Quản lý một đội ngũ nhân viên làm việc từ xa là một thách thức khó khăn. Thật vậy, giống như bất kỳ nhóm nào, các thành viên của nhóm cần giao tiếp và cộng tác cùng nhau để hoàn thành các sứ mệnh và mục tiêu mà bạn đã giao cho họ. Nhưng nhất thiết, khoảng cách không khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.
Xây dựng đội ngũ thiết kế riêng
Làm việc từ xa đòi hỏi phải có một số đặc điểm nhất định, thậm chí cả phẩm chất, để thích ứng với loại hình tổ chức này. Không phải ai cũng có khả năng làm được.
Hồ sơ lý tưởng của một nhân viên làm việc từ xa:
- người được tin tưởng : điểm cần thiết khi một quyền tự chủ lớn được để lại để hoàn thành các nhiệm vụ mà không có sự kiểm soát trực tiếp.
- sống độc lập: anh ta phải có thể thực hiện nghề nghiệp của mình một cách độc lập hoàn toàn mà không cần sự hỗ trợ trực tiếp.
- rất có động lực: rất khó để bị cô lập, bị nhốt trong bong bóng của bạn. Động lực cao là điều cần thiết để đạt được hiệu suất tốt nhất của bạn.
- một sở thích chia sẻ rõ rệt: khoảng cách đòi hỏi nhiều nỗ lực để chia sẻ thông tin hơn trong điều kiện làm việc thông thường. Trao đổi là điều tự nhiên với đồng nghiệp cùng văn phòng hoặc nhà bên cạnh. Khoảng cách đòi hỏi một nỗ lực bổ sung để liên lạc, cụ thể là bằng cách sử dụng các công cụ nhắn tin tức thời.
Bạn có thể không có cơ hội xây dựng đội ngũ từ con số 0. Mặt khác, nếu bạn có khả năng chọn một số cộng tác viên nhất định để củng cố nhóm của mình từ xa, hãy phân tích kỹ hồ sơ của từng người để đưa ra lựa chọn phù hợp.
Nhiệm vụ của người quản lý từ xa
Các nhiệm vụ ít nhiều giống với cách quản lý cổ điển của một đội mà bạn có "trong tay". Yếu tố "khoảng cách" làm tăng thêm sự phức tạp trong việc thực hiện khả năng lãnh đạo của bạn.
Dưới đây là các nhiệm vụ ưu tiên trong bối cảnh quản lý từ xa:
- Phát triển lòng tin giữa các thành viên và tạo sự gắn kết trong nhóm: ràng buộc đồng đội, tin tưởng mà không thực sự nhìn thấy nhau lại càng khó. Người quản lý phải hết sức lưu ý về điểm này để không để sự thiếu tự tin ập đến. Mục đích là để tạo ra một tinh thần đồng đội thực sự.
- Cơ cấu và tổ chức đội: cung cấp các phương tiện tổ chức để làm cho nhóm hoạt động.
- Đưa ra định hướng rõ ràng : mọi người phải biết phải làm gì và làm thế nào để công việc của mình phù hợp với công việc của tập thể.
- Động viên, tham gia: nỗ lực đáng kể để giúp mỗi nhân viên luôn ở trong trạng thái tinh thần tích cực, thậm chí khó khăn. mục tiêu là phát triển và duy trì mức độ cao của động lực và cam kết.
- Tạo cảm giác thân thuộc : nhân viên phải cảm thấy được bao gồm trong đội.
- Chọn phương tiện giao tiếp phù hợp : lựa chọn và thực hiện các phương tiện và kênh liên lạc tốt nhất để cho phép trao đổi thông tin có cấu trúc và không có cấu trúc.
Làm thế nào để quản lý một nhóm ảo?
Dưới đây là một vài lời khuyên :
Tổ chức hoạt động của nhóm
- Đặt "luật chơi" rõ ràng: chỉ rõ những gì bạn mong đợi ở mỗi người về nội dung và hành vi nhiệm vụ (chẳng hạn như xác định phạm vi thời gian tham dự). Quản lý từ xa yêu cầu cấu trúc hơn bình thường.
- Giúp cộng tác dễ dàng hơn: cung cấp các công cụ trực tuyến để tạo điều kiện trao đổi - chia sẻ chương trình nghị sự trực tuyến, hội nghị truyền hình, chia sẻ tài liệu, quản lý dự án, mạng xã hội của công ty, v.v.). Xem bên dưới để biết chi tiết cụ thể của giao tiếp.
Hoạt hình của tập thể
- Thiết kế các mục tiêu tập thể mạnh mẽ: sự chia sẻ các mục tiêu và các sản phẩm phân phối là đòn bẩy cho sự gắn kết. Mọi người phải biết đóng góp của mình vào thành quả cuối cùng.
- Đặt các bước trung gian: chia nhỏ các mục tiêu hoặc phân phối thành các khung thời gian ngắn hơn bạn thường làm.
- Thêm một liều thực tế vào ảo: tổ chức các cuộc gặp gỡ thể chất thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm của bạn. Đừng ngần ngại viết kịch bản cho những khoảnh khắc quan trọng như một dự án bắt đầu cuộc họp Ví dụ. Đồng thời thăm hỏi từng nhân viên của bạn.
- Xây dựng một hệ thống giám sát hiệu suất mạnh mẽ : phát triển các công cụ báo cáo và trang tổng quan hiệu quả. Những công cụ này, được cung cấp cho nhân viên, sẽ giúp họ quản lý hoạt động của mình. Đối với bạn, đây là những công cụ có giá trị để quản lý hiệu suất của nhóm.
Quản lý cá nhân
- Cung cấp hỗ trợ nâng cao cho những người có nhu cầu. Bạn phải áp dụng cách quản lý với hình dạng thay đổi. Một số nhu cầu rất nhiều phản hồi , những người khác thích khoảng cách hơn.
- Cấm quản lý vi mô: Không đời nàokiểm soát quá mức mọi người. Sự tin tưởng lẫn nhau là cơ sở để hoạt động hiệu quả.
Giao tiếp từ xa
- Giữ liên lạc, liên lạc thường xuyên: hơn thế nữa với loại hình tổ chức này. Lên kế hoạch cho các cuộc họp ảo thường xuyên. Sử dụng Skype chẳng hạn. Gửi thông tin thường xuyên về các chủ đề khác nhau. Nhiệm vụ hiện tại, mà còn đối với cuộc sống của công ty.
- Khuyến khích giao tiếp tự phát : Sử dụng các công cụ xã hội (ví dụ: Slack) để phát triển các tương tác tự nhiên trong nhóm của bạn.
Ở một số công ty, nhân viên có thể tạo cộng đồng của riêng họ về các chủ đề mà họ quan tâm, không nhất thiết phải liên quan đến hoạt động nghề nghiệp của họ. Họ có thể mời các đồng nghiệp khác thảo luận về những không gian này. Ý tưởng là để nuôi dưỡng một tinh thần "bạn bè thân thiết".
