Bước cuối cùng này trong quá trình ra quyết định là rất quan trọng. Thật vậy, một khi quyết định được đưa ra, đã đến lúc phải hành động cụ thể! Nếu cuối cùng người quản lý là người quyết định và nhân viên của ông ta phải thực hiện các quyết định đã đưa ra, thì việc áp dụng không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Chuẩn bị cho việc áp dụng một quyết định
Một quyết định đã được thực hiện. Bây giờ là lúc để áp dụng nó theo kế hoạch hành động đã xác định.
Thông thường sẽ không có vấn đề gì - hoặc rất ít - nếu tất cả nhân viên đều đã tham gia vào quá trình ra quyết định và hoàn toàn - hoặc gần như - mua vào những gì đã được quyết định. Nói tóm lại, nếu việc thực thi quyết định đã được chuẩn bị kỹ lưỡng ở thượng nguồn.
Người quản lý giỏi sau đó sẽ nghĩ về:
- chia sẻ tầm nhìn của anh ấy,
- tổ chức công việc hiệu quả,
- phân phối các vai trò và nhiệm vụ theo cách có liên quan,
- đặt mục tiêu cá nhân và tập thể,
- hỗ trợ nhân viên của mình trong sự thay đổi,
- Vân vân.
Mọi thứ trở nên khó khăn khi đây không phải là trường hợp và các nhân viên khá phản đối quyết định đã nói - và kết quả là thay đổi. Những điện trở này có thể có nhiều nguồn gốc khác nhau:
- quyết định được thực hiện mà họ không biết,
- người quản lý không cân nhắc các câu hỏi, nhận xét, sự miễn cưỡng của nhân viên,
- quá trình giải thích ít hoặc không tốt,
- lo sợ về sự thay đổi,
- không hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình,
- Vân vân.
Sự phản kháng này có thể gây ra những hậu quả ít nhiều có hại cho nhóm, hoặc thậm chí cho công ty:
- sự tắc nghẽn trong việc thực hiện quyết định của nhân viên,
- phá hoại dự án,
- chậm tiến độ của dự án,
- môi trường làm việc độc hại,
- sự ra đi của một số nhân viên,
- không thực hiện quyết định,
- hình ảnh công ty xấu
- mất thị trường mới …
Việc áp dụng bất kỳ quyết định nào chắc chắn sẽ có những hậu quả ở các mức độ khác nhau, liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến quyết định đó. Do đó, điều cần thiết là người quản lý phải chuẩn bị tốt việc áp dụng các quyết định được đưa ra để quản lý tốt nhất sự thay đổi này, cho dù đó là thay đổi nhỏ hay lớn đối với nhóm của mình.
Các giai đoạn khác nhau của quá trình áp dụng một quyết định
Chuẩn bị cho sự thay đổi
Bằng lòng thực hiện quyết định của mình mà không tính đến hậu quả trực tiếp hoặc gián tiếp do nó gây ra sẽ khiến người quản lý lao thẳng vào chân tường.
Thật vậy, một quyết định có thể yêu cầu đưa ra các quyết định khác, dẫn đến việc thực hiện các giải pháp thay thế, tác động đến các nhóm khác hoặc gặp phải sự phản kháng mà họ không ngờ tới.
Bạn nên tiến hành phản ánh ngược dòng của ứng dụng và chuẩn bị cho sự thay đổi từ quá trình ra quyết định.
Trình bày kế hoạch hành động
Đó là chuyển sang giai đoạn hoạt động, từ ý tưởng đến cụ thể. Vai trò của người quản lý ở đây là áp dụng tư thế quản lý đúng đắn và thông báo cho nhân viên của mình về quyết định đã được thực hiện, các hành động khác nhau sẽ được thực hiện, các bước khác nhau cần thiết để thực hiện quyết định đã nói: việc gì sẽ được thực hiện, khi nào, bởi ai, tại sao, làm thế nào, với những gì phương tiện.
Ý tưởng ở đây là mọi người đều tích hợp đầy đủ những gì cần phải làm cũng như vai trò của họ trong dự án / thay đổi này.
Do đó, người quản lý cần phân tích trước một cách chính xác tính cách của từng người đối thoại để điều chỉnh phương thức giao tiếp của mình và do đó đặt mọi cơ hội về phía mình đối với bài thuyết trình này. Cung cấp hỗ trợ bằng văn bản kèm theo bài thuyết trình bằng miệng cũng như bằng hình ảnh để thu hút tất cả các loại tính cách.
Trả lời các câu hỏi và phản đối
Đối thoại là điều cần thiết. Trong bối cảnh này, người quản lý phải khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, chia sẻ nỗi sợ hãi và do dự của họ, đưa ra ý kiến, bày tỏ cảm xúc của họ.
Điều quan trọng là người quản lý phải lắng nghe những mối quan tâm của nhân viên và phản hồi họ một cách yên tâm …
Tham gia vào các nhân vật chính
Người quản lý càng lôi kéo nhân viên của mình tham gia vào việc thực hiện quyết định của mình, thì họ càng có động lực cho sự thành công của dự án. Lý tưởng nhất là người quản lý sẽ quan tâm đến việc bao gồm các nhân viên của mình trong việc thực hiện kế hoạch hành động.
Theo dõi tiến độ và thực thi thời hạn
Để quyết định được áp dụng đúng đắn và thành công, người quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến độ của mọi người, đảm bảo đúng thời hạn, lường trước những sự kiện không lường trước được, v.v.
Tóm tắt về quy trình
Điểm cuối cùng này thường bị các nhà quản lý đánh giá thấp. Tuy nhiên, một cuộc phỏng vấn sau khi quyết định đã được đưa ra - hoặc Đánh giá sau hành động bằng tiếng Anh - giúp bạn có thể nắm bắt được cách mọi thứ đã được thực hiện và từ đó rút ra bài học cho các quyết định tiếp theo.
Một cuộc phỏng vấn sau hành động cho phép bạn tận dụng kinh nghiệm để liên tục cải thiện và tối đa hóa sự gắn kết của nhóm.
Kỹ năng quản lý bắt buộc
Để thực thi quyết định của mình, người quản lý hoạt động phải có những phẩm chất quản lý cụ thể nhất định.
Khả năng giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp quản lý là một trụ cột của thực tiễn quản lý. Nó cho phép người quản lý thông báo, chia sẻ thông tin, xác định chính xác nhiệm vụ, v.v.
Là một phần của việc thực hiện một quyết định, giao tiếp tốt bao gồm, trong số những thứ khác:
- Điều chỉnh phương thức giao tiếp của bạn cho phù hợp với người đối thoại: giọng điệu, từ vựng được sử dụng, hình ảnh phù hợp, tài liệu viết chính xác, rõ ràng và ngắn gọn.
- thành thạo ngôn ngữ không lời để truyền tải thông điệp tốt hơn và đảm bảo rằng chúng được tích hợp tốt, nhưng cũng để phát hiện bất kỳ sự miễn cưỡng, hiểu lầm nào, v.v.
- dẫn dắt cuộc họp: phong cách điều hành thích hợp, hình thức họp thích hợp, chương trình làm việc rõ ràng, mục tiêu cụ thể, v.v.
Lắng nghe tích cực
Một phần không thể thiếu trong vai trò của người quản lý, việc lắng nghe đầy đủ và tích cực là điều cần thiết.
Lắng nghe tích cực là:
- nghe không lời, giải mã ngôn ngữ không lời, đặt câu hỏi, định dạng lại để đảm bảo rằng một phần tử được hiểu chính xác,
- đặt mình vào vị trí của những người đối thoại để hiểu rõ hơn phản ứng và quan điểm của họ,
- thể hiện sự đồng cảm và lòng tốt,
- tương tác một cách thông minh,
- tăng cường trí tuệ tập thể
Lãnh đạo và lực lượng kết án
Một sức hút nhất định là điều cần thiết để hy vọng thành công trong việc thực hiện các quyết định của mình. Do đó, người quản lý giỏi sẽ đảm bảo:
- hãy là một tấm gương và động lực cho nhân viên của mình,
- quyết đoán trong khi linh hoạt,
- có thể thuyết phục nhanh chóng,
- biết cách thương lượng, xây dựng sự đồng thuận,
- giải thích các quyết định của anh ấy …
Khả năng hỗ trợ thay đổi
Biết và biết cách quản lý các giai đoạn khác nhau của một sự thay đổi là tài sản cần thiết cho người quản lý hoạt động, người do đó phải có khả năng:
- phân tích các tác động của một quyết định,
- kiểm tra lực và phanh hiện có,
- thiết lập các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả để nêu rõ kế hoạch hành động một cách hiệu quả,
- dự đoán sự kháng cự để vượt qua nó tốt hơn,
- trấn an nhân viên
- thúc đẩy nhóm của bạn bằng cách nhấn mạnh điểm mạnh của quyết định sau khi được thực hiện,
- thể hiện sự linh hoạt để tiến về phía trước theo cách xây dựng và tránh chỉ trích nhóm của bạn …
Khả năng quản lý xung đột
Biết cách phát hiện ra điểm bắt đầu của xung đột và hành động từ những căng thẳng đầu tiên là điều cần thiết để đưa ra quyết định thành công. Vì vậy, điều thú vị là người quản lý có thể:
- giải mã phi ngôn ngữ để xác định những căng thẳng chưa nói ra, đang nổi lên và các dấu hiệu phản kháng khác.
- phân tích các vấn đề: bảo vệ lợi ích của tập thể trong khi bảo vệ lợi ích tốt nhất của mỗi nhân viên.
- Hãy xoa dịu những căng thẳng ngay từ đầu để ngăn chặn bầu không khí xấu đi và tác động tiêu cực đến hiệu quả và năng suất của nhóm.
- tạo điều kiện đối thoại: cho phép mọi người tự do thể hiện bản thân, thúc đẩy lòng khoan dung, sự khác biệt về quan điểm …
Tệp này được tham khảo trong: Quản lý nhân viên - Làm thế nào để quản lý một nhóm? - Ra quyết định: quy trình và những cạm bẫy cần tránh
