Có những thời điểm trong sự nghiệp quản lý của bạn khi bạn sẽ phải làm cho các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn áp dụng các hành vi mới: chuyển đổi kỹ thuật số, tổ chức lại công ty, thực hành quản lý mới, công cụ kỹ thuật mới, phương pháp mới, khái niệm mới, v.v.
Giống như bất kỳ sự thay đổi nào, quá trình chuyển đổi sang môi trường mới này phải được chuẩn bị từ rất sớm để tối đa hóa cơ hội thành công. Tuy nhiên, một số nhân viên có thể cảm thấy khó thích nghi và tỏ ra phản kháng với sự chuyển đổi này. Nhiệm vụ của bạn là hỗ trợ họ tốt nhất có thể để cả nhóm áp dụng các hành vi phù hợp và lấy lại sự năng động và động lực.
Tại sao lại hỗ trợ nhân viên của bạn đổi mới?
Chỉ cần chuyển giao các hướng dẫn hành vi hoặc tổ chức mới mà không cần giải thích thêm hoặc hỗ trợ tối thiểu hứa hẹn sẽ loại bỏ hoàn toàn sự chuyển đổi. Cá nhân cần biết, hiểu, có ý nghĩa trước khi áp dụng các hành vi mới.
Do đó, dự đoán và hỗ trợ sự chuyển đổi giúp bạn có thể:
- giảm lo lắng liên quan đến tính mới : bằng cách giải thích những thay đổi, đặc biệt là động cơ tiềm ẩn của chúng, bạn cho phép nhân viên của mình nắm quyền sở hữu chúng và do đó bớt sợ hãi chúng.
- cho ý nghĩa : bằng cách gợi lên những hệ quả tích cực của sự chuyển đổi so với tình hình hiện tại, bạn hợp thức hóa sự thay đổi.
- giúp vượt qua khó khăn liên quan đến quá trình chuyển đổi và tình hình mới: nhờ không ngừng lắng nghe và trả lời các câu hỏi của mọi người, bạn sẽ tránh được sự chán nản, sa sút, từ chối và phá hoại.
- phát triển tinh thần đồng đội và tăng cường trí tuệ tập thể : Vì tất cả các thành viên trong nhóm của bạn không phát triển theo cùng một tốc độ, quá trình chuyển đổi là cơ hội để thúc đẩy trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau và gắn kết nhóm.
- thấm nhuần một động lực tích cực mới : nhóm của bạn được huy động theo cách này sẽ lấy lại sự năng động và động lực cần thiết - thường mạnh hơn trước - để đạt được các mục tiêu mới.
Làm thế nào để giúp nhóm của bạn tìm thấy sự cân bằng và thanh thản?
Mục tiêu của bạn là làm mọi thứ để nhóm của bạn cảm thấy thoải mái trong môi trường mới của họ, với tổ chức mới của công ty hoặc với các công cụ / phương pháp / kỹ thuật mới được triển khai.
Nhân viên của bạn chấp nhận sự thay đổi càng nhanh, họ càng sớm lấy lại cân bằng, động lực và hiệu quả.
Dưới đây là một số ý tưởng để hướng dẫn bạn quản lý quá trình chuyển đổi này.
Xác định những trở ngại để thay đổi
Để hành động hiệu quả, điều cần thiết là phải có khả năng xác định các phanh gây ra những khó khăn trong việc chấp nhận tính mới:
- người của bạn có một cái gì đó để mất. Trong trường hợp này, điều cần thiết là phải xác định rõ ràng những lợi ích sẽ biến mất để đưa ra những giải pháp thay thế đáng tin cậy và có thể chấp nhận được. Bạn có thể sử dụng đường cong tang cho việc này.
- thay đổi tạo ra sự không chắc chắn. Để giảm thiểu chúng, không có gì đánh bại thông tin về các nội dung bên trong và bên ngoài của dự án. Tốt hơn nữa: hãy tổ chức các cuộc họp giao tiếp thường xuyên. Do đó, các bên liên quan sẽ có thể bày tỏ những nghi ngờ, lo lắng và sợ hãi của họ.
- một số lo sợ rằng họ không có các kỹ năng cần thiết. Để trấn an họ, hãy giải quyết vấn đề đào tạo của họ thật nhanh chóng và trình bày một kế hoạch chính xác để xóa bỏ mọi sự mơ hồ về sự tham gia của ban lãnh đạo trong việc đào tạo họ.
- đối lập liên kết với người hoặc đối lập về nguyên tắc. Bí quyết là lôi kéo những người này tham gia vào các quyết định tập thể, để họ đối mặt với các quyết định của nhóm.
Phân tích mức độ chấp nhận của nhân viên
Không phải ai cũng có khả năng thích ứng giống nhau. Trong khi một số người có khả năng thay đổi hành vi hoặc thói quen của họ rất nhanh chóng, những người khác cần thời gian và trên hết là để được trấn an, và do đó được hỗ trợ để thay đổi.
Một sự biến đổi, bất kể nó là gì, được thực hiện bởi các giai đoạn khác nhau được thực hiện lần lượt, tương ứng với mức độ phê duyệt cao hơn hoặc thấp hơn. Tùy thuộc vào giai đoạn mà mỗi nhân viên của bạn là gì, bạn sẽ hành động khác nhau. Do đó, điều cần thiết là phải biết các bước sau:
Không đáp ứng với tính mới
Rất thường đây là phản ứng đầu tiên. Các cá nhân, về bản chất, không dễ tiếp nhận để thay đổi, điều này làm đảo lộn thói quen của họ và làm đảo lộn sự cân bằng của họ. Chẳng ích gì khi cố gắng thuyết phục những người này về giá trị của sự chuyển đổi mà không hiểu những rào cản ngăn cản họ tạo ra sự thay đổi.
Tư thế đúng của bạn với tư cách là một người quản lý : lắng nghe và tôn trọng những bảo lưu này. Đối thoại với nhân viên đóng cửa để chuyển đổi để hiểu lý do.
Đáp ứng và quan tâm
Nhân viên của bạn sẵn sàng chuyển đổi và bắt đầu thể hiện sự quan tâm đến đề xuất này. Tuy nhiên, họ vẫn chưa hoàn toàn thông qua dự án. Để giúp họ thực hiện bước tiếp theo, bạn cần hiểu động cơ của họ, cũng như mối quan tâm của họ, v.v.
Thái độ đúng đắn để áp dụng : lắng nghe, đối thoại, thấu hiểu nhu cầu và lợi ích của từng người, trấn an để có được sự ủng hộ của tất cả mọi người.
Sự tò mò và thử nghiệm
Bây giờ là lúc để khám phá và học hỏi. Nhân viên của bạn đã cảm thấy hứng thú với dự án và sở hữu nó đủ để muốn trải nghiệm nó. Bước này đôi khi khá tế nhị, bởi vì một số khía cạnh của tính mới có thể gây khó chịu hoặc không hài lòng. Do đó, bạn nên cảnh giác và sẵn sàng trả lời các câu hỏi và sự miễn cưỡng khác liên quan đến sự chuyển đổi này.
Quá trình hành động của bạn : sẵn sàng và chú ý, giải thích, trấn an, mở ra những quan điểm mới, đưa ra một tầm nhìn khác biệt bằng cách trình bày những lợi ích của việc chuyển đổi cho mọi người và cho cả nhóm, dịch vụ, công ty nói chung.
Cam kết và đầu tư
Vậy là xong: nhóm của bạn đã thực hiện chuyển đổi này của riêng họ. Nhân viên của bạn hiện đang gắn bó và đầu tư đầy đủ vào cuộc phiêu lưu mới này. Những người chiến thắng bản thân nhiều nhất dẫn đến số ít những người vẫn còn miễn cưỡng vào động lực của sự thay đổi. Sự chuyển đổi được thiết lập để trở thành một thành công thực sự.
Vai trò của bạn : vẫn chú ý đến bất kỳ đặt phòng và / hoặc câu hỏi cuối cùng nào, đảm bảo rằng dự án vẫn đi đúng hướng, duy trì sự năng động tích cực.
Thực hiện các hành động thích hợp
Khi bạn đã phân tích mức độ phê duyệt của từng người, bạn có thể hành động theo đó:
- hội thoại : giao tiếp là chủ yếu. Hiển thị tính khả dụng và lắng nghe tích cực. Nếu cần, hãy thiết lập các cuộc phỏng vấn cá nhân hóa với từng nhân viên của bạn để xác định rõ hơn những khó khăn và đáp ứng những kỳ vọng cũng như câu hỏi trong khi hướng tới sự thay đổi.
- thông báo và trao đổi : giải thích, đưa ra ý nghĩa của việc chuyển đổi, chỉ ra mặt tích cực, nhấn mạnh lợi ích của các hành vi mới, thu thập phản hồi từ nhân viên của bạn về các giai đoạn thay đổi, v.v.
- đào tạo và / hoặc huấn luyện viên : cung cấp khóa đào tạo cụ thể cho những người cảm thấy cần, tổ chức các buổi huấn luyện cá nhân hoặc nhóm để vượt qua sự miễn cưỡng (dự đoán những nhu cầu này và đảm bảo được sự chấp thuận của cấp quản lý nếu cần)
- ám chỉ : khuyến khích trí tuệ tập thể và sự hợp tác. Ví dụ: dựa vào những nhân viên đã hoàn toàn chấp nhận sự thay đổi để giúp những người khác phát triển.
- tăng cường khả năng phục hồi : ghi nhận những nỗ lực đã đạt được cũng như những thành công của mỗi người, nêu bật khả năng phục hồi, khuyến khích các sáng kiến theo hướng thay đổi, v.v.
