Trong một môi trường đầy biến động, hơn bao giờ hết, công ty cần quan tâm đến công tác truyền thông nội bộ để mang lại sự ổn định nhất định cho đội ngũ của mình.
Thường bị bỏ qua khi đối mặt với giao tiếp bên ngoài, người chị lớn của nó, giao tiếp nội bộ vẫn trở thành một kỹ năng chiến lược. Thách thức đối với các tổ chức thực sự rất quan trọng: đó là vấn đề biết cách giao tiếp về các giá trị và mục tiêu chung của họ.
Nhiệm vụ liên lạc nội bộ
Trực thuộc bộ phận Tiếp thị hoặc Nhân sự tùy theo tổ chức, vai trò của chức năng này là thiết kế và thực hiện một kế hoạch truyền thông nội bộ chiến lược phù hợp với chính sách chung của công ty và trong một phạm vi nguồn lực nhất định (vật lực, nhân lực, tài chính. ).
Theo nghĩa này, nó đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức:
- quản lý nguồn gốc của thông tin và lưu thông của nó ,
- giúp đỡ giám đốc điều hành và quản lý để giao tiếp tốt hơn ,
- quản lý môi trường xã hội để giữ cho nó tốt nhất có thể,
- tuyển dụng nội bộ.
Các mục tiêu chính
Nhìn chung, giao tiếp tốt trong công ty sẽ cải thiện hiệu quả của tổ chức bằng cách cung cấp tính nhất quán tốt hơn. Một đức tính khác: tăng năng suất nhờ tăng động lực làm việc của nhân viên. Do đó, giao tiếp nội bộ cho phép công ty:
- mẫu đơn : cho phép nhân viên của mình có được các kỹ năng mới,
- báo : thông qua các công cụ như nhật ký công ty,
- động viên : tích hợp nhân viên vào kế hoạch kinh doanh bằng cách nâng cao vai trò của họ,
- liên bang : mang lại cảm giác thân thuộc bằng cách tận dụng các giá trị và mục tiêu chung.
Sự tham gia của cá nhân nhiều hơn
Việc dịch trực tiếp một thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả là một sự đầu tư quá mức của cá nhân về phía các cộng tác viên, rất có lợi cho cấu trúc. Sự tham gia mang lại giá trị gia tăng tạo nên sự khác biệt trong bộ mặt của cuộc thi.
Tinh thần tốt hơn của quân đội
Trong tình huống khủng hoảng, nhân viên cần những tiêu chuẩn vững chắc. Họ cần được thông báo về những gì đang diễn ra, cả bên trong và bên ngoài. Tinh thần tốt cho phép bạn đối mặt với những thời điểm khó khăn và quản lý những sự kiện này mà không làm suy giảm khả năng của bạn.
Giao tiếp nội bộ được tiến hành tốt tạo ra một môi trường tin cậy, tăng cường đối thoại giữa các tầng lớp khác nhau của công ty. Tác động cũng được phản ánh trong việc giảm tỷ lệ nghỉ học.
Tăng lòng trung thành của nhân viên
Trong thời đại quản lý nhân tài và tiếp thị nhân sự hiện nay, truyền thông nội bộ là đòn bẩy mạnh mẽ để duy trì điểm mạnh của một người và dẫn họ đến thành công cũng như sự hoàn thiện của cá nhân và tập thể.
Sự cải tiến trong dịch vụ được cung cấp
Giao tiếp nội bộ mang lại ý nghĩa cho các hành động. Nhân viên có tư duy tốt, tham gia vào cuộc sống của công ty, đó là một dịch vụ tốt nhất cung cấp cho khách hàng .
Thêm thông tin phản hồi cho quản lý cao nhất
Giao tiếp nội bộ phải hai chiều. Luồng thông tin không chỉ từ trên xuống. Ai nói giao tiếp, nói phản hồi. Do đó, tổ chức phải lập kế hoạch cho các kênh phản hồi thông tin. Ban lãnh đạo cao nhất do đó có cái nhìn tốt hơn về suy nghĩ của tất cả nhân viên. Căng thẳng nhanh chóng được giải tỏa, xung đột được hiểu rõ hơn. Thay đổi được thúc đẩy một cách hiệu quả.
Mức độ thông tin giống nhau cho tất cả mọi người
Rất khó chịu cho một nhân viên khi biết tin tức (tốt hoặc xấu) về công ty của mình thông qua một kênh bên ngoài. Một fortiori khi chúng không chính xác hoặc thậm chí không chính xác. Do đó, công ty phải chủ động và phổ biến thông tin kịp thời cho nhân viên của mình.
Căn chỉnh thành công
Nếu mọi người biết chính xác ý nghĩa của các mục tiêu chiến lược của công ty và ứng dụng của chúng, thì việc đưa ra các quyết định đi theo cùng một hướng sẽ dễ dàng hơn.
Cải thiện hình ảnh ngoài trời
Hình ảnh đầu tiên đưa ra cho khách hàng thường là hình ảnh được truyền tải bởi nhân viên của công ty. Cái sau phải tích hợp các yếu tố hữu hình và vô hình tạo thành hình ảnh của thực thể của chúng. Xin nhắc lại: các yếu tố của văn hóa có thể được cảm nhận từ bên ngoài, do đó khách hàng.
Làm thế nào để thiết lập một chiến lược truyền thông nội bộ?
Với các công cụ ngày nay, đặc biệt là sự phát triển của các dịch vụ mạng nội bộ và các cổng thông tin web 2.0 khác, việc giao tiếp với nhân viên trở nên rất dễ dàng. Tuy nhiên, sự dễ dàng rõ ràng này đôi khi lại trở thành một cái bẫy, bởi vì người ta có thể nghĩ rằng để giao tiếp, chỉ cần cung cấp cho các nền tảng thông tin này nội dung mới là đủ. Tuy nhiên, giống như hướng tới khách hàng, truyền thông nội bộ phải là chủ đề phản ánh chiến lược thực sự mà đỉnh cao là một kế hoạch hành động. Cái sau có thể được đưa vào một cách tiếp cận chung liên kết cả bên ngoài và bên trong. Cách tiếp cận này có ưu điểm là đạt được tính nhất quán và tích hợp các yếu tố hình ảnh tốt hơn.
Các công ty quản lý để tạo ra một cuộc đối thoại lâu dài với nhân viên của họ có tài sản mạnh mẽ để đạt được mục tiêu của họ. Do đó, để đạt được mức hiệu suất tối ưu, giao tiếp nội bộ phải là một phần trong văn hóa của họ.
Chìa khóa thành công
Đối với giao tiếp bên ngoài, nội bộ, hướng tới nhân viên của mình, đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ và có cấu trúc:
- xác định mục tiêu : xác định mục đích của quá trình, xác định các đường truyền thông, liệt kê các công cụ có sẵn, các nguồn lực được phân bổ, v.v.
- lựa chọn và thực hiện các phương tiện : chọn các công cụ sẽ được sử dụng, thành lập nhóm sẽ phụ trách dự án và quy trình, liên quan đến các nhân vật chính, v.v.
- đo lường kết quả : khảo sát sự hài lòng, phản hồi, v.v. để đo lường các tác động của chiến lược truyền thông nội bộ, cải thiện tính hiệu quả của chiến lược đó hoặc thực hiện lại, nếu cần.
Phương tiện truyền thông
Các phương tiện truyền thông khác nhau có sẵn cho bạn tùy thuộc vào chiến lược của bạn và các nguồn lực được phân bổ cho quá trình này, được phân thành 2 loại chính: tài liệu nói và viết .
Hỗ trợ bằng miệng
- Phỏng vấn cá nhân : chúng là cơ hội để đối thoại, trao đổi cá nhân với từng nhân viên trong đó các chủ đề khác nhau được thảo luận: đánh giá, kế hoạch đào tạo, phát triển nghề nghiệp, v.v.
- Các cuộc họp (thông tin, trao đổi, v.v.): các cuộc họp này cho phép truyền tải nhiều thông tin khác nhau về công ty, tin tức, thành công của công ty, v.v. với tất cả các nhân viên.
Tài liệu viết
- Nhật ký nội bộ, tập sách chào mừng, bản ghi nhớ, v.v. : trình bày về công ty, thảo luận về tin tức, dự án, thành công của công ty, v.v.
- Hộp gợi ý : chuyển tiếp thông tin, thúc đẩy cải tiến và sáng kiến cũng như trao quyền cho nhân viên, v.v.
- Trưng bày : cung cấp thông tin về bảo mật, quy định nội bộ, các sự kiện trong nội bộ công ty, các dịch vụ bổ sung dành cho nhân viên, v.v.
- Mạng nội bộ, CSR : thông báo, trao đổi, truyền tải, đào tạo, v.v.
- Sự kiện : khai trương, lễ kỷ niệm thành lập công ty, lễ kỷ niệm một thành công cụ thể, một sự đổi mới, v.v.
