Đảm nhận vai trò cố vấn trong một tổ chức không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Trước hết, vai trò này không bao giờ được xác định rõ ràng, vì nó thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào các giá trị và nhu cầu của tổ chức cũng như nhu cầu của các cá nhân. Bước đầu tiên, cần nhận ra rằng những người thực hiện vai trò tư vấn luôn giải thích định nghĩa chính thức về vai trò của họ, như được định nghĩa trong cơ cấu tổ chức. Họ chắc chắn bị ảnh hưởng bởi nhu cầu cá nhân và nhận thức của họ về nhu cầu tổ chức. Do đó, điều này dẫn đến một vùng màu xám xung quanh vai trò chính thức, điều này mang lại cho cố vấn một chút thời gian. Do đó, mỗi người trong số họ thực hiện công việc của mình theo cách riêng của họ.
Mặt khác, không phải tất cả các khách hàng nội bộ đều có cùng kỳ vọng với cố vấn. Một số người đôi khi mong đợi được cố vấn hoặc hỗ trợ bởi một nguồn lực sẽ hướng dẫn họ qua một quá trình phân tích cho phép họ giảm thiểu rủi ro khi đưa ra một quyết định tồi. Trong các trường hợp khác, khách hàng nội bộ là những người thích có nhiều sự linh hoạt trong hoạt động. Những kiểu người này thường thích hoạt động độc lập và thường không tiết kiệm các phương tiện để đạt được mục đích của mình. Trong những tình huống như vậy, những khách hàng này đặc biệt cần được kèm cặp để ngăn họ đi ra ngoài giới hạn cho phép, cả về mặt hoạt động và pháp lý, về giá trị tổ chức và thậm chí về mặt đạo đức.
Người hướng dẫn hoặc chuyên gia, bạn nên áp dụng phong cách ảnh hưởng nào?
Do đó, chúng ta có thể thấy rằng người cố vấn đôi khi phải thực hiện vai trò của người điều hành và đôi khi là vai trò chuyên gia. Trong trường hợp đầu tiên, anh ta hành động giống như một người chăm sóc hơn trong khi trong trường hợp thứ hai, anh ta hoạt động như một người bảo vệ các quy tắc, giá trị, chính sách và quy trình được công nhận trong tổ chức. Vậy bạn nên sử dụng phong cách ảnh hưởng nào? Làm thế nào để tìm thấy nó?
Người cố vấn trước hết phải nhận ra rằnganh ta sẽ có thể ảnh hưởng đến khách hàng của mình, cho dù anh ta là ai, nếu anh ta biết cách thuyết phục anh ta. Và để thuyết phục, bạn phải có chiến lược. Do đó, chúng ta sẽ thấy, trong vài dòng tiếp theo, một số mẹo nhỏ cho phép cố vấn thực hiện quyền lãnh đạo nhất định với các khách hàng nội bộ của mình.
Ngoài khía cạnh kỹ thuật, cố vấn còn phải tự vấn bản thân về khía cạnh con người trong vai trò của họ, về mối liên hệ quan hệ gắn kết họ với khách hàng. Để xác định chiến lược của mình, trước tiên anh ta phải quan tâm đến loại khách hàng mà anh ta đang giao dịch. Liệu người sau có quan tâm nhiều hơn đến khía cạnh tiền tệ của quyết định sẽ được thực hiện, anh ta muốn đáp ứng nhu cầu của những người bị ảnh hưởng bởi quyết định hay anh ta tìm kiếm nhiều hơn để giảm thiểu rủi ro hoạt động trong bộ phận của mình? Rõ ràng rằng việc trả lời câu hỏi này sẽ giúp chúng ta xác định được nhu cầu và mong đợi của khách hàng, cả về mặt tổ chức và cá nhân.
Thứ hai, cố vấn phải quan tâm đến các nguồn quyền lực theo ý của mình. Anh ta phải tự vấn bản thân về sự công nhận của cơ quan chức năng xuất phát từ vị trí của họ, về năng lực, thẩm quyền kỹ thuật hoặc quan hệ của họ. Việc nắm bắt cổ phiếu giúp cố vấn sử dụng tốt hơn các nguồn sức mạnh của mình để nhắm vào các lý lẽ thuyết phục. Ví dụ, một cố vấn có năng lực được công nhận rộng rãi trong tổ chức sẽ có thể thuyết phục bằng cách nói: "… hãy tin tôi, tôi đã luôn đưa ra lời khuyên tốt cho khách hàng của mình". Đối với một người khác được giao nhiều quyền hạn, anh ta có thể nói với khách hàng của mình để thuyết phục anh ta: "… quy trình xử lý những trường hợp này phải được thực hiện theo quy định". Trong trường hợp này, khách hàng sẽ đồng ý gửi lời giới thiệu.
Yếu tố thứ ba cần xem xét để ảnh hưởng là đặt câu hỏi về phong cách ảnh hưởng nào là phù hợp nhất đối với khách hàng nội bộ. Một số sẽ chấp nhận chỉ thị nhiều hơn với họ mà không cần nhấn mạnh, trong khi những người khác sẽ thích tham gia vào việc ra quyết định. Do đó, cố vấn phải xác định đâu là cách tốt nhất để tiếp cận khách hàng.
Cuối cùng, dựa trên các yếu tố đã thấy ở trên, cố vấn sẽ phát triển chiến lược của mình bằng cách nhấn mạnh các lập luận sẽ có tác động mạnh nhất đối với khách hàng nội bộ. Anh ta sẽ đủ điều kiện cho những thứ chỉ đại diện cho lợi ích phụ đối với anh ta và anh ta sẽ giảm bớt những yếu tố khơi dậy rất ít sự quan tâm trong anh ta.
Nhờ một số mẹo nhỏ này, cố vấn sẽ có thể phát triển một chiến lược cho phép anh ta ảnh hưởng tốt hơn đến khách hàng nội bộ của mình. Do đó, anh ta sẽ có được sự tín nhiệm và mối quan hệ tin cậy sẽ được thiết lập giữa anh ta và khách hàng của mình.
