Ở đây, bạn đang đóng vai trò là người quản lý của một nhóm mới. Nếu tin tức này khiến bạn vui, thì những người cộng tác mới của bạn, về phần họ, chắc chắn nghiêng về nhiều cảm xúc khác nhau, tùy thuộc vào bối cảnh: lo lắng, sợ thay đổi, sợ hãi, buồn bã, v.v. Do đó, bạn sẽ phải trấn an họ trong khi thiết lập khả năng lãnh đạo của mình. Làm thế nào để tiến hành ?
Ấn tượng đầu tiên thường tốt. Khi bạn đến người đứng đầu một đội đã có sẵn, việc bắt bài rất khó: bạn phải cẩn thận để không làm quá sức, không xúc phạm bất kỳ ai, tránh muốn áp đặt ý tưởng của bạn về một mục tiêu trống ngay từ những giây đầu tiên và trên hết hãy quan tâm đến việc duy trì sự gắn kết và năng động hiện có. Điều này trong khi vẫn thiết lập một quyền hạn nhất định.
Đối mặt với người mới, nhóm thường trải qua cảm giác sợ hãi (sợ thay đổi, không biết, mất điều gì đó, v.v.), lo lắng (đối mặt với yêu cầu mới, phong cách quản lý mới, v.v.), buồn bã (mất một sự thoải mái theo thói quen nhất định, của một số thói quen nhất định, v.v.). Những cảm xúc mà người quản lý mới phải tính đến giống với tình huống và bối cảnh mà người đó đến (mua lại, tổ chức lại, nghỉ hưu, v.v.).
Lần tiếp xúc đầu tiên là thời điểm thiết yếu - dù tế nhị - mà bạn sẽ không có cơ hội thứ hai. Do đó, điều cần thiết là phải chuẩn bị kỹ lưỡng.
Tổ chức một cuộc họp thuyết trình chính thức hoặc không chính thức có thể là một cách tuyệt vời để làm quen với nhân viên mới của bạn, nắm bắt tinh thần, xây dựng đối thoại và bầu không khí tin tưởng lẫn nhau, vốn là nội dung của mối quan hệ mang tính xây dựng với nhóm của bạn.
Tìm hiểu nhân viên của bạn trước khi gặp họ
Trước cuộc họp giới thiệu này, hãy thu thập một số thông tin về nhóm của bạn để cho nhân viên mới của bạn thấy rằng họ quan trọng đối với bạn và bạn thực sự quan tâm đến họ. Các nguồn khác nhau có thể có:
- phỏng vấn không chính thức với người tiền nhiệm của bạn : thất bại điều này với quản lý trực tiếp của bạn, HRD của bạn hoặc thậm chí là CEO của bạn. Họ sẽ có thể cho bạn biết một vài từ về tính cách của từng nhân viên mới của bạn (điểm mạnh, điểm yếu, v.v.), thông báo cho bạn về bất kỳ xung đột / thông tin chính nào trong nhóm mà bạn nên biết.
- sơ đồ tổ chức / trombinoscope của công ty : một tài liệu cho phép bạn hiểu tổ chức của công ty và hình dung vai trò của từng nhân viên được xác định (tên, đôi khi kèm theo ảnh) trong công ty. Đặc biệt, nó sẽ cho bạn biết ai đang làm những gì trong nhóm mới của bạn.
- Mạng xã hội của công ty : hoặc mạng nội bộ. Một công cụ hữu ích để làm quen với các nhân viên khác nhau của công ty và tìm hiểu thêm về họ: vị trí, sứ mệnh, kỹ năng cũng như sở thích, các hoạt động ngoài chuyên môn, v.v.
- mạng xã hội cổ điển : đặc biệt và hơn hết là LinkedIn, cho phép bạn xem hồ sơ nghề nghiệp của nhân viên mới, lý lịch của họ, trải nghiệm khác nhau của họ, v.v.
Cố gắng nhớ tên nhân viên của bạn cũng như một vài yếu tố về họ: thành công chính, sở thích, thành phố xuất thân, xuất thân, thâm niên trong công ty, v.v. Nếu có thể, đặt một khuôn mặt trên những cái tên và ghi nhớ thông tin này.
Điều cần thiết là không phạm sai lầm ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên đối với sự hạnh phúc của nhóm và sự thành công của công việc mới. Vì vậy, nếu bạn được kêu gọi quản lý những người thuộc các nền văn hóa hoặc thế hệ khác nhau, hãy tìm hiểu về các thói quen và phong tục trong giao tiếp và quản lý, đặc biệt.
Hơn nữa, hòa mình vào văn hóa và bản sắc của tổ chức mới của bạn. Trong cuộc họp thuyết trình của bạn, bạn sẽ phải đảm bảo hòa nhập với tinh thần, thông lệ của công ty, đồng thời mang phong cách quản lý của riêng bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn là người quản lý đồng nghiệp hoặc người quen cũ, bạn sẽ phải xác định lại mối quan hệ công việc của mình với họ. Một cách tiếp cận sẽ diễn ra bên lề cuộc họp trình bày này.
Thiết lập một cuộc họp thuyết trình với nhóm mới của bạn
Dù chính thức hay không, khoảnh khắc gặp gỡ tương đối ngắn này (tối đa 30 phút) với tất cả nhân viên mới của bạn là yếu tố quan trọng trong quá trình hòa nhập và đảm nhận nhiệm vụ của bạn ở người đứng đầu nhóm.
Chọn đúng nơi
Địa điểm cũng như tính tiện nghi mà bạn sẽ chăm sóc để lắp đặt là những yếu tố đầu tiên của một cuộc họp thành công. Đó là việc làm cho mọi người cảm thấy thoải mái, giảm căng thẳng và lo lắng liên quan đến sự thay đổi này và tạo ra một bầu không khí tự tin bằng cách làm cho các cuộc trao đổi trôi chảy nhất có thể.
Chọn một nơi trung tính, dễ chịu, sáng sủa. Cấu trúc căn phòng theo cách thân thiện: một chiếc bàn tròn nếu có thể. Điều này tạo điều kiện cho giao tiếp giữa các cá nhân. Nếu bạn đang đối mặt với một nhóm nhiều người hoặc nếu phòng không có bàn, hãy chắc chắn sắp xếp ghế theo hình bán nguyệt quay mặt về phía bạn, không xếp thành hàng thẳng, nghiêm ngặt. Nó không nhiều, nhưng nó có tác động đáng kể đến cảm nhận của nhân viên khi nói đến sự thân thiện với người dùng.
Chọn định dạng phù hợp
Cho biết ngay từ đầu cuộc họp này sẽ diễn ra như thế nào (mục đích và thời gian của cuộc gặp gỡ): đó là việc tìm hiểu nhau trong một khoảng thời gian ngắn hợp lý. Thông báo cho nhóm mới của bạn rằng bạn sẽ không thể trả lời tất cả các kỳ vọng và tất cả các câu hỏi ở đây và bạn sẽ nhanh chóng tổ chức các cuộc phỏng vấn cá nhân, nơi mọi người có thể nói dài và chính xác hơn.
Giới thiệu ngắn gọn về bản thân (danh tính, lý lịch, giá trị của bạn…). Tránh độc thoại và các bài phát biểu lớn khác. Hãy tự nhiên và chân thật. Bạn ở đây để làm quen với nhau.
Đưa ra tiếng nói cho nhân viên của bạn để họ lần lượt giới thiệu về bản thân và bày tỏ, ví dụ, những kỷ niệm đẹp nhất của họ với tư cách là một đội hoặc những gì họ đánh giá cao về phong cách quản lý. Mục tiêu là thiết lập các yếu tố đầu tiên của mối quan hệ gắn bó và tin tưởng với các thành viên trong nhóm mới của bạn.
Nếu một số nhân viên của bạn ở quá xa để có thể có mặt trực tiếp, hãy đảm bảo rằng liên kết ảo là tối ưu : âm thanh, hình ảnh, v.v. và làm cho họ cảm thấy hoàn toàn được bao gồm trong vòng kết nối. Gặp gỡ họ càng sớm càng tốt, bởi vì ngay cả khi bạn sống ở thời điểm mà ảo là vua, thì việc gặp gỡ thực sự để thiết lập một mối quan hệ tin cậy lâu dài là điều cần thiết.
Các cuộc thảo luận không chính thức / không chính thức cũng rất quan trọng ở đây. Họ cho phép các nhân cách thể hiện bản thân, các mối quan hệ để tạo ra. Điều này tạo cơ sở cho mối liên kết giữa người quản lý và nhóm của anh ta, một yếu tố cần thiết cho sự gắn kết tốt và động lực tích cực của nhóm.
Đặt âm báo
Nếu cuộc gặp có mục đích khá thân mật và chủ yếu nhằm mục đích tìm hiểu nhau, thì thực tế là đối với bạn, với tư cách là người quản lý, đây là thời điểm không thể bỏ qua, bởi vì chính tại đây bạn đặt nền móng đầu tiên cho việc quản lý của mình. Hãy tích cực và mang tính xây dựng.
Thực hành lắng nghe tích cực. Trả lời các câu hỏi của các cộng tác viên mới của bạn trong khi vẫn giữ nguyên trục các mục tiêu chung. Tránh tự chúc mừng bằng cách bộc lộ lâu dài những thành công trước đây cũng như những phẩm chất và kỹ năng tuyệt vời của bạn với tư cách là một nhà quản lý. Lại khiêm tốn. Nói với nhân viên mới của bạn rằng trước tiên bạn sẽ quan sát và học hỏi rất nhiều, và chắc chắn sẽ tạo ra những thay đổi nhất định sau này - một khi bạn có tầm nhìn rõ ràng về cách thức hoạt động của nhóm, cũng như của công ty - và điều này, luôn với mục tiêu của cá nhân và cải tiến tập thể.
Tiếp xúc đầu tiên này phục vụ để thiết lập một vai trò lãnh đạo nhất định trong khi vẫn tôn trọng những gì đã được xây dựng cho đến thời điểm đó. Bạn có thể thấy hữu ích khi ghi lại những ghi chú mà bạn có thể xem lại sau này.
Để được tránh theo cấp bậc : những lời chỉ trích về người tiền nhiệm của bạn, phương pháp quản lý của ông ấy, cách làm việc của công ty, v.v. hoặc bất kỳ phán xét nào.
Gặp gỡ từng người một
Sau cuộc họp trình bày nhóm của bạn, bạn nên gặp riêng từng cộng tác viên mới của mình. Điều này sẽ thông báo cho bạn về tính cách của từng thành viên trong nhóm mới của bạn (dựa trên giao tiếp không lời) cũng như nhận thức của họ về mọi thứ, kỹ năng chính xác hơn, kỳ vọng của họ, nỗi sợ hãi của họ, v.v.
Đối với nhân viên của bạn, đây là lúc để mở lại cuộc đối thoại với cấp trên theo thứ bậc của họ, bày tỏ nỗi sợ hãi của họ, nhưng cũng nói về những thành công của họ, kỹ năng của họ, v.v.
Chìa khóa để có bài thuyết trình 1-1 thành công
Dưới đây là một số mẹo để tiến hành các cuộc họp trực tiếp đầu tiên của bạn với từng thành viên trong nhóm mới của bạn:
- trước đây đã tổ chức một cuộc họp thuyết trình nhóm trong đó nhân viên mới của bạn sẽ được thông báo về việc tổ chức các cuộc phỏng vấn cá nhân
- đã chính thức có một cuộc hẹn với từng cộng tác viên mới của bạn.
- chọn một nơi trung lập và yên tĩnh để không bị làm phiền và thuận tiện cho việc trao đổi.
- biết lắng nghe, thể hiện sự khách quan, đồng cảm và nhân từ để xây dựng cơ sở của mối quan hệ mang tính xây dựng với nhóm của bạn.
- câu hỏi mở : điều này cho phép, trong số những thứ khác, tránh các vị trí phòng thủ từ phía nhân viên của bạn, những người mà mối quan tâm chính của họ là duy trì vị trí của họ và / hoặc một vị trí không thoải mái khi đối mặt với một cuộc xung đột được bày tỏ, nhưng bạn không được thông báo đầy đủ về điều đó. có thể phản hồi một cách xây dựng.
Được trang bị với nhiều thông tin thu thập được trong các cuộc họp này, bạn có thể chuẩn bị cuộc họp làm việc đầu tiên của mình một cách hiệu quả!
Tệp này được tham chiếu trong: Làm thế nào để quản lý một nhóm?
