Sự chậm trễ trong công việc hoặc trong các cuộc họp là điều phổ biến, tuy nhiên, người quản lý có trách nhiệm phải hành động để thói quen xấu này không leo thang và cuối cùng làm suy giảm hiệu quả của cả một nhóm.
Nhân viên muộn, khi nào cần phản ứng?
Mất chìa khóa, tắc đường, trục trặc phương tiện giao thông công cộng, thời tiết xấu, nói chuyện điện thoại kéo dài, cần giải quyết gấp… Tất cả chúng tôi đều đến văn phòng hoặc cuộc họp một ngày nào đó, bất chấp tất cả thiện chí của chúng tôi.
Đối mặt với một nhân viên đến muộn một hoặc hai lần, điều quan trọng là người quản lý phải thể hiện sự hiểu biết và mức độ nhân văn tối thiểu vào những thời điểm này.
Tuy nhiên, nếu việc đến muộn trở thành một thói quen thì đã đến lúc bạn phải hành động. Bởi vì người đến sau có thể có những tác động tiêu cực nhất định đối với một nhóm hoặc thậm chí đối với toàn bộ công ty:
- sự vô tổ chức,
- giảm hiệu quả và năng suất,
- xấu đi của môi trường làm việc,
- căng thẳng, xung đột trong nhóm, dịch vụ,
- Vân vân.
Làm thế nào để phản ứng?
Khi sự chậm trễ trở nên thường xuyên, thậm chí hàng ngày, người quản lý phải can thiệp trước khi tình huống thoát khỏi anh ta hoàn toàn và mọi thứ leo thang.
-
Có chính sách rõ ràng về sự chậm trễ
Bước đầu tiên là có một bài phát biểu và chính sách rõ ràng và được thiết lập về sự chậm trễ. Nếu không có gì được quy định ở bất cứ đâu, nhân viên có thể tự do - đôi khi là một niềm vui - đến khi họ muốn. Hoặc ít nhất là không phải lo lắng quá nhiều về việc đúng giờ nói chung.
Trên tất cả, tránh sự chậm trễ không kịp thời liên quan đến việc dẫn đầu bằng ví dụ. Người quản lý muốn thấy nhân viên của mình đúng giờ tại nơi làm việc hoặc trong một cuộc họp sẽ coi việc đúng giờ là một điều vinh dự.
Ngoài ra, công ty phải có thông báo rõ ràng về chủ đề:
- hiển thị giờ làm việc chung,
- quy định chính xác trong hợp đồng lao động của nhân viên những ngày và thời gian bắt đầu và kết thúc một ngày,
- chỉ ra các hình phạt trong trường hợp không tuân thủ - không chính đáng - trong những thời điểm này,
- chỉ định thủ tục sẽ được tuân theo trong trường hợp có sự chậm trễ,
- giải thích việc kiểm soát giờ làm việc của công ty, nếu có.
-
Hãy cho nhân viên của bạn biết rằng bạn đã nhận thấy sự chậm trễ của họ
Điều quan trọng là người quản lý phải cho nhân viên của mình biết rằng anh ta không bị lừa và anh ta nhận thấy sự chậm trễ của họ. Nếu không, họ có thể nghĩ rằng sự chậm trễ của họ không được chú ý hoặc được chấp nhận.
Để làm được điều này, không nhất thiết phải chỉ ra sự chậm trễ của bạn cho nhân viên ngay khi anh ta bước qua cửa. Tốt hơn là nên mang tính xây dựng hơn.
Ví dụ, chào hỏi tất cả nhân viên của mình vào buổi sáng là một thói quen cho phép người quản lý đi tham quan quân đội của mình - và do đó tìm hiểu về bất kỳ sự vắng mặt hoặc chậm trễ nào - và nhân viên hoàn toàn nhận thức được rằng người quản lý của họ nhận thức được sự chậm trễ.
Một mẹo khác là hãy đi bộ đến bàn của nhân viên muộn khi họ đến. Do đó, anh ta sẽ vô thức nhận ra rằng người quản lý của anh ta đã nhận thấy sự chậm trễ của anh ta và sẽ chú ý hơn sau đó.
Trong một cuộc họp, thực tế đơn giản là ngắt lời can thiệp của anh ta cho đến khi người đến sau ổn định cũng đủ để cho người đến sau thấy rằng hành vi của anh ta là không phù hợp.
Thông thường, chỉ cần cho nhân viên biết - rõ ràng hoặc theo cách tế nhị hơn - rằng bạn đã nhận thấy sự chậm trễ sẽ khiến họ chú ý hơn trong tương lai.
-
Liệt kê và phân tích sự chậm trễ
Mọi sự chậm trễ đều không có nguyên nhân giống nhau, không cùng bản chất, cũng không có hậu quả giống nhau. Một nhân viên luôn đến muộn 5 hoặc 10 phút vào buổi sáng, nhưng rời văn phòng cũng muộn - hoặc thậm chí nhiều hơn - không phải là vấn đề của trạng thái miễn là anh ta không ở vị trí đòi hỏi sự đúng giờ hoàn hảo (dịch vụ khách hàng, lễ tân , cửa hàng, v.v.).
Một nhân viên ở vị trí “cô đơn” có thể thỉnh thoảng đến muộn nếu họ thực hiện đúng công việc của mình và thường xuyên rời văn phòng muộn hơn dự kiến. Nó không ảnh hưởng đến công việc của người khác. Ngược lại, một nhân viên đi họp muộn hoặc có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với nhiều đồng nghiệp khác nhau thì không thể thường xuyên đến muộn. Công việc tập thể sẽ bị gián đoạn rất nhiều.
Do đó, điều cần thiết là phải lùi lại một bước cần thiết và phân tích một cách khách quan những sự chậm trễ đã nói để có hành động phù hợp. Bản thân nó không phải là quá nhiều sự chậm trễ cần được xem xét, mà là những hậu quả sau này đối với công việc tập thể, đội nhóm, bầu không khí, v.v.
Một khi đã quyết định rằng sự chậm trễ thực sự là một vấn đề, người quản lý nên ghi chép nhật ký về các sự chậm trễ khác nhau được nhận thấy. Điều thứ hai sẽ tạo thành một yếu tố cụ thể và không thể chối cãi trong trường hợp có sự triệu tập của nhân viên đi muộn. Ngoài ra, trong trường hợp sự chậm trễ lặp đi lặp lại có hại cho công ty, sổ đăng ký này sẽ hỗ trợ quyết định áp dụng hình phạt.
-
Sắp xếp một cuộc phỏng vấn với người tái phạm
Bước tiếp theo đối với người quản lý, sau khi sự chậm trễ của cộng tác viên của anh ta đã được ghi lại bằng văn bản, là triệu tập trực tiếp người đến sau để giải thích với anh ta và điều chỉnh lại hành vi của anh ta. Cuộc phỏng vấn diễn ra tất nhiên là xa tai mắt của các nhân viên khác.
Tùy thuộc vào sự chậm trễ được quan sát và hậu quả của chúng, cuộc phỏng vấn có thể mang tính trang trọng hơn hoặc ít hơn. Mục tiêu không phải là đánh giá người đó, mà là hành vi của người đó và hành động có tính chất xây dựng để khiến người đó áp dụng hành vi phù hợp hơn hoặc áp dụng các biện pháp trừng phạt do quy định đưa ra, nếu cần thiết.
Tốt nhất là càng nhiều càng tốt và luôn luôn tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hậu quả, để tìm hiểu lý do của (các) sự chậm trễ. Nhân viên có thể phải trải qua những khoảnh khắc khó khăn trong cuộc sống cá nhân trong giây lát dẫn đến sự chậm trễ này. Trong trường hợp này, ý tưởng là giúp anh ta thực hiện các hành động để giải quyết những sự chậm trễ này. Tùy thuộc vào bối cảnh và nguyên nhân, những hành động này có thể là nhiều (sửa đổi giờ làm việc, thiết lập ngày làm việc từ xa, điều chỉnh lịch trình của nhân viên, v.v.).
-
Thiết lập một kế hoạch hành động
Bước cuối cùng là:
- cùng với người đến sau lập kế hoạch các hành động thích hợp để điều chỉnh hành vi này và ngăn nó tái diễn. Theo dõi và chúc mừng những nỗ lực, xem xét các hành động đã thực hiện hoặc xử phạt nếu sự chậm trễ vẫn tiếp diễn.
- áp dụng các biện pháp trừng phạt thích hợp: cảnh cáo, v.v.
Tệp này được tham khảo trong: Trở thành một nhà quản lý giỏi: các phương pháp và công cụ - Bố trí lại cấp dưới - Quản lý những tính cách khó khăn
