Thông báo tin xấu, dù đó là gì, là một bài tập nguy hiểm đối với người quản lý, người có thể rất khó chịu, đặc biệt là khi anh ta phải truyền đạt những yếu tố mà anh ta không hoàn toàn đăng ký.
Quản lý và tin xấu
Giao tiếp trong quản lý là một nghệ thuật cần thiết phải nắm vững khi quản lý một nhóm. Mặc dù việc giao tiếp trong thời gian yên bình và mang lại tin tốt là điều tương đối dễ dàng, nhưng việc tập thể dục có thể nhanh chóng trở thành cơn ác mộng khi nhận được tin xấu.
Đôi khi bị mắc kẹt giữa một tảng đá và một nơi khó khăn, lãnh đạo cao nhất của anh ta và nhân viên của anh ta, người quản lý phải bảo vệ lợi ích của công ty, nhưng cũng là lợi ích của nhóm anh ta. Anh ta có thể cảm thấy khó chịu với nhân viên của mình nếu anh ta phải thông báo một tin tức mà anh ta không hoàn toàn tán thành, ngay cả khi anh ta hiểu những lý do cơ bản (cắt giảm ngân sách, dư thừa, v.v.).
Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong tư thế quản lý. Trên thực tế, nhiệm vụ của người quản lý là đảm nhận trách nhiệm của mình và giao tiếp mang tính xây dựng với nhóm của mình, trong thời điểm thuận lợi cũng như trong thời điểm tồi tệ. Chúng có thể có các dạng khác nhau và mức độ nghiêm trọng khác nhau:
- cắt giảm ngân sách
- Kết quả xấu
- không xác nhận của một dự án
- không gia hạn hợp đồng
- tiền phạt chậm nộp ngân sách của dự án
- từ chối tăng lương, thăng chức, chuyển nhượng, đi nghỉ có lương, v.v.
- Cảnh báo
- sa thải
Tùy thuộc vào bối cảnh, (các) tính cách phía trước, bản chất của tin tức và mức độ quan trọng của nó, người quản lý sẽ đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong khi ghi nhớ rằng anh ta đang nói chuyện với một người.
Vì vậy, cần phải có sự lắng nghe, lòng nhân từ, ý thức chung và sự đồng cảm!
Làm thế nào để bạn phá vỡ tin xấu?
Không có công thức thần kỳ nào để đưa ra một thông báo như vậy và mong đợi những nhân viên liên quan phản ứng như thể không có chuyện gì xảy ra. Tùy thuộc vào bối cảnh và mức độ quan trọng của tin tức và liệu nó liên quan đến một người hay toàn bộ nhóm, người quản lý sẽ phải điều chỉnh sự can thiệp của mình.
Tuy nhiên, chúng ta có thể xác định một khuôn khổ chung để chuẩn bị và thông báo tin xấu.
Chuẩn bị thông điệp và sự can thiệp của bạn
Điều đầu tiên cần làm trước khi thông báo tin xấu cho một hoặc nhiều nhân viên là hiểu tất cả các thông tin chi tiết:
- Quyết định liên quan đến tin tức này được đưa ra trong bối cảnh nào?
- Tại sao ? Đâu là nguyên nhân của quyết định này? Cổ phần là gì?
- Ai là người quyết định? Ai đã được hỏi ý kiến?
- Đây có phải là quyết định khả thi duy nhất? Các khả năng khác là gì?
Người quản lý cần dành thời gian cần thiết để hiểu đầy đủ tin tức nếu nó không đến từ anh ta trực tiếp để có thể truyền tải thông tin theo cách phù hợp và giả định và trả lời bất kỳ câu hỏi nào từ người đối thoại của anh ta / cô ta. .
Ngoài ra, điều quan trọng là người quản lý phải cấu trúc cách anh ta thông báo tin tức trước cuộc họp và chuẩn bị cho các phản ứng khác nhau có thể xảy ra.
Đó là cơ hội để anh ta suy nghĩ về góc độ tiếp cận tốt nhất, tìm ra những từ phù hợp để truyền đạt, tiếp cận, chuyển tải, giải thích và không làm tổn thương các cộng tác viên. Anh ta sẽ có thể nghĩ về những từ được chào đón để sử dụng. Những từ sẽ thông báo cho cộng tác viên ngay từ đầu buổi phỏng vấn về nội dung cuộc họp. Mục tiêu là chuẩn bị cho họ ít nhất có thể cho việc thông báo.
Người quản lý có thể kêu gọi năng lực của anh ta về sự đồng cảm và trí tuệ cảm xúc. Bằng cách cố gắng đặt mình vào vị trí của cộng tác viên - người mà anh ấy biết về chức năng của mình, anh ấy sẽ dễ dàng tìm thấy những từ phù hợp hơn.
Chọn đúng thời điểm và đúng địa điểm
Để giảm tác động của tin xấu, điều quan trọng là phải chọn đúng nơi - trung lập và không tò mò - và khi nào nên phá vỡ nó. Ở đây một lần nữa, tùy thuộc vào bối cảnh, nội dung và số lượng người tham gia, người quản lý sẽ lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Tuy nhiên, đó là thời cơ không để chờ đợi. Một khi quyết định được đưa ra, điều quan trọng là phải truyền đạt nó một cách nhanh chóng. Người quản lý càng mất nhiều thời gian để tung tin xấu, anh ta càng khó làm được điều đó. Ngoài ra, nhân viên không nên nghe về nó thông qua bất kỳ phương tiện nào khác.
Trực tiếp trong khi ngoại giao
Cách mà người quản lý sẽ thông báo tin xấu phụ thuộc vào phản ứng của các cộng tác viên của anh ấy / cô ấy. Giao tiếp - bằng lời nói và không bằng lời nói - có tất cả tầm quan trọng của nó ở đây, bởi vì cử chỉ khuôn mặt nhỏ nhất hoặc biểu hiện vi mô trái ngược với lời nói được xây dựng có thể dẫn đến hiểu lầm, hiểu sai thông điệp. Mục tiêu là để loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ hoặc nghi ngờ nào về nội dung của thông điệp được truyền đi.
Người quản lý phải trực tiếp, rõ ràng, chính xác trong khi vẫn được người đối thoại quan tâm và ngoại giao. Anh ta phải chân thành và chân thành, không làm quá lên hoặc tỏ ra là một kẻ đạo đức giả. Tin xấu rất khó tiêu hóa. Không cần thêm nhiều từ hoặc hành vi có thể làm sai. Không cần phải nói về mưa hay thời tiết tốt hay đi chệch hướng về một chủ đề khác ngoài tin tức.
Cân bằng giữa tư thế lạnh lùng, không biểu cảm / không cử động khi đưa ra tin xấu và tư thế quá thương hại.
Giải thích
Tiếp tục tin tức bằng cách tránh đánh đập lung tung, mà thay vào đó bằng cách giải thích chính xác và bám sát sự thật về lý do tại sao quyết định này cũng như quá trình dẫn đến quyết định này. Cung cấp các yếu tố rõ ràng và chính xác.
Điều quan trọng là nhân viên liên quan được đảm bảo rằng quyết định này không được xem nhẹ hoặc theo ý thích của người quản lý của anh ta, nhưng theo một cách công bằng, tuân theo một giao thức được xác định chính xác trong các quy định của công ty, chẳng hạn.
Do đó, người quản lý có thể giải thích cho nhân viên của mình lý do của tin tức này, quá trình theo sau, những người được tham khảo ý kiến / tham gia vào việc ra quyết định này.
Người quản lý có thể bày tỏ với cộng tác viên của mình sự khó chịu của mình đối với quyết định đã nói nếu nó không hoàn toàn đến từ anh ta và anh ta không hoàn toàn tuân thủ quy trình, nhưng sẽ giữ những lời chỉ trích về giao thức hoặc cách làm cho hệ thống phân cấp của mình. Mục tiêu là không làm mất uy tín của bất kỳ ai so với các nhân viên khác - quy trình được thực hiện, ban quản lý công ty hoặc nhân viên được đề cập - và đảm nhận trách nhiệm của họ với tư cách là người quản lý.
Hãy cẩn thận để không tham gia vào một cuộc tranh luận về giá trị hoặc bản chất của quyết định. Sau này đã được chôn cất và không có câu hỏi nào ở đây về việc quay lại nó.
Đảm nhận trách nhiệm của họ
Đây là điểm sau: hãy can đảm bằng cả hai tay và đưa ra quyết định, cho dù quyết định đó hoàn toàn đến từ bản thân bạn hay không. Người quản lý, nếu có thể, sẽ thích chia sẻ những tin xấu trực tiếp. Anh ta sẽ tránh gửi nó qua email hoặc giao nhiệm vụ tế nhị này cho bên thứ ba.
Tương tự như vậy, đừng núp bóng người thứ ba, đổ lỗi cho người khác khi quyết định. Tư thế quản lý ngụ ý biết cách chịu trách nhiệm về những gì đang xảy ra trong đội của mình và đưa ra quyết định đúng đắn, cho dù chúng đồng nghĩa với tin tốt hay xấu cho đội.
Đón nhận phản ứng / cảm xúc
Một khi tin xấu được thông báo, rất có thể nhân viên sẽ phản ứng theo cách này hay cách khác, ít nhiều kịch liệt. Tất nhiên, điều quan trọng là người quản lý phải để (những) người đối thoại của mình nghe và phản ứng trong giới hạn hợp lý.
Người quản lý sẽ phải kích hoạt các kỹ năng mềm của mình, cụ thể là:
- trí tuệ cảm xúc: chấp nhận phản ứng trước tin xấu. Phản ứng trước những tin xấu mà bạn không ngờ tới là điều hoàn toàn bình thường.
- sự đồng cảm: đặt mình vào vị trí của (những) người đối thoại cho phép người quản lý hiểu rõ hơn phản ứng của (những) cộng tác viên của mình và chào đón họ tốt hơn.
- lắng nghe tích cực: lắng nghe đầy đủ các phản ứng - ngôn ngữ bằng lời nói và không lời - và trả lời các câu hỏi được đặt ra. Các nhân viên bị ảnh hưởng bởi tin xấu phải / phải được lắng nghe và xem xét. Ngoài ra, việc thu thập thông tin phản hồi về cách làm việc của anh ta cũng có thể mang tính xây dựng đối với người quản lý.
- nhân từ: để thời gian cho nhân viên lồng ghép tin tức.
Tiến về phía trước
Giải thích kết quả của quyết định:
- các giai đoạn sau khi thông báo tin xấu - đặc biệt là trong bối cảnh bị sa thải hoặc tái cơ cấu …
- thực hiện các chỉ thị mới hoặc các giải pháp thay thế đã công bố: thay đổi phần mềm, sửa đổi các thủ tục, v.v.
- các tùy chọn có sẵn cho (những) nhân viên có liên quan - cụ thể là trong quá trình mua lại, tái cơ cấu, hủy bỏ / chuyển địa điểm, v.v.
- những thay đổi trong nhóm: vận hành, phân phối nhiệm vụ, tái cấu trúc, tuyển dụng nhân viên mới, tìm kiếm nhà cung cấp mới, tìm kiếm các giải pháp thay thế ít tốn kém hơn, v.v.
Luôn mang tính xây dựng
Dù tin tức được công bố, đội sẽ phải tiếp tục tiến về phía trước. Do đó, điều cần thiết là người quản lý phải xây dựng thông tin hậu tin tức xấu và trình bày các hành động / thay đổi sau tin tức xấu.
Thật vậy, cho dù một nhân viên có liên quan hay toàn bộ đội, điều quan trọng là phải luôn đi đúng hướng và duy trì tinh thần cũng như hiệu quả của quân đội và sự gắn kết ở mức tốt nhất.
Tệp này được tham chiếu trong: Giao tiếp quản lý - biết cách gửi thông báo cho nhóm của bạn
