Vị trí quản lý tập hợp một số chức năng nhất định cần thiết cho việc quản lý hiệu suất. Bảy trong số các chức năng này, trên cơ sở các nguyên tắc và thực hành quản lý tốt, được mô tả và phân tích bằng khái niệm POSDCORB.
Trình bày khái niệm
Nguồn gốc và định nghĩa
Vào đầu thế kỷ 20, kỹ sư Henri Fayol đã xác định 5 chức năng thiết yếu trong quản lý hành chính bằng cách sử dụng từ viết tắt POCCC - Plan, Organization, Command, Phối hợp, Control.
Luther Gulik và Lyndall Urwick lấy cảm hứng từ điều này trong việc xác định vai trò của một nhà lãnh đạo bằng cách bổ sung các yếu tố cần thiết khác mà một nhà quản lý cần ghi nhớ hàng ngày. Từ viết tắt sau đó trở thành POSDCORB, có nghĩa là:
- P - Lập kế hoạch
- O - Tổ chức
- S - Nhân sự (quản lý con người)
- D - Chỉ đạo
- CO - Điều phối
- R - Báo cáo
- B - Lập ngân sách
Những nguyên tắc này, theo những người chủ mưu, tóm tắt những gì mà bất kỳ người quản lý hoặc lãnh đạo nào có thể làm như một phần nhiệm vụ của họ và dựa trên 3 giả định:
- phạm vi kiểm soát,
- đơn vị quản trị,
- khả năng một công ty mẹ phụ trách một số chức năng nhất định.
Sở thích và giới hạn
Bất kỳ công ty nào - và do đó là bất kỳ nhà quản lý nào - đều cần một khuôn khổ rõ ràng để xác định, phân định và cấu trúc các hoạt động của mình.
POSDCORB là một công cụ thú vị để phân tích các phương pháp quản lý trong một công ty, một cách chi tiết và có tổ chức.
Tuy nhiên, điều thú vị là người quản lý phải xem xét khía cạnh hệ thống của sứ mệnh của mình - kiến thức về môi trường, có tính đến các bối cảnh, các tác nhân khác nhau, v.v.
Ngoài ra, trong các phương pháp quản lý hiện tại, các chức năng được mô tả trong nguyên tắc được ủy quyền hoặc chia sẻ.
Chức năng của người quản lý cũng thiếu một yếu tố cần thiết: khả năng lãnh đạo, một kỹ năng mềm cho phép người quản lý thích ứng với phong cách của mình và suy nghĩ bên ngoài khi cần thiết.
Chi tiết các yếu tố khác nhau
Lập kế hoạch
Đây là về tầm nhìn. Người quản lý không chỉ quyết định những gì cần phải thực hiện (mục tiêu tổng thể), mà còn lập kế hoạch cho nó. Điều này bao gồm lập kế hoạch theo các thời hạn khác nhau - ngắn hạn, trung bình, dài hạn.
Tầm nhìn về các dự án này cho phép nhóm / công ty xác định một trục, một hướng để phấn đấu và thực hiện các nguồn lực cần thiết để đạt được nó.
Lập kế hoạch cho phép bạn thiết lập một khóa học để theo dõi để có được một kết quả chính xác. Điều thứ hai phải đủ động lực trong khi có thể đạt được để duy trì động lực nhất định của các đội.
Tổ chức
Chức năng tiếp theo là cấu trúc công việc: tổ chức các phòng ban khác nhau của công ty, các đội khác nhau và phân bổ vai trò và trách nhiệm để làm cho công việc hiệu quả nhất có thể.
Ý tưởng là tổ chức công việc sao cho đạt được các mục tiêu đề ra (lập kế hoạch).
Một số điểm cảnh giác:
- giữ cho nhân viên bận rộn và có động lực trong thời gian dài,
- thúc đẩy việc khám phá tài năng, tránh giới hạn nhân viên vào một và cùng một nhiệm vụ,
- nêu ý nghĩa đối với công việc.
Nhân sự
Đây là vấn đề về quản lý nguồn lực trung tâm của công ty, Con người: tuyển dụng, đào tạo, đảm bảo sức khỏe của nhân viên tại nơi làm việc.
Đó cũng là một câu hỏi về việc biết cách phân bổ vai trò và trách nhiệm, trao quyền cho nhân viên để họ hoàn toàn phù hợp với các giá trị của công ty và thể hiện chúng - trao quyền.
Chỉ đạo
Sau khi định hướng được xác định, các nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và phân phối công việc một cách hợp lý, một phần công việc khác của người quản lý là đưa ra quyết định, truyền đạt các hướng dẫn kết quả, ủy thác một số nhiệm vụ nhất định, đặt ra các mục tiêu SMART.
Ý tưởng ở đây là chia nhỏ mục tiêu chiến lược tổng thể thành các mục tiêu riêng lẻ.
Người quản lý trở thành một người cố vấn ở đây, động viên, truyền cảm hứng và khuyến khích nhóm của mình cống hiến hết sức mình trong khi cho phép mọi người phát triển cá nhân.
Điều phối
Chức năng là điều phối các thực thể khác nhau của công ty / nhóm và công việc để tất cả đi theo cùng một hướng. 2 hành động:
- phối hợp theo bộ phận - mọi người thực hiện phần việc của mình dưới sự hướng dẫn của người quản lý cao nhất,
- phối hợp tập thể - mọi người làm chủ mục tiêu chung và đóng góp hết sức mình bằng cách cống hiến những gì tốt nhất của bản thân để cùng với đồng nghiệp đạt được mục tiêu chung.
Báo cáo
Chức năng ở đây là giao tiếp trôi chảy theo mọi hướng và ở tất cả các cấp của tổ chức:
- thông báo cho lãnh đạo cao nhất về tiến độ của công việc để cho phép họ thực hiện những điều chỉnh cần thiết, nếu cần,
- trao đổi thông tin khác nhau - đánh giá, khó khăn cụ thể, yêu cầu cụ thể …
- chia sẻ về các quy định mới, bất kỳ thay đổi nào …
Lập ngân sách
Thành phần cuối cùng của vai trò nhà quản lý chạm đến ranh giới của cuộc chiến: khía cạnh tài chính, yếu tố quan trọng đối với sức khỏe tốt của công ty.
Do đó, người quản lý phải:
- để thiết lập ngân sách, định lượng các dự án,
- sử dụng tài nguyên một cách công bằng nhất có thể,
- thực hiện các điều chỉnh cần thiết,
- kiểm soát chi tiêu …
Tệp này được tham chiếu trong: Làm thế nào để quản lý một nhóm? - Chiến lược: các kỹ năng chính là gì? Kỹ năng khác biệt?
