Nhiều công ty hiện đã đưa công nghệ từ xa vào phương thức hoạt động của họ. Một số nhóm bao gồm các nhân viên làm việc từ xa với nhau. Đối với người quản lý của một nhóm như vậy, thật thú vị khi nắm vững một vài kỹ thuật và tuân theo một vài quy tắc để duy trì động lực của mọi người ở mức cao nhất.
Những thách thức của một đội ảo
Chúng tôi có nghĩa là gì bởi một nhóm "ảo"?
Một nhóm được cho là "ảo" khi các thành viên của nó không phải tất cả đều hoạt động thể chất ở cùng một nơi và cùng một lúc.
Do đó, vấn đề là làm việc cùng nhau, nhưng riêng biệt. Cùng với nhau với ý nghĩa là cả đội cùng đi về một hướng, cùng hướng tới một mục tiêu. Riêng biệt, bởi vì không phải tất cả nhân viên đều chia sẻ cùng một văn phòng, cùng một môi trường, cùng giờ làm việc, v.v. và không thực sự rất hiếm khi gặp nhau.
Đây có thể là các nhóm trong đó tất cả các thành viên ở cùng một khu vực địa lý, nhưng làm việc - thường xuyên hoặc toàn thời gian - từ một địa điểm không phải là công ty. Một số làm việc tại nhà, những người khác là người hâm mộ của các trung tâm làm việc chung, vẫn còn những người khác đi du lịch hành tinh như một phần của nhiệm vụ của họ và giao tiếp từ nơi làm việc hiện tại của họ.
Đôi khi cả đội không có địa điểm họp cố định và lâu dài.
Các tính năng đặc biệt của nhóm từ xa dành cho người quản lý
Mặc dù nhóm làm việc từ xa có nhiều lợi thế khác nhau đối với người quản lý - tính linh hoạt, tăng năng suất, mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn, chi phí thấp hơn, v.v. - vẫn có một số điểm tinh tế hơn - thuộc về nhóm và danh tính nhóm khó thực hiện, tin tưởng khó cài đặt, khó khăn trong việc tuyển dụng đúng hồ sơ, rào cản văn hóa nếu có, v.v.
Đây đều là những yếu tố có thể làm suy yếu động lực của cá nhân và tập thể.
Tạo động lực cho một nhóm bằng cách làm việc từ xa
Nói chung, việc thúc đẩy một nhóm ảo yêu cầu kích hoạt các đòn bẩy giống như các đòn bẩy được sử dụng cho một nhóm “truyền thống”. Tuy nhiên, những điểm nhất định phải được điều chỉnh, khuếch đại. Đồng thời, việc kích hoạt các đòn bẩy cụ thể dành riêng cho quản lý từ xa cũng phù hợp.
Giao tiếp
Giao tiếp là cơ sở của bất kỳ mối quan hệ nào và là trụ cột của thành công. Khi tất cả các thành viên của cùng một nhóm bị phân tán về mặt địa lý, nó sẽ chiếm một vị trí thiết yếu hơn.
Người quản lý của một nhóm được làm việc từ xa hoàn toàn hoặc một phần phải đặc biệt đảm bảo rằng việc giao tiếp trong nhóm, nhưng cũng như bên ngoài, là thường xuyên và trôi chảy.
Mang lại ý nghĩa cho các sứ mệnh
Nếu đối mặt trực tiếp, các thành viên của nhóm sẽ dễ dàng tìm thấy vị trí của họ trong một dự án, một nhóm hoặc một công ty, điều này phức tạp hơn nhiều khi một người chỉ làm việc với rất hiếm - đôi khi không bao giờ - đồng nghiệp của anh ta và rằng chúng tôi hiếm khi đặt chân đến cơ sở của công ty anh ấy.
Tham gia và tin tưởng
Một trong những trụ cột của công việc từ xa là sự tin tưởng. Niềm tin của người quản lý đối với nhân viên của mình và niềm tin của người quản lý đối với người quản lý của họ.
Quản lý vi mô, nếu nó có hại trong các đội “cổ điển”, thậm chí còn hơn thế nữa trong bối cảnh các đội làm việc từ xa, nơi nó có thể phá hủy động lực. Vì vậy, tốt hơn là quản lý về mặt hoàn thành nhiệm vụ hơn là về thời hạn và thời gian thực hiện chúng.
Đưa ra và yêu cầu phản hồi thường xuyên
Hơn bao giờ hết, trong công việc từ xa, người quản lý cần thường xuyên khảo sát nhân viên của mình về nhu cầu, cảm xúc của họ… và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về công việc của họ. Điều này, để mọi người đều đi về cùng một hướng và hướng đến cùng một mục tiêu.
Đánh giá cao và công nhận công việc
Ngay cả khi người ta thừa nhận rằng năng suất làm việc từ xa cao hơn làm việc trực tiếp, điều quan trọng là người quản lý của một nhóm ảo phải đánh giá cao và công nhận công việc của các cộng tác viên của mình. Điều quan trọng đối với người quản lý là không chỉ chúc mừng nhóm của mình trong các nhóm nhỏ, mà phải công nhận công việc trước những cộng tác viên khác của công ty. Một mặt, những người làm việc từ xa sẽ được mọi người biết đến (khó biết ai đang chiếm giữ vị trí nào khi bạn không bao giờ nhìn thấy họ) và mặt khác, nó sẽ giúp mang lại ý nghĩa cho sứ mệnh của họ trong công ty.
Truyền tải các giá trị và văn hóa của công ty từ xa
Thúc đẩy và truyền tải các giá trị của tổ chức quan trọng hơn bao giờ hết khi quản lý một nhóm ảo.
Đảm bảo sức khỏe
Một nhân viên hạnh phúc là một cộng tác viên hiệu quả, cho dù họ đang ở văn phòng hay làm việc tại nhà.
Hạnh phúc trong công việc là một thông số quan trọng mà người quản lý phải tính đến. Khi làm việc tại nhà, các tiêu chuẩn thay đổi: không tồn tại thời gian di chuyển (nhiều nhất là nhanh chóng vượt qua vài mét), không có ai để chào vào buổi sáng hoặc nói chuyện với ai trong giờ giải lao, không có tiếng ồn xung quanh, không có đồng nghiệp xung quanh, v.v.
Tuy nhiên, điều cần thiết là phải duy trì một thói quen và kỷ luật tự giác nhất định về thời gian nghỉ ngơi và ranh giới giữa công việc và cuộc sống. Do đó, chất lượng cuộc sống có thể nhanh chóng xuống cấp.
Thanh toán đúng hạn
Điều đó có vẻ tầm thường, nhưng khi bạn làm việc bên ngoài trụ sở của công ty mình, việc thanh toán lương trễ một ngày sẽ có trọng lượng hơn so với khi bạn đang ở trong văn phòng và có thể dễ dàng thoát khỏi tất cả những thắc mắc về nó.
Trả lương đúng hạn cho người lao động là sự đảm bảo cho sự tin tưởng, tôn trọng đối với công việc đã làm và đối với cá nhân.
Cuộc họp / cuộc gọi điện video ủng hộ
Tuy nhiên, khi bạn không thể nhìn thấy nhau về mặt thể chất, để làm việc tốt cùng nhau, điều quan trọng là có thể nói lên tiếng nói hoặc tên tuổi.
Hơn nữa, việc nhìn thấy người mà bạn đang trao đổi - dù mặt đối mặt hay trong video - cho phép bạn cảm nhận được ngôn ngữ không lời của người đối thoại, một yếu tố quan trọng trong giao tiếp giữa các cá nhân.
Tổ chức các sự kiện nhóm từ xa
Khi các thành viên khác nhau trong nhóm làm việc ở khoảng cách xa nhau, sự gắn kết có thể tương đối khó đạt được.
Tệp này được tham khảo trong: Quản lý: hành động dựa trên các yếu tố thúc đẩy - Làm thế nào để quản lý một đội ngũ nhân viên làm việc từ xa?
