Phương pháp luận OKR (Mục tiêu và Kết quả Chính) là gì? Làm thế nào để thực hiện hệ thống quản lý này? Các phương pháp hay nhất là gì? Làm thế nào để thiết lập mục tiêu?
Tóm lược
- Định nghĩa các Mục tiêu và Kết quả Chính (bao gồm các ví dụ về các mục tiêu OKR)
- Lợi ích của OKRs
- Các tiêu chí thành công của OKRs
- Làm thế nào để triển khai phương pháp OKR?
OKR: định nghĩa
OKR là từ viết tắt của "Mục tiêu và Kết quả Chính" hoặc trong tiếng Pháp là "Mục tiêu và Kết quả Chính". Nó là một hệ thống quản lý để xác định các mục tiêu, chia nhỏ chúng ở tất cả các cấp và liên kết các kết quả chính. Những điều này góp phần vào sự thành công của mục tiêu.
Lấy cảm hứng từ công trình của Peter Drucker vào những năm 1950 về quản lý theo mục tiêu (MPO), Andrew Grove, Giám đốc điều hành của INTEL, đã chính thức hóa “Mục tiêu và Kết quả chính” vào những năm 1980. Ngày nay, hệ thống này được thực hiện bởi tất cả các loại hình công ty, bao gồm cả Google , Spotify, …
Mục tiêu là gì?
Mục tiêu là một mục tiêu định tính cần đạt được trong một khoảng thời gian xác định. Nó đưa ra hướng mà chúng ta muốn thực hiện. Chúng ta muốn đi đâu? Nó đào tạo và tập trung những nỗ lực của một nhóm hướng tới một mục tiêu chung. Nó mang lại ý nghĩa cho các hành động được thực hiện: "chúng tôi làm điều này, bởi vì chúng tôi muốn trở thành …"
Sử dụng các mục tiêu SMART, truyền cảm hứng và huy động:
- NS cho Cụ thể,
- NS cho Có thể đo lường,
- ĐẾN cho Có thể đạt được,
- NS cho những người theo chủ nghĩa hiện thực,
- NS cho Tạm thời được xác định.
Kết quả chính là gì?
Sự thành công của một kết quả quan trọng góp phần vào việc đạt được mục tiêu mà nó được kết nối. Nó phải có thể đo lường được: nó bao gồm một thước đo và một giá trị mục tiêu.
Cảnh báo: đôi khi các kết quả chính thường bị nhầm lẫn với các nhiệm vụ, phương tiện / hành động được thực hiện. Ví dụ: "Thực hiện một chiến dịch truyền thông" không phải là kết quả quan trọng trong khi "Đạt được tỷ lệ nhận biết 20%" là. Hay nói lại: “tung ra sản phẩm mới” là một phương tiện (hoặc một hoạt động), “đạt được 15% thị phần với sản phẩm mới” là kết quả then chốt.
Thông thường, xác định 3 kết quả chính cho mỗi mục tiêu. Điều quan trọng là giữ cho nó đơn giản, hiệu quả trong khi sử dụng đủ các chỉ số để có liên quan. Con số chính xác thường là từ 2 đến 5.
Sự khác biệt giữa KPI và kết quả chính của OKR : KPI đo lường hiệu suất của một quá trình, một hoạt động, một dịch vụ, một chiến dịch, v.v. KPI có thể được sử dụng như một tín hiệu cảnh báo, để xác định các vấn đề và những gì cần cải thiện. Nó cho phép bạn theo dõi và quản lý một hoạt động thông qua trang tổng quan. Kết quả quan trọng đặt ra một giá trị cần đạt được để tham gia vào sự thành công của mục tiêu. Nó có một khía cạnh quản lý mạnh mẽ nhờ được tích hợp vào một hệ thống quản lý hoàn chỉnh và chặt chẽ. Số liệu được sử dụng trong kết quả có thể là KPI.
Từ ngữ của mục tiêu là điều cần thiết.
Ví dụ về ống kính OKR:
ví dụ 1 - Ghi bàn : Trở thành người dẫn đầu trong thị trường của nó
- Tăng số lượng sản phẩm tiếp thị lên 20%
- Đạt được tỷ lệ thành công 80% cho các phiếu mua hàng
- Tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên 75%
Ví dụ về mẫu Excel được cung cấp cùng với trang tính thực hành
Quan trọng: mục tiêu phải rõ ràng, thực tế, cụ thể… xem phương pháp SMART
Ví dụ 2 - Trong tiếp thị kỹ thuật số, đối với chiến lược hướng đến:
Ghi bàn : tăng số lượng khách hàng tiềm năng
- Giảm tỷ lệ thoát từ 70% xuống 50%
- Tăng lưu lượng truy cập trang web từ 500.000 khách lên 700.000 khách
- Tăng số lượt xem trang trên mỗi lượt truy cập từ 1,5 lên 2,5
Ví dụ 3 - để giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh
Ghi bàn : tăng doanh thu
- Tăng thời gian truy cập từ 70% lên 80%
- Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng lên 20%
- Mở rộng danh mục khách hàng thêm + 20%
Lợi ích của OKRs
Những lợi ích là rất nhiều. Chúng giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, cụ thể là bằng cách:
- đạt được những mục tiêu đầy tham vọng - bằng cách định vị công ty bền vững trong việc tìm kiếm hiệu suất.
- Sự tham gia của người lao động - OKR mang lại ý nghĩa cho hoạt động của nhân viên với các ưu tiên rõ ràng. Họ biết rằng nỗ lực hàng ngày của họ là một phần để đạt được mục tiêu mà họ biết. Hoạt động của họ hoàn toàn được kết nối với chiến lược của công ty. Tất cả nhân viên đều hướng về cùng một hướng. Tương tự như vậy, các đội chịu trách nhiệm về mục tiêu của họ.
- Tăng cường sự nhanh nhẹn - công ty đạt được sự nhanh nhạy để thích ứng với các điều kiện mới trên thị trường và môi trường cạnh tranh của nó.
- Sự phù hợp của các mục tiêu - Đảm bảo tính nhất quán giữa các cấp khác nhau của công ty, tăng cường năng lực của công ty để đạt được các mục tiêu cao hơn.
Các tiêu chí thành công của OKRs
Dưới đây là các nguyên tắc chính để hệ thống này hoạt động hiệu quả:
Ở cấp độ của toàn bộ thiết bị:
- Làm việc theo chu kỳ ngắn : giống như các phương pháp nhanh nhẹn, OKR chiến thuật là một phần của chu kỳ ngắn (thường là hàng quý). Hiệu quả nằm ở khả năng đáp ứng và thích ứng với các thông số mới chi phối một hoạt động. Đặt mục tiêu trung gian.
- Tự giới hạn số lượng OKR để tập trung vào các mục tiêu quan trọng: tối đa 5 OKR mỗi cấp, 2 đến 5 Kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
- Tính minh bạch là điều cần thiết. OKR là công khai. Họ được truyền thông rộng rãi và có thể được tư vấn bởi tất cả các nhân viên. Tính minh bạch này là một trụ cột của hệ thống.
- Không liên kết OKR với đánh giá hiệu suất của nhân viên . Mục tiêu là tập hợp các nỗ lực hướng tới một mục tiêu chung và không chỉ để khen thưởng / xử phạt thành tích cá nhân. OKR là một công cụ quản lý chứ không phải là một công cụ đánh giá. Nếu không, sẽ có rủi ro là nhân viên sẽ thương lượng chắc chắn để có thể đạt được các mục tiêu. Một tình huống khác xa với các nguyên tắc và đức tính của hệ thống: thúc đẩy nghị lực vượt qua chính mình!
- Có các mục tiêu có thể đo lường được
Về kết quả chính:
- Sử dụng các biện pháp thực sự … có thể đo lường được . Đảm bảo trước rằng thông tin nguồn có sẵn. Đừng xây dựng các nhà máy khí đốt để lấy dữ liệu. Tương tự như vậy, cái sau phải đáng tin cậy, không thể chối cãi.
- Chọn các biện pháp có tác động nhiều nhất đến mục tiêu . Mức độ phù hợp của hệ thống đang được đề cập. Kết quả chủ yếu dựa trên những nguyên nhân chính có ảnh hưởng trực tiếp. Vì vậy, Manager GO! khuyến nghị bạn sử dụng các công cụ như sơ đồ Ishikawa.
- Có quyền truy cập vào các giá trị tham chiếu trước bất kỳ sáng kiến nào. Có, nâng mức độ hài lòng của khách hàng lên 75%, nhưng chúng ta phải bắt đầu từ đâu?
- Đặt mục tiêu đầy tham vọng . Mục tiêu là để mọi người tận dụng tốt nhất: giải phóng sự sáng tạo, thúc đẩy sự cam kết và năng động … nói tóm lại, hãy biến những chỉ số này trở thành thách thức hàng ngày.
Tại Google, đó là câu hỏi về “mục tiêu kéo dài”: những mục tiêu này phải đưa nhân viên ra khỏi vùng an toàn của họ, thúc đẩy họ đạt được những điều mà họ chưa làm được hoặc thậm chí là họ không tưởng tượng ra. ' để thực hiện… trong bối cảnh này, tiêu chuẩn cần đạt được là 70% mục tiêu (xem bản trình bày video https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc). Nếu thường xuyên đạt được 100% là do mục tiêu không đủ tham vọng. Hệ thống này có thể có những tác động xấu, chẳng hạn như có thể khiến quân đội bị loại. Một thách thức trên tất cả là một mục tiêu cần đạt được. Nếu sau này là không thể truy cập được tại sao phải nỗ lực?
- Thực hiện theo dõi thường xuyên - ngay cả khi các biện pháp được thiết lập hàng quý, đừng đợi đến cuối kỳ để xem kết quả. Chúng phải hiện diện trong tâm trí mọi người và là đối tượng giám sát thường xuyên. Ví dụ, theo dõi tiến trình của kết quả trong thời gian ngắn hoặc cơ hội khác để thảo luận nhóm.
Làm thế nào để triển khai phương pháp OKR?
Không có phương pháp luận chính thức nào để thực hiện một hệ thống quản lý như vậy. Phương pháp OKR dựa trên một số nguyên tắc được tích hợp . Chúng ta phải biết rằng đây là một cách quan niệm mới về hoạt động của tổ chức trong mối quan hệ với các hệ thống quản lý truyền thống. Như vậy, sự thay đổi là rất sâu sắc, và do đó các nguy cơ phản kháng là có thật.
Các chiến lược và quy trình thực hiện
Tìm cách bắt chước những người đi trước (Google et Cie), không nhất thiết phải là cách tiếp cận đúng. Nó sẽ tốt hơn điều chỉnh khái niệm cho phù hợp với các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp của bạn : cấu trúc, văn hóa, thị trường… Việc “sao chép và dán” trong lĩnh vực này hiếm khi hiệu quả.
Nên bắt đầu quy mô nhỏ, cục bộ hóa và triển khai dần dần các OKR trên quy mô lớn hơn. Thực hành này giúp việc học và áp dụng hệ thống dễ dàng hơn. Sau đó có thể có hai cách tiếp cận:
- Bắt đầu với mức phân cấp cao nhất và triển khai các phương pháp thực hành xuống dưới (cách tiếp cận Từ trên xuống).
- Bắt đầu với một nhóm thí điểm (hoặc dịch vụ) trước khi dần dần phổ biến cho toàn bộ công ty.
Việc thực hiện được dẫn dắt bởi một người quản lý dự án, với sự hỗ trợ chắc chắn và cam kết của ban quản lý. Dự án cũng có thể được quản lý hoàn toàn bởi một nhóm làm việc (hoặc tham chiếu). Giống như các phương pháp Agile, những đại diện này có thể hoạt động như những "Nhà vô địch". Họ là hiện thân của hệ thống mới và đóng góp vào việc áp dụng nó hàng ngày trong công ty.
Cấu trúc của OKRs
- Xác định mục tiêu chính ở cấp cao nhất
Dựa vào tầm nhìn và sứ mệnh chính của công ty để xác định mục tiêu nhất quán. Điều sau đặt ra phương hướng tổng thể mà toàn bộ công ty phải di chuyển. Nó là cơ sở để sắp xếp những người khác. Kho lưu trữ cuối cùng.
Đó là một mục tiêu dài hạn. Chu kỳ của OKR chiến lược được thiết lập trong hơn một năm.
- Xác định OKR hàng quý
Đây là những mục tiêu chiến thuật liên kết với các đội. Đối với mỗi quý vừa qua, OKR được đánh giá lại. Để thiết lập chúng, các nhóm dựa vào các OKR chiến lược.
Tệp này được tham chiếu trong: Hệ thống quản lý
