Ngày càng có nhiều công ty trải nghiệm chế độ làm việc từ xa cho một số nhân viên nhất định - đôi khi cho tất cả nhân viên của họ. Việc từ bỏ mô hình môi trường làm việc truyền thống chắc chắn dẫn đến sự thay đổi trong phương pháp quản lý, phương pháp và quy trình thông thường.
Quản lý một nhóm ảo yêu cầu một loạt các công cụ và các phương pháp quản lý cụ thể.
Điều hướng nhanh chóng
- Một đội ảo là gì?
- 4 chiều của một nhóm ảo
- Chìa khóa để quản lý các nhóm như vậy
- Các mẹo thực tế để quản lý nhân viên phân tán theo địa lý
Đội "ảo" là gì?
Trước hết, điều thú vị là nhớ lại một đội là gì, cho dù đó là ảo hay không. Nhóm là một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau theo cùng một hướng. Nó chỉ tồn tại thông qua các sứ mệnh của nó, các dự án của nó, các mục tiêu chung của nó. Mọi người đều xác định mình là một phần của cùng một thực thể. Tất cả đều hành động vì lợi ích của nhóm, dưới sự lãnh đạo của một nhà quản lý.
Một nhóm được cho là "ảo" khi các thành viên của nó không phải tất cả đều hoạt động thể chất ở cùng một nơi và cùng một lúc. Do đó, vấn đề là làm việc cùng nhau, nhưng riêng biệt. Cùng với nhau với ý nghĩa là cả đội cùng đi về một hướng, cùng hướng tới một mục tiêu. Riêng biệt, bởi vì không phải tất cả nhân viên đều chia sẻ cùng một văn phòng, cùng một môi trường, cùng giờ làm việc, v.v. và không thực sự rất hiếm khi gặp nhau.
Có một số loại được gọi là đội "ảo". Nó có thể là hành động của các nhóm mà tất cả các thành viên ở cùng một khu vực địa lý, nhưng làm việc - thường xuyên hoặc toàn thời gian - từ một nơi không phải là công ty. Một số làm việc tại nhà, những người khác là người hâm mộ của các trung tâm làm việc chung, vẫn còn những người khác đi du lịch hành tinh như một phần của nhiệm vụ của họ và giao tiếp từ nơi làm việc hiện tại của họ. Đôi khi cả đội không có địa điểm họp cố định và lâu dài.
Với sự ra đời của các công nghệ mới, đặc biệt là trong giao tiếp, nhân viên của các nhóm ảo đang học cách làm việc cùng nhau, đồng thời tự mình hướng tới một mục tiêu chung. Thời gian, không gian và tổ chức được xác định lại. Mối liên kết giữa các nhân viên khác nhau trong cùng một nhóm được tăng cường nhờ các phương thức giao tiếp mới.
Tất nhiên, sáng tác và quản lý một nhóm ảo có những lợi thế, nhưng cũng có những giới hạn nhất định.
Thuận lợi
- Uyển chuyển cho các thành viên trong nhóm - cân bằng tốt hơn giữa cuộc sống riêng tư và nghề nghiệp, tổ chức thời gian làm việc, tổ chức nhiệm vụ, v.v.
- Giam gia cho tổ chức - cơ sở hạ tầng, bất động sản, thiết bị, doanh thu, v.v.
- Năng suất tốt hơn - ít thời gian chết hơn, giao tiếp tốt hơn …
- Tăng sự hài lòng từ nhân viên …
Hạn mức
- Tư cách thành viên nhóm và danh tính khó thực hiện,
- Sự gắn kết nhóm đôi khi khó tạo, khó cài đặt tin cậy,
- Khó khăn trong việc tuyển dụng những hồ sơ phù hợp , soạn đúng nhóm,
- Sự khác biệt về công nghệ tùy thuộc vào vị trí của nhân viên, khó khăn bảo trì CNTT, chi phí bổ sung cho các dịch vụ được thiết lập theo khu vực địa lý, v.v.
- Các rào cản văn hóa, nếu có,
- Vân vân.
4 chiều của một nhóm ảo
Jessica Lipnack và Jeffrey Stamps đã thiết lập 4 khía cạnh đặc trưng cho một nhóm ảo:
- Mục đích của nhóm : nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu và đạt được kết quả. Điều này chuyển thành cam kết, thông qua các nhiệm vụ và nhiệm vụ hàng ngày, của mỗi thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung. Sau này được xác định rõ ràng, chia sẻ và chấp nhận bởi tất cả. Điều này dẫn đến vai trò, trách nhiệm và sứ mệnh cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Do đó, các mục tiêu vừa riêng lẻ vừa phụ thuộc lẫn nhau.
- Cá nhân : một nhà lãnh đạo / quản lý, nhân viên, 2 chiều - bên trong và bên ngoài. Một nhóm ảo không chỉ là một tập hợp các công nghệ, mỗi công nghệ đều phát triển hơn công nghệ khác. Các thành viên của nhóm như vậy phải có khả năng làm việc ở hai cấp độ: nội bộ (độc lập và với các thành viên khác trong nhóm), nhưng cũng với bên ngoài (với các đối tác bên ngoài nhóm - nhà cung cấp, khách hàng, các nhà cung cấp khác nhau, v.v.).
- Liên kết : tương tác, quan hệ giữa các cá nhân thông qua các phương tiện giao tiếp. Các thành viên trong nhóm được liên kết thông qua các công cụ khác nhau (email, tin nhắn tức thời, cầu truyền hình, v.v.) để có thể tương tác với nhau. Những công cụ này giúp bạn có thể xóa bỏ khoảng cách, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và việc ra quyết định. Do đó, các thành viên của một nhóm ảo xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân vững chắc và phát triển bầu không khí tin cậy lẫn nhau. Các yếu tố cơ bản cho hiệu quả và năng suất.
- Của thời gian : chương trình làm việc / lịch, các dự án, vòng đời của nhóm. Người quản lý của một nhóm ảo sẽ không thể tập hợp tất cả các thành viên của nó cùng một lúc ở cùng một nơi như anh ta làm với một nhóm cổ điển. Anh ấy sẽ phải đối phó với các chương trình nghị sự của mọi người và những hạn chế về thời gian. Mỗi thành viên, về phần mình, sẽ phải nỗ lực cần thiết để thích nghi tốt nhất có thể. Lý tưởng là xác định điều này ngay sau khi nhóm được thành lập để nó có thể đi lang thang trước khi tìm ra tốc độ hoạt động của mình.
Chìa khóa để quản lý một nhóm ảo
Bạn không quản lý một nhóm ảo giống như bạn quản lý một nhóm "cổ điển". Có một số quy tắc cần tuân theo.
Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là cơ sở của bất kỳ mối quan hệ nào. Khi lãnh đạo một nhóm cộng tác viên rải rác ở nhiều nơi khác nhau, điều cần thiết là phải thiết lập một số công cụ giao tiếp với các mục đích cụ thể:
- chia sẻ thông tin chính thức tất cả các thành viên khác của nhóm hoặc chỉ một số,
- trò chuyện thân mật với đồng nghiệp, như chúng tôi làm xung quanh máy pha cà phê hoặc xung quanh góc hành lang - thông qua Slack chẳng hạn,
- trao đổi trong một cuộc họp ,
- truyền một yếu tố cần thiết cho cả nhóm,
- tiến lên trong một dự án ,
- thông báo một mục khẩn cấp trực tiếp đến đúng người,
- Vân vân.
Vì vậy, điều cần thiết là phải xác định rõ ràng ngay từ đầu việc sử dụng từng phương tiện giao tiếp có sẵn. Điều này tránh mọi hiểu lầm về sau hoặc mất thời gian trong tổ chức. Ngoài ra, nó góp phần tạo ra một cảm giác nhất định về một nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm biết sử dụng công cụ nào, khi nào và cho mục đích gì.
Điều quan trọng nữa là tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập tất cả các kênh liên lạc được thiết lập một cách nhanh chóng và trực quan. Đào tạo đầy đủ phải được cung cấp cho mỗi nhân viên, cho dù nó được thực hiện tại chỗ hoặc thông qua cuộc gọi video hoặc bất kỳ phương tiện nào khác cho phép người tham gia sở hữu toàn bộ và ngay lập tức công cụ được đề cập.
Cảnh báo : điều cần thiết là đảm bảo an ninh của các phương tiện liên lạc, đặc biệt là khi trao đổi dữ liệu bí mật.
Quản lý các dự án
Đặc biệt, một đội được thành lập để thực hiện các dự án.
Đối với điều này, điều cần thiết là đầu tư vào các công cụ hợp tác , dành riêng cho việc quản lý dự án, giúp bạn có thể tuân theo thời hạn, chia sẻ thông tin, gửi thông báo và cảnh báo, theo dõi tiến trình của mọi người, phát hành bản đánh giá theo dõi hàng tuần hoặc hàng tháng liệt kê mọi thứ cần được thực hiện, bởi ai và khi nào.
Việc sử dụng các công cụ này không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn thúc đẩy giao tiếp và trao đổi giữa các thành viên khác nhau trong nhóm. Nhân viên sau có thể theo dõi tiến trình của đồng nghiệp bất cứ lúc nào, thu thập thông tin họ cần, báo cáo về tiến độ của chính họ, v.v.
Phạm vi của các công cụ quản lý dự án rất rộng. Mọi người sẽ chọn công thức phù hợp nhất với lĩnh vực hoạt động của họ, tổ chức và nhu cầu của nhóm họ.
Động viên và động viên quân đội
Để thu hút và thúc đẩy nhân viên của mình rải rác ở các vị trí địa lý khác nhau, người quản lý phải cho phép tối đa sự linh hoạt, tự chủ và tự do hành động. Những đội như vậy đặc biệt hiệu quả trong các tổ chức được giải phóng, được đặc trưng bởi một phương thức hoạt động cung cấp một phần lớn quyền tự quản lý và trách nhiệm giải trình cho nhân viên của mình.
Điều này không có nghĩa là anh ta phải bằng lòng theo dõi các dự án và các cộng tác viên của mình từ xa mà không tương tác với họ thường xuyên. Do đó, điều cần thiết là anh ta phải kích thích sự năng động của một nhóm và duy trì một sự mô phỏng nhất định, trong số những người khác:
- chia sẻ tầm nhìn của bạn, đưa ra ý nghĩa,
- nhớ lại các mục tiêu chung,
- xây dựng văn hóa doanh nghiệp / đội nhóm mạnh mẽ,
- công nhận và đánh giá cao công việc được cung cấp,
- tăng cường các kênh truyền thông khác nhau …
Các mẹo thực tế để quản lý một nhóm ảo hàng ngày
Để tối đa hóa năng suất và thành công của một nhóm nhân viên phân tán theo địa lý, người quản lý phải sử dụng đúng công cụ và sử dụng đúng phương pháp quản lý, đồng thời có một số năng lực cụ thể nhất định. Từ các công cụ hợp tác đến các phương pháp chính, đây là một số ý tưởng để quản lý một nhóm ảo.
Tuyển dụng đúng người
Tập hợp đúng đội . Điều đó sẽ bao gồm các cộng tác viên có khả năng làm việc hiệu quả từ xa. Có năng lực tự chủ, năng động, tháo vát, khả năng giao tiếp bằng văn bản và bằng miệng tốt, biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Và đặc biệt là ở ai để có được sự tự tin hoàn toàn. Ý tưởng không phải là người quản lý dành thời gian của mình để đòi hỏi trách nhiệm giải trình để đảm bảo công việc được hoàn thành.
Khi tuyển dụng những nhân viên này, người quản lý phải đặc biệt đảm bảo khả năng làm việc trong một nhóm ảo của họ: thoải mái với các phương tiện giao tiếp được thông qua và áp dụng, tháo vát khi đối mặt với bất kỳ khó khăn hoặc vấn đề nào cần giải quyết, nhưng có khả năng yêu cầu giúp đỡ nếu cần.
Tạo mối quan hệ tin cậy với từng nhân viên
Sự tin tưởng là cơ sở của bất kỳ mối quan hệ nào. Điều này hoàn toàn hợp lý khi người quản lý và các cộng tác viên của anh ta chỉ thỉnh thoảng gặp nhau.
Điều cần thiết là người quản lý phải tạo và duy trì một liên kết đặc biệt với từng thành viên của nhóm ảo:
- giao tiếp cá nhân và thường xuyên với mọi người,
- thường xuyên liên lạc với từng nhân viên để nắm bắt các dự án và nhiệm vụ hiện tại, nhưng cũng để trao đổi một cách thân mật hơn,
- cung cấp các cuộc gọi điện video thường xuyên để nhân cách hóa mối quan hệ,
- đưa ra và yêu cầu phản hồi,
- Vân vân.
Tạo điều lệ nhóm ảo
Thiết lập một tài liệu xác định rõ ràng nhóm và các quy tắc hoạt động của nhóm:
- mục đích của nhóm,
- định nghĩa nhóm ảo ,
- trình bày của các thành viên : danh tính, vai trò, trách nhiệm, chi tiết liên lạc, nơi cư trú, v.v.
- quy tắc hoạt động : tổ chức công việc, quy trình giao tiếp, chia sẻ thông tin và quy trình quản lý dự án, lập kế hoạch cho các cuộc họp chính thức và không chính thức, v.v.
- xác định mục tiêu : nghĩa là có sẵn, kết quả mong đợi, chỉ số được sử dụng, v.v.
Tài liệu này cũng có thể đóng vai trò hỗ trợ cho bất kỳ người mới nào vào nhóm.
Xác định các quy trình làm việc vừa được tiêu chuẩn hóa vừa linh hoạt
Công cụ, tổ chức công việc, quy trình, giao tiếp, thiết bị và đôi khi là đồ đạc và môi trường làm việc là những yếu tố có thể áp đặt lên nhân viên. Một mặt để thuận tiện trong công việc và giao lưu. Mặt khác, để nuôi dưỡng cảm giác thuộc về cùng một nhóm.
Tiêu chuẩn hóa trong khi để lại đủ quyền tự chủ và tự do cho nhân viên là một đảm bảo của sự tin tưởng và nhất quán. Mọi người đều phải tuân theo các quy tắc giống nhau.
Sự nhất quán này của người quản lý đối với tất cả các thành viên trong nhóm của anh ta cho phép hiệu quả tốt hơn và tránh hiểu lầm và các yếu tố thúc đẩy khác.
Xác định các khe thời gian kết nối
Đảm bảo rằng trong số giờ làm việc của các cộng tác viên, các khoảng thời gian nhất định trùng khớp, đặc biệt khi các thành viên của nhóm làm việc từ những nơi có múi giờ khác nhau. Người quản lý có thể sử dụng những khoảnh khắc này để tổ chức trao đổi giữa tất cả các thành viên trong nhóm và / hoặc để giao tiếp với cả nhóm.
Nó được khuyến khích có phần lớn nhân viên làm việc đồng thời trong khoảng từ 3 đến 4 giờ mỗi ngày ít nhất. Ngay cả khi không cần trao đổi cụ thể, nguyên tắc này vẫn có thể xác định một thành viên nhất định trong cùng một nhóm. Nhân viên cảm thấy ít bị cô lập hơn và có thể tương tác nếu cần thiết.
Ngoài ra, nó cho phép giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn, nếu cần thiết.
Xây dựng bản sắc nhóm
Tổ chức các sự kiện xây dựng nhóm thường xuyên, nơi tất cả các thành viên của nhóm ảo sẽ có mặt thực tế. Nếu điều này không thể thực hiện được vì bất kỳ lý do gì, hãy tổ chức các thử thách hoặc các cuộc gọi điện video hoàn toàn không chính thức để các thành viên trong nhóm có thể hiểu nhau hơn. Có thể thú vị khi lên kế hoạch trao đổi thường xuyên ngoài công việc.
- Tạo một không gian làm việc giống hệt nhau cho mọi người (phần cứng, phần mềm, ứng dụng, v.v.),
- Thu hút nhân viên càng nhiều càng tốt trong định nghĩa của các giao thức khác nhau
Tạo máy pha cà phê ảo
Trong văn phòng, có nhiều cơ hội để thảo luận và hiểu biết hơn về đồng nghiệp của bạn, tạo nên các mối quan hệ công việc vững chắc: chào hỏi, nghỉ giải lao, máy pha cà phê, họp mặt, tiệc sinh nhật, v.v. Khi nhóm bị phân tán về mặt địa lý, điều cần thiết là tạo cơ hội để làm điều tương tự bất chấp khoảng cách.
Tin nhắn tức thì, có thể truy cập bất kỳ lúc nào và bởi tất cả các thành viên trong nhóm, có thể cho phép cả trao đổi không chuyên nghiệp và chuyên nghiệp, trong khi vẫn giữ nguyên giọng điệu "nhẹ nhàng" mà chúng tôi sẽ sử dụng nếu chúng tôi ở chung một văn phòng. Ví dụ, nhân viên sẽ có thể tổ chức sinh nhật hoặc bất kỳ ngày quan trọng nào khác liên quan đến đồng nghiệp của họ, chia sẻ kế hoạch vào cuối tuần hoặc thậm chí chia sẻ kinh nghiệm / khám phá / sở thích của họ.
Khuyến khích tiếp xúc cá nhân và trao đổi cá nhân giữa các thành viên trong nhóm.
Ghi nhận và khen thưởng công việc đã hoàn thành
Để duy trì động lực và sự cam kết, hãy thưởng cho công việc tốt. Có thể thích hợp để đặt ra các thử thách, nếu thắng, sẽ tạo ra phần thưởng: thực hiện một số dự án nhất định, đạt được doanh thu xác định, xác nhận các kỹ năng mới, có được bí quyết mới, v.v. Những phần thưởng này có thể thuộc nhiều loại khác nhau: tiền thưởng, trách nhiệm mới, lời mời tham gia một sự kiện cụ thể, quà tặng, v.v.
Cách tiếp cận như vậy không chỉ cho phép duy trì động lực ở mức cao mà còn cho phép mỗi nhân viên cảm thấy mình là một phần của một đội thực sự.
- Đặt mục tiêu THÔNG MINH,
- Thúc đẩy vai trò của mọi người trong nhóm,
- Ăn mừng những thành công,
- Vân vân.
Tệp này được tham khảo trong: Trở thành một nhà quản lý giỏi: các phương pháp và công cụ - Làm thế nào để quản lý một nhóm?
