhân viên như vậy, liệu điều này có cho phép anh ta đào sâu các kỹ năng của mình, để làm giàu cho họ không? Liệu điều này có mang lại động lực mới cho toàn đội không?
- bằng cách đồng ý thuê ngoài phần công việc này của tôi, điều này có mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho toàn bộ sứ mệnh của chúng tôi không?
- Nếu tôi ủy thác nhiệm vụ này, điều này có cho phép nhóm của tôi tham gia nhiều hơn và tìm thêm động lực không?
- Liệu sự truyền tải này có tạo điều kiện cho sự chủ động giữa các nhân viên của tôi không?
Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này là "có", thưa đại biểu!
Để cảm thấy thoải mái và thực hành thành thạo việc ủy quyền các nhiệm vụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách giao phó những công việc hoặc nhiệm vụ nhỏ thường ngày trong đó bạn đã ghi nhận sự quan tâm chân thành và nhiệt tình từ một thành viên trong nhóm của bạn. Nó có thể là thiết kế của một bản trình bày, bố cục của một tệp được chia thành nhiều tệp, phân loại email hoặc thậm chí là phản hồi cho một số trong số chúng, mua tài liệu …
Sợ giao thì sao khó?
Nỗi sợ hãi về việc ủy quyền thường xuất phát từ thực tế là người quản lý lo sợ rằng nhân viên mà anh ta giao phó một nhiệm vụ sẽ thất bại trong nhiệm vụ của mình . Hãy nhớ rằng, là một người quản lý, trách nhiệm thực hiện công việc này một cách đúng đắn sẽ luôn thuộc về bạn, cho dù bạn có ủy quyền hay không.
Việc ủy thác vì vậy không phải là không có rủi ro. Bạn có thể đo lường tầm quan trọng của việc này và giao phó mỗi nhiệm vụ cho đúng người, một cách thích hợp, để giảm thiểu mọi rủi ro về việc không đủ năng lực hoặc không đủ năng lực.
Ngoài nỗi sợ hãi này khi đối mặt với việc một người không có khả năng thực hiện công việc ít nhất cũng như anh ta, người quản lý có thể dẫn đến việc thiếu thời gian, thiếu tự tin vào các cộng tác viên của mình, cảm thấy khó chịu do tin rằng anh ta sẽ vượt qua do đó, đối với một người bất tài, một nỗi lo lắng nào đó sẽ tăng lên gấp bội bởi cấp dưới, nỗi sợ hãi không biết làm thế nào để ủy thác, thậm chí cảm giác tội lỗi nhất định trong các nhiệm vụ được giao phó, nhu cầu kiểm soát mọi thứ, một niềm tự hào nào đó, v.v. Một số thậm chí còn nghĩ rằng bằng cách tự mình làm mọi thứ, họ đang biện minh cho vị trí của mình. Hãy coi chừng kiệt sức!
Tuy nhiên, với tư cách là một nhà quản lý hiệu quả, bạn phải ghi nhớ, ngoài việc thực hiện các dự án được giao phó cho dịch vụ của bạn, sự phát triển của các thành viên trong nhóm của bạn và sự phát triển các kỹ năng của họ . Điều này nhất thiết phải liên quan đến ủy quyền!
Làm thế nào để ủy quyền? Những điểm chính
Thông thường, đây là lúc mọi thứ trở nên phức tạp. Tại vì khi nói đến ủy quyền, giao tiếp là quan trọng hàng đầu! Hãy cẩn thận, giao tiếp không có nghĩa là hỗ trợ từ A đến Z bằng cách nêu chi tiết cách bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ mà bạn muốn giao phó. Cũng không có vấn đề gì khi giả định rằng nhân viên của bạn đọc được suy nghĩ của bạn và biết bối cảnh rất chi tiết!
Chọn hồ sơ phù hợp nhất
Ủy quyền là một hành động của quản lý. Đó là cho bạn cơ hội để dung hòa giữa thành công của nhiệm vụ được giao phó và mục tiêu quản lý. Một đòn bẩy thú vị cho tái tạo động lực cho một nhân viên trôi dạt.
Lòng tin
Việc ủy thác tốt bắt đầu từ sự tin tưởng vào trí thông minh của cộng tác viên của bạn, vào khả năng của họ để thực hiện nhiệm vụ được giao phó.
Giải thích kết quả mong đợi
Như đã mô tả ở trên, bạn hoàn toàn bị cấm và không cần thiết phải thực hiện sứ mệnh như BẠN đã thực hiện. Chỉ cần mô tả bối cảnh chung và đưa ra kết quả mong đợi. Hãy diễn đạt chính xác và đảm bảo rằng cộng tác viên của bạn hiểu chính xác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng kỹ thuật được gọi là định dạng lại, bao gồm việc yêu cầu đồng nghiệp của bạn lặp lại bằng lời của anh ấy những gì anh ấy hiểu về nhiệm vụ mới của mình.
Đặt thời hạn có thể đạt được
Mục tiêu không phải là chuyển áp lực về thời hạn mà bạn đang phải gánh xuống cho nhóm của mình. Tự tổ chức để đưa ra thời hạn hợp lý.
Để cộng tác viên của bạn tự quản
Để hoàn thành nhiệm vụ, hãy để đồng nghiệp của bạn làm điều đó! Động lực nào khiến anh / cô ấy làm theo một hướng dẫn sử dụng cho bức thư? Hãy để trí tò mò, óc sáng tạo của anh ấy trỗi dậy! Làm như vậy, anh ấy / cô ấy sẽ cảm thấy sự tin tưởng của bạn đối với anh ấy / cô ấy và sẽ làm việc hiệu quả và năng suất hơn! Động lực sẽ có! Nếu bạn có thể trình bày sứ mệnh đã nói một cách tích cực và mang lại ý nghĩa cho nó, không chỉ cho anh ấy mà cho cả nhóm, thậm chí cả công ty. Đừng lạm dụng nó anyway! Nó có thể được coi là sự giễu cợt và có tác dụng ngược lại …
Cung cấp các tài nguyên cần thiết
Bỏ độc lập không có nghĩa là tước đoạt tài nguyên. Mục tiêu đối với cộng tác viên của bạn cũng như đối với bạn là sự thành công của nhiệm vụ được giao phó. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng anh ấy có quyền truy cập vào các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc mà bạn đã giao phó cho anh ấy.
Thực hiện một đường khâu thông thường
Điều quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh các bài tập dài, lập kế hoạch một số điểm về tiến độ công việc . Điều này sẽ cho phép bạn đảm bảo rằng dự án vẫn đang đi đúng hướng.
Hãy theo dõi mọi lúc!
Tất nhiên, bạn ủy quyền, nhưng nó không phải là một câu hỏi hoàn toàn và đơn giản là thoát khỏi một nhiệm vụ và không phải lo lắng về nó nữa. Luôn cởi mở và sẵn sàng trong suốt nhiệm vụ.
Để kết luận, ủy quyền là điều cần thiết! Bạn - và không ai - có thể làm mọi thứ hoặc làm cong thời gian. Là một người quản lý, một trong những nhiệm vụ của bạn là tổ chức nhóm của bạn (trong đó bạn là một phần không thể thiếu) theo cách tối ưu. Bạn không nên là một nhà độc tài hay một bảo mẫu, mà là một hình mẫu, một người cố vấn, một nhà lãnh đạo và nên dẫn dắt nhóm của bạn đến những điều tốt nhất. Cho dù vì lợi ích của công ty, nhưng cũng vì lợi ích của tất cả mọi người.
Vì vậy… Hãy mỉm cười, bạn quản lý!
Tệp này được tham chiếu trong: Biết cách ủy quyền
