Hiệu quả và sự thành công của một nhóm không chỉ phụ thuộc vào các kỹ năng hiện có bên trong nó hoặc vào hoạt động tốt của nhóm. Người quản lý phải nhận thức được các giai đoạn khác nhau trong quá trình phát triển của một đội, từ cấu thành đến tốc độ bay tối ưu của đội. Do đó, anh ta phải có khả năng hỗ trợ từng giai đoạn này bằng cách áp dụng tư thế quản lý thích hợp.
Chìa khóa thành công của một nhóm
Một nhóm không thể trở nên thành công trong một sớm một chiều, bất kể kỹ năng và chuyên môn của mỗi thành viên trong nhóm tuyệt vời như thế nào. Bất kỳ nhóm mới thành lập nào cũng chắc chắn phải trải qua một số giai đoạn trước khi trở nên thực sự thành công cho công ty.
Để một nhóm hoạt động hiệu quả, người quản lý có 2 mục tiêu chính:
- Xây dựng đội ngũ phù hợp , một người sẽ có thể thực hiện các dự án và sứ mệnh, đạt được các mục tiêu chung nhờ các kỹ năng cá nhân phục vụ cho nhóm và khả năng suy nghĩ và làm việc cùng nhau của tất cả mọi người.
- Hỗ trợ và dẫn dắt nhóm đầy đủ trong suốt quá trình phát triển của nó. Trên thực tế, tư thế của người quản lý là điều cần thiết để dẫn dắt nhóm từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.
Do đó, nhà lãnh đạo sẽ phải điều chỉnh cách quản lý của mình và truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của mình tại mỗi thời điểm quan trọng của quá trình phát triển. Mỗi giai đoạn này đều có những thách thức cụ thể. Mục tiêu là cùng nhau học hỏi và phát triển cho đến khi đạt được hiệu quả tối ưu.
Các giai đoạn phát triển nhóm
Vào những năm 60, Bruce W. Tuckman, tiến sĩ tâm lý người Mỹ, chuyên gia về động lực của nhóm, đã xác định 4 giai đoạn chính trong sự phát triển của một nhóm, bất kể đó là:
- Hiến pháp ( Hình thành ),
- nhiễu loạn ( Bão táp ),
- tiêu chuẩn hóa ( Định mức ),
- hiệu suất ( Biểu diễn ).
Các giai đoạn mà anh ấy sẽ thêm vào một vài năm sau đó thì giải thể ( Điều chỉnh ).
Hình thành - Cấu thành nhóm
Đây là bước đầu tiên. Người quản lý đã tập hợp đội của mình lại. Anh ấy chủ yếu sẽ có vai trò điều phối ở đây. Sự hiện diện của anh ấy rất quan trọng đối với nhóm mà hơn bao giờ hết cần một người lãnh đạo, một người hướng dẫn.
Các thành viên khám phá và làm quen với nhau. Mọi người đều tìm hiểu về vai trò và nhiệm vụ của chính họ trong nhóm do đó tạo ra và của những người đồng đội của họ. Nhóm chưa được liên kết. Mọi người chơi bài của riêng mình.
Các câu hỏi chính xoay quanh ai là ai và ai làm gì. Các tính cách được tiết lộ. Các mối quan hệ được thiết lập.
Thành công của giai đoạn này phụ thuộc vào khả năng của các cá nhân khác nhau làm việc cùng nhau một cách hiệu quả trong một mục tiêu được xác định rõ ràng, kinh nghiệm trong quá khứ của họ cũng như tư thế của người lãnh đạo của họ.
Giai đoạn này cũng có thể tồn tại khi một thành viên mới tham gia vào một đội đã được thành lập từ lâu. Đặc biệt là khi nói đến một người quản lý mới hoặc một người có cá tính mạnh.
Vai trò của người quản lý ở giai đoạn này
- Thiết lập bầu không khí tin cậy, lắng nghe tích cực
- Thúc đẩy trao đổi
- Xác định và trình bày hoạt động chính xác của nhóm cũng như vai trò và trách nhiệm của mỗi
- Đảm bảo rằng mọi người đã hiểu và tích hợp điểm trước đó
- Chia sẻ tầm nhìn của bạn, xây dựng mục tiêu
- Phát triển sự gắn kết nhóm, tạo liên kết, tiếp thêm sinh lực cho đội nhóm
- Quản lý thay đổi hiệu quả
Storming - Sự hỗn loạn
Sau đó đến giai đoạn thử nghiệm, khám phá. Mỗi thành viên trong nhóm kiểm tra các vị trí khác nhau trong nhóm. Người quản lý khi đó trở thành người điều hành, hòa giải, huấn luyện viên cho đội của mình.
Các nhân viên vẫn đang trong quá trình tìm hiểu nhau. Họ đang thử nghiệm những cách làm việc khác nhau cùng nhau. Những xích mích - thậm chí là xung đột - thường xuyên được cảm nhận. Các cuộc trao đổi nóng nảy có thể nhanh chóng nảy sinh liên quan đến các yếu tố khác nhau: bất đồng về tổ chức, các góc độ tiếp cận khác nhau, đối đầu về ý tưởng, tranh giành quyền lực, v.v.
Các tính cách xuất hiện và có thể va chạm: chiến tranh về cái tôi, hiểu lầm, không tương thích, v.v.
Nhóm làm việc không hiệu quả và năng suất ở giai đoạn này. Từng chút một, nhiệt huyết của những ngày đầu phai nhạt. Nếu không có bất kỳ phản ứng hay sự can thiệp nào từ người quản lý, nhóm có thể nhanh chóng bùng nổ.
Tư thế đúng của người quản lý
- Khuyến khích các cuộc đối thoại mang tính xây dựng, biến những cạm bẫy khác nhau gặp phải trở thành sức mạnh cho nhóm
- Quản lý căng thẳng và xung đột có thể xảy ra
- Thiết lập quyền lãnh đạo
- Trượt giá mùa màng
- Nhắc nhở những cổ phần, mang lại ý nghĩa, tái tạo động lực cho đội
Standarding - Tiêu chuẩn hóa
Nhóm đang tìm kiếm dấu ấn của mình từng chút một. Hoạt động của nó là cưỡi. Các mối quan hệ công việc được đặt ra một cách có ý thức hoặc vô thức. Nhóm ít nhiều có các quy tắc hoạt động được thiết lập một cách có ý thức để mọi người tuân thủ và tham khảo. Khái niệm thuộc về đội trở nên thiết yếu đối với mỗi thành viên của nó.
Nhân viên đã học cách quản lý căng thẳng và tìm sự đồng thuận để giải quyết những bất đồng của họ. Họ thể hiện trí tuệ cảm xúc, tin tưởng nhau hơn và thoải mái hơn với nhau.
Hiệu quả của nhóm ngày càng lớn. Trí tuệ tập thể đang được đà phát triển. Người quản lý có thể tập trung vào vai trò của vector tương tác, liên kết.
Làm thế nào để quản lý?
- Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để nắm bắt tiến độ và mục tiêu
- Tăng cường quyền tự chủ, trách nhiệm giải trình và ra quyết định
- Đảm bảo thông tin liên lạc luôn thông suốt
- Đánh giá cao và công nhận sự tiến bộ và thành công
- Duy trì sự gắn kết và động lực ở mức tối ưu của họ
Biểu diễn - Hiệu suất
Đội ngũ như vậy hiện đã tồn tại. Các liên kết đã tăng cường và bây giờ là vững chắc. Nhóm là đoàn kết. Anh ấy làm việc một cách thanh thản và hướng tới mục tiêu đã đề ra. Anh ấy trở thành một. Sự tin tưởng, tôn trọng và hợp tác ngự trị tối cao. Hiệu quả và năng suất đang tăng lên từng ngày.
Nhóm bây giờ có thể giải quyết vấn đề một cách độc lập và hiệu quả. Anh ta giao tiếp và tương tác một cách linh hoạt và phù hợp với những người đối thoại khác nhau của mình - nhà cung cấp, khách hàng, các bộ phận khác của công ty, v.v.
Động lực đang bật và động lực ở trên cùng. Người quản lý làm cho nhân viên của mình có trách nhiệm hơn và đảm bảo rằng sự năng động của nhóm được duy trì.
Thái độ của người quản lý
- Tạo mối liên kết giữa nhóm và các tổ chức khác của công ty
- Duy trì động lực, đảm bảo sức khỏe của đội
- Giúp đỡ trong việc ra quyết định
- Theo dõi tiến độ của các dự án và mục tiêu, xác nhận và khen thưởng những thành công
Điều chỉnh - Giải thể
Một số đội không có nghĩa là để cuối cùng. Ví dụ, đây là trường hợp trong các dự án thực hiện một lần hoặc trong khuôn khổ hợp đồng công. Các đội đã hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành mục tiêu. Nhóm được thành lập đặc biệt cho dự án không còn cần thiết nữa. Mỗi nhân viên ra đi đến những chân trời khác, những sứ mệnh khác.
Nó cũng có thể xảy ra khi một thành viên được đánh giá cao - hoặc người quản lý - của nhóm rời nhóm vì một lý do nào đó. Không có gì lạ khi thấy một số thành viên khác của nhóm sau đó rời tàu.
Nếu cả đội rất chặt chẽ, các nhiệm vụ phức tạp để thực hiện và các mối quan hệ thực sự được trui rèn, thì không có gì lạ khi mọi người đều phải trải qua cảm giác buồn bã. Khoảng trống xuất hiện sau vài tuần / tháng căng thẳng này ở bên nhau. Đó là sự kết thúc của một cái gì đó dữ dội. Rất khó để bắt đầu ngay một dự án mới.
Thông thường, các thành viên của các nhóm như vậy sẽ giữ liên lạc sau khi được phân công và thích làm việc cùng nhau trở lại nếu có cơ hội.
Vai trò của nhà quản lý ở đây trên hết là hỗ trợ, đi kèm với sự thay đổi.
Hỗ trợ cho người quản lý
- Tôn vinh những thành công, công nhận công việc và tài năng của nhau
- Tổ chức một bữa tối / kết thúc nhiệm vụ hoặc tiệc chia tay, nếu cần thiết
- Linh hoạt, phân bổ lại vai trò và trách nhiệm
- Tuyển thành viên mới nếu cần
- Đưa ra các quan điểm phát triển mới
Sự tiến hóa không diễn ra cùng một tốc độ cho tất cả các đội. Một số yếu tố phát huy tác dụng: quy mô của nhóm, quan niệm về sự đúng giờ hay không đúng giờ trong hiến pháp của nhóm, vị trí ở một hoặc nhiều nơi, sức mạnh tổng hợp của nhóm, năng lực của người lãnh đạo để hỗ trợ hiệu quả từng giai đoạn, v.v.
Tệp này được tham chiếu trong: Làm thế nào để quản lý một nhóm? - Làm thế nào để cải thiện hiệu suất của một đội?
