Là một nhà quản lý, bạn gặp phải các tình huống khác nhau trong khuôn khổ nhiệm vụ của mình, đòi hỏi một sự quản lý thích ứng để có hiệu quả. Trong khi một số khía cạnh của tư thế này quen thuộc và tương đối tự nhiên đối với bạn, những khía cạnh khác có thể khiến bạn khó chịu - thậm chí là bất an. Phương pháp tiếp cận quản lý 4 chiều của Birkinshaw đưa ra 4 yếu tố chính của tư thế nhà quản lý để giúp bạn nhìn nhận mọi thứ rõ ràng hơn.
Mỗi tổ chức có một phong cách quản lý riêng, phụ thuộc vào cả yếu tố bên trong và bên ngoài. Tuy nhiên, trong mô hình của mình, Birkinshaw tin rằng có 4 yếu tố chính nội tại đối với tư thế của bất kỳ nhà quản lý nào: mục tiêu, nhiệm vụ, ra quyết định và động lực cá nhân. 4 thứ nguyên đóng vai trò chính trong bất kỳ chiến lược nào.
Bạn sẽ có thể lấy cảm hứng từ phương pháp này, thay vì đưa ra các sơ đồ / hướng dẫn tiêu chuẩn, bạn sẽ khuyến khích lùi lại một bước bằng cách khuyến khích suy ngẫm về tư thế của chính bạn. Điều này sẽ cho phép bạn chọn chế độ quản lý thích hợp nhất cho tình huống của bạn. Do đó, bạn sẽ đạt được hiệu quả, sự tự tin và khả năng lãnh đạo.
Giới thiệu
Theo Julian Birkinshaw - học giả người Anh, giáo sư chiến lược và khởi nghiệp tại Trường Kinh doanh London - bất kỳ tư thế quản lý nào cũng có 4 khía cạnh chính, bất kể tổ chức, lĩnh vực hoạt động hay thậm chí là chiến lược đã xác định:
- Bàn thắng : định nghĩa và giám sát các mục tiêu.
- Nhiệm vụ : điều phối các nhiệm vụ khác nhau do nhân viên của bạn thực hiện và bạn không có quyền kiểm soát thực sự theo quan điểm lãnh đạo thuần túy.
- Các quyết định : ra quyết định hàng ngày - của bạn, người quản lý, ở chế độ dọc - tác động đến nhiều người khác nhau ở các cấp độ khác nhau.
- Động lực cá nhân : duy trì một mức động lực nhất định trong mỗi nhân viên của bạn, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc bất kỳ dự án nào.
Đối với mỗi kích thước này, Birkinshaw xác định 2 đầu cho phép giới hạn hiệu chuẩn:
- Một mặt, phong cách quản lý mà ông mô tả là " truyên thông ": được tạo thành từ các thực hành được thực hiện từ lâu và được công nhận trên toàn cầu là có hiệu quả.
- Mặt khác, phong cách " thay thế ": được tạo thành từ các phương pháp và thông lệ quản lý sáng tạo hơn và đôi khi gây tranh cãi.
Không có cái gọi là phong cách quản lý tốt hay xấu. Cả hai phong cách này đều có những ưu điểm và hạn chế. Hầu hết các công ty nằm ở đâu đó giữa 2 cực này với mô hình quản lý kết hợp các đặc điểm của mỗi 2 cực này theo các biện pháp riêng - ngay cả khi nhìn chung, khía cạnh truyền thống vẫn là ưu thế hơn.
Chi tiết 4 kích thước
Tùy thuộc vào tổ chức, đội nhóm, môi trường, lĩnh vực hoạt động, v.v., phong cách quản lý khác nhau và bạn phải thích ứng trong khi duy trì phong cách của riêng mình.
Mục tiêu của ma trận này là phân tích tư thế của bạn để xác định vị trí của nó và xác định xem nó có phù hợp với mục tiêu tổng thể của bạn hay không hoặc có thái độ tốt hơn và hiệu quả hơn hay không. Và nếu vậy, cái nào.
Bàn thắng
Kích thước này được khớp nối giữa sự liên kết - đại diện cho mặt truyền thống - một mặt và xiên - mặt khác - mặt khác.
Căn chỉnh
Các mục tiêu cá nhân cổ điển được xác định rõ ràng và có thể đạt được. Điều nguy hiểm là nhân viên có thể chỉ đạt được mục tiêu của họ với mục đích duy nhất là nhận được sự công nhận nào đó mà không có bất kỳ tác động nào đến kết quả hoạt động chung của nhóm và / hoặc công ty.
Ví dụ: thưởng mục tiêu, giữ ngày hoàn thành dự án, v.v.
Obliquity
Các mục tiêu được đặt ra ít trực tiếp hơn và cụ thể đối với từng nhân viên. Điều này có nghĩa là mọi người đều xác định mục tiêu của riêng mình, biết cách tìm đường và nắm bắt cơ hội để đạt được mục tiêu đó. Ý tưởng là trao quyền nhiều hơn cho các cá nhân hướng tới một mục tiêu chung toàn cầu. Điều này thúc đẩy động lực và sự sáng tạo và đáp ứng hiệu quả hơn các nhu cầu khác nhau của nhóm và mỗi cá nhân.
Để tránh xa hơn, hãy nhắc nhở nhân viên của bạn về các mục tiêu tổng thể của công ty, nêu ý nghĩa cho sứ mệnh của họ, nhưng hãy cho họ thời gian đủ để đạt được các mục tiêu của riêng họ.
Nhiệm vụ
Sự phối hợp của các nhiệm vụ khác nhau của mỗi nhiệm vụ được thực hiện một cách quan liêu hoặc cấp bách.
Quan liêu
Cơ cấu của công ty được xác định rõ ràng: các quy tắc và các thủ tục khác nhau được thiết lập rất chính thức. Vai trò của mỗi người đều được phân định rõ ràng. Một hình thức hóa phổ biến đặc biệt trong các nhóm lớn. Mặt hạn chế là làm giảm đáng kể sự tự do và sáng tạo trong các đội. Đây có thể là nguyên nhân dẫn đến việc giảm năng suất và làm giảm năng suất.
Sự xuất hiện
Tính độc lập và tự chủ của nhân viên - các nguồn động lực, sáng tạo và đổi mới - trong mô hình này, khuyến khích mạnh mẽ. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì điều này có thể gây ra sự vô tổ chức nhất định của công ty, thiếu giao tiếp cũng như tầm nhìn toàn cầu bị bóp méo - thậm chí mù quáng.
Để tăng tính chủ động của nhân viên, bạn nên tổ chức các cuộc họp phản hồi thường xuyên để duy trì động lực của mọi người ở mức tối đa, thúc đẩy sự gắn kết và sáng tạo và điều chỉnh quỹ đạo kịp thời để duy trì chiến lược tổng thể.
Các quyết định
Kích thước này khác nhau giữa hệ thống cấp bậc, dành cho quản lý truyền thống và trí tuệ tập thể cho những nhà quản lý phá cách hơn.
Hệ thống cấp bậc
Các quyết định được thực hiện theo vị trí thứ bậc của từng người trong công ty. Người quản lý cao nhất có toàn bộ trách nhiệm đối với các nhân viên dưới quyền của mình. Việc ra quyết định được thực hiện một cách đơn độc, không tham khảo ý kiến của cấp dưới. Một quy trình đơn giản, nhanh chóng, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả.
Hệ thống phân cấp muốn những người quản lý ở cấp cao hơn trong hệ thống phân cấp - và thường là những người lâu đời nhất - có khả năng ra quyết định hoặc đề xuất những ý tưởng đổi mới cao nhất. Tuy nhiên, đây không phải là luôn luôn như vậy! Một số đề xuất đến từ bên dưới đôi khi nói về mặt chiến lược tốt hơn nhiều.
Trí tuệ tập thể
Các quyết định được thực hiện chung, mọi người - người quản lý và cộng tác viên - có khả năng thể hiện bản thân một cách tự do và là lực lượng đề xuất. Ưu điểm của phương pháp quản lý như vậy là nhân viên tham gia nhiều hơn vào công ty, có động lực hơn, hạnh phúc hơn trong công việc và do đó năng suất cao hơn.
Tuy nhiên, hệ thống này có những hạn chế nhất định: việc đưa ra các quyết định tập thể có thể tốn nhiều thời gian và chi phí. Ngoài ra, có thể khó quyết định giữa quá nhiều ý tưởng hay.
Có thể chuyển sang chế độ quản lý hợp tác hơn bằng cách thu hút các nhân viên trẻ tham gia vào quá trình ra quyết định hoặc thậm chí bằng cách ủy quyền nhiều hơn và trao quyền cho nhân viên của bạn.
Động lực cá nhân
Chiều hướng cuối cùng của quản lý theo Julian Birkinshaw bao gồm từ động lực cá nhân bên ngoài thông thường đến động lực mang tính xây dựng và nội tại hơn.
Động lực thông thường
Tiền từ lâu đã trở thành đòn bẩy chính của động lực bên ngoài trong các công ty. Các chương trình khuyến mãi và tiền thưởng khác nhau luôn thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ để từng bước leo lên hệ thống cấp bậc và một ngày nào đó được đề nghị một vị trí quản lý. Tuy nhiên, nỗi sợ hãi bị mất việc hoặc bị giáng chức có thể được cảm nhận một cách đau đớn.
Vì vậy, sẽ có lúc bản thân sứ mệnh và / hoặc sự hài lòng mà nó mang lại được ưu tiên hơn so với khía cạnh tài chính và động cơ thay đổi.
Động lực xây dựng
Nguyên tắc là sắp xếp tài năng của mỗi người một cách khéo léo và hiệu quả, tính đến yếu tố thúc đẩy họ sâu sắc, mang lại cho họ sự hài lòng, hạnh phúc trong công việc, v.v. Ý tưởng là xác định các vị trí được thiết kế riêng, mang lại ý nghĩa cho các sứ mệnh, phù hợp với các mục tiêu tổng thể của công ty và tài năng của nhân viên.
Khó khăn chính nằm ở chỗ mỗi cá nhân là duy nhất, khác biệt với những người khác và những gì thúc đẩy một người sẽ không ảnh hưởng đến người khác. Do đó, thách thức đối với người quản lý ở đây là giao tiếp trôi chảy với nhân viên của mình để hiểu rõ hơn về họ.
Một cách tốt để tạo động lực hiệu quả là biết điều gì thực sự thúc đẩy nhân viên của bạn và điều chỉnh phong cách quản lý của bạn cho phù hợp. Để làm điều này, bạn có thể dựa vào 4 chiều của mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau chẳng hạn.
Là một nhà quản lý, cách tiếp cận này cho phép bạn đặt câu hỏi và suy nghĩ sâu sắc về phong cách quản lý của mình. Bạn sẽ có thể áp dụng một tư thế phù hợp với các sứ mệnh được giao phó, các giá trị và chiến lược tổng thể của công ty bạn.
Tệp này được tham khảo trong: Trở thành một nhà quản lý giỏi: các phương pháp và công cụ - Làm thế nào để quản lý một nhóm? - Các công cụ quản lý - Áp dụng phong cách quản lý nào?
