Với sự gia tăng của các công nghệ mới và bối cảnh đôi khi rất mong manh của thế giới ngày nay, giao tiếp hiệu quả trong nội bộ đã trở thành một yếu tố cần thiết và quan trọng cho mot cong ty.
Thiết lập một công cụ như vậy là một cách tiếp cận mà sự thành công của nó phụ thuộc vào cách nó sẽ được thực hiện trong vòng đời của công ty cũng như thông tin được chia sẻ - dòng biên tập, nội dung, bố cục, v.v.
Điều hướng nhanh chóng
- Tại sao phải tạo một tạp chí nội bộ?
- Làm thế nào để thiết lập một tạp chí kinh doanh?
- Xây dựng nhóm biên tập
- Xác định mục tiêu
- Xác định dòng biên tập của tạp chí
- Chọn định dạng và (các) phương tiện phân phối
- Làm thế nào nhanh chóng để xuất bản?
- Nội dung của tạp chí công ty
Giao tiếp với tất cả các nhân viên của đơn vị và thực hiện liên kết giữa quản lý và nhân viên… một vấn đề liên lạc nội bộ được tối ưu hóa nhờ đòn bẩy này.
Tại sao phải tạo một tạp chí nội bộ?
Tạp chí nội bộ là công cụ giao tiếp đặc biệt cho phép thiết lập một sự gắn kết nhất định trong công ty và thúc đẩy trao đổi. Chúng giúp tăng cường mối liên kết giữa ban lãnh đạo công ty và nhân viên của công ty. Một liên kết được thiết lập thông qua một cuộc đối thoại chính thức được viết ra trên giấy (kỹ thuật số hoặc vật lý). Do đó, nó là một công cụ hàng đầu để quản lý nguồn nhân lực.
Các mục tiêu của công cụ này là rất nhiều:
- duy trì hình ảnh thương hiệu của công ty,
- giữ lại các nhân viên,
- cho ý nghĩa nhiệm vụ của mỗi,
- nâng cao văn hóa doanh nghiệp , đặc biệt bằng cách tăng cường cảm giác thuộc về một và cùng một thực thể,
- để trấn an đối với một tình huống căng thẳng, một sự thay đổi sắp xảy ra (giao tiếp với khủng hoảng),
- nâng cao và phát triển tiềm năng và tài năng ,
- chia sẻ thông tin về cuộc sống của công ty : thị trường mới, v.v.
- giới thiệu một nhân viên mới ,
- thông báo về các dịch vụ mới cung cấp cho nhân viên: nhà trẻ, giặt là, các khóa học khác nhau, v.v.
- thúc đẩy hoạt động ngoài công ty của một nhân viên : cam kết với một sự nghiệp cụ thể, biểu diễn thể thao, hoạt động nghệ thuật, v.v.
- cho phép một nhân viên chia sẻ thành công cá nhân hoặc nghề nghiệp : bằng tốt nghiệp đạt được trong giáo dục thường xuyên, đổi mới, v.v.
Ngày nay, chúng ta sử dụng thông tin theo một cách hoàn toàn khác so với cách đây vài năm. Do đó, điều cần thiết là điều chỉnh tờ báo nội bộ của bạn theo xu hướng mới để nó được nhiều người đọc nhất có thể đồng thời tích hợp nó một cách hài hòa vào chiến lược truyền thông nội bộ của bạn.
Làm thế nào để thiết lập một tạp chí kinh doanh?
Nếu thành lập một tờ báo nội bộ của công ty yêu cầu tối thiểu bí quyết (biên tập, bố cục, đồ họa, bố cục, in ấn, phân phối, v.v.), tuy nhiên, việc nhờ đến các chuyên gia truyền thông không có hệ thống . Một số nhân viên của bạn chắc chắn có những tài năng này và sẽ rất vui khi phát triển chúng bằng cách tham gia vào dự án. Đừng ngần ngại thực hiện một cuộc gọi chung trước khi chuyển đến một cơ quan liên lạc có mức giá có thể rất cao tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Các bước cổ điển và phổ biến đối với các phương tiện truyền thông khác, đó là: thành lập một nhóm phụ trách dự án, xác định mục tiêu và mục tiêu chung cho từng ấn phẩm, thiết lập đường dây biên tập, thiết kế hình thức nội dung, chọn đối tượng đối xử…
Xây dựng nhóm biên tập
Trong khi các nhóm biên tập trước đây chủ yếu bao gồm các thành viên của bộ phận nhân sự, giờ đây họ mở cửa cho tất cả các nhân viên tình nguyện từ các phòng ban khác nhau của công ty. Một ban biên tập bao gồm các cá nhân từ nhiều nguồn gốc khác nhau cung cấp nhiều chủ đề khác nhau để đề cập, trao đổi với số lượng lớn hơn các cộng tác viên. Ngoài ra, điều này tạo ra sự gắn kết tốt hơn xung quanh một dự án chung và tăng động lực chung.
Lý tưởng nhất, Các bộ phận nhân sự sẽ giữ quyền quản lý tạp chí của công ty, việc sáng tạo nội dung - và bộ phận Truyền thông viết cũng như chính thức hóa tạp chí của công ty. . Trong trường hợp kinh doanh nhỏ, thường là ban lãnh đạo quản lý tạp chí. Trong trường hợp này, điều quan trọng là đảm bảo rằng tạp chí không chỉ trở thành cơ quan ngôn luận của tạp chí này và / hoặc kiểm duyệt không thống trị tối cao.
Cũng có thể thuê cơ quan truyền thông viết báo bên ngoài.
Sự hợp tác giữa các tác nhân khác nhau của công ty là một đảm bảo thực sự cho sự thành công của một tờ báo nội bộ. Đoàn kết và thúc đẩy quân đội của bạn tham gia vào việc phát triển tạp chí này để tối đa hóa sự thành công của giao tiếp nội bộ của bạn thông qua phương tiện này.
Xác định mục tiêu
Trước khi bạn bắt tay vào sản xuất các bài viết toàn diện, dành thời gian, cho mỗi vấn đề, để xác định chính xác mục tiêu của bài viết của bạn. Bạn có muốn :
- để trấn an trong thời gian căng thẳng,
- liên bang xung quanh một dự án kinh doanh toàn cầu,
- chuẩn bị cho một sự thay đổi Kế tiếp,
- báo dịch vụ mới,
- chia sẻ một thành công cụ thể của công ty,
- cho phép một trong những nhân viên của bạn chia sẻ thêm một niềm đam mê nghề nghiệp ,
- khích lệ một sáng kiến đoàn kết,
- Vân vân.
Điều này sẽ cung cấp cho các biên tập viên một hướng đi thích hợp, một góc độ tiếp cận thích hợp cho sự phát triển của các bài báo.
Xác định mục tiêu của bạn
Một công ty được tạo thành từ những người khác nhau hoạt động ở các cấp độ khác nhau, không phải tất cả đều có cùng kỳ vọng và sở thích. Điều quan trọng là tờ báo của công ty bạn không nhắm đến một thể loại nhân viên . Mọi người phải tìm tài khoản của họ.
Dành thời gian để nghiên cứu độc giả của bạn và sở thích của mọi người để tạo ra mối quan tâm chung.
Xác định dòng biên tập
Nói chung, tất cả các loại tin tức về đời sống kinh doanh mà nhân viên có thể quan tâm đều có thể được thảo luận: thị trường mới, các dự án lớn, nhân vật đánh dấu cơ cấu … Nói tóm lại, bất cứ thứ gì có thể thu hút người đọc mà không đòi hỏi một cách giao tiếp khác. Nó là đáp ứng sự mong đợi của độc giả của bạn chịu hình phạt của việc làm mất nó.
Bạn cũng cần tìm tên cho nhật ký của mình. Hãy sáng tạo trong khi tôn trọng bản sắc của công ty bạn. Tên cần ngắn gọn, dễ nhớ.
Định dạng và phương tiện
Từ một bản tin đơn giản gửi cho tất cả nhân viên qua email đến một tờ báo rộng rãi hơn, chuyển tải rất nhiều tin tức, phân phát cho mọi người và có sẵn tại quầy lễ tân của công ty, khả năng về tạp chí nội bộ là rất phong phú. Đây là cơ hội để làm nổi bật sự sáng tạo và tài năng của nhân viên và làm việc trên hình ảnh của công ty bạn .
Phát triển tạp chí của bạn trên một phần mềm như Indesign, Publisher, Canva, Scribus hoặc đơn giản là word.
Bạn nên tạo một mô hình trước khi phân phối để kiểm tra xem mọi thứ có tuân thủ, được viết tốt và khớp đúng hay không. Nó cũng tối ưu hóa bảng màu để in, nếu cần.
Văn bản và hình ảnh phải được sắp xếp gọn gàng, màu sắc đủ sáng mà không quá chói, phông chữ dễ đọc và kết cấu trang phục.
Dù phương tiện và định dạng được chọn là gì, bạn sẽ đảm bảo tôn trọng điều lệ đồ họa của công ty cũng như bản sắc trực quan của công ty. Tờ báo cũng nên phù hợp với hình ảnh và tinh thần của doanh nghiệp bạn.
Chọn cho một phát sóng kênh chéo mang đến cơ hội để làm hài lòng tất cả mọi người. Bởi vì nếu kỹ thuật số phần lớn được ưu tiên hơn các phương tiện truyền thông vật lý, thì phương tiện sau vẫn thú vị và không nên bị bỏ qua.
Quyền hình ảnh và bản quyềnNếu bạn sử dụng ảnh và / hoặc hình ảnh khác thu thập được ở đây và ở đó, hãy đảm bảo có được quyền đối với chúng. Tương tự như vậy, tất cả những người xuất hiện trên hình ảnh của bạn phải được sự đồng ý của họ để phân phối (quyền hình ảnh). Ditto cho các tòa nhà và các công trình xây dựng khác.
Đồng thời đảm bảo rằng các văn bản được tạo ra không đến từ các bản sao của tác phẩm hoặc từ đạo văn (bản quyền).
Hỗ trợ giấy
Đây là' một điều bắt buộc - một điều không thể chối cãi có thể nói - không được bỏ qua . Tiếp xúc với giấy vẫn còn nguyên vẹn. Đọc tạp chí sẽ là một cảm giác êm dịu. Ưu điểm của tạp chí giấy là rất nhiều: chúng tôi lưu giữ nó nhiều hơn là một email, nó có thể được tư vấn ở mọi nơi (kể cả những nơi mạng không thông qua). Ngoài ra, việc dành một tờ báo giấy để đọc sau sẽ dễ dàng hơn. Chỉ nhìn thấy phần sau sẽ nhắc nhở người đọc rằng nó chứa một bài báo thú vị.
Về định dạng, bạn có thể lựa chọn: tờ rơi, tờ gấp hoặc tờ gấp, A4, A5, dọc hoặc ngang, hoặc bất kỳ bản trình bày nguyên bản nào khác. Khi định dạng tờ báo của bạn đã được chọn, hãy sử dụng nó cho mỗi lần phát hành để duy trì tính nhất quán về mặt hình ảnh.
Khi nói đến in ấn, bạn cũng có một sự lựa chọn ở đây. Bạn có thể chọn quản lý bước này trong nội bộ hoặc gọi trên máy in. Trong mọi trường hợp, nên in đủ số lượng bản sao. Tốt hơn nên lập kế hoạch rộng. Bạn luôn có thể để lại một vài bản nhật ký nội bộ của mình tại quầy lễ tân, điều này sẽ củng cố hình ảnh của công ty với khách.
Phương tiện điện tử
Bạn sẽ gửi tạp chí điện tử của mình ở dạng pdf hoặc định dạng khác qua email, qua ứng dụng đọc hoặc nếu không, nó có thể được xem trực tuyến trên trang web của công ty hoặc thậm chí qua Intranet hoặc CSR chẳng hạn.
Đặc biệt chú ý đến trọng lượng của hình ảnh và các hình ảnh khác để không làm nặng tài liệu. Việc tải xuống hoặc xem sẽ bị chậm lại và khả năng đọc bị ảnh hưởng.
Băng hình
Nếu bạn đã nắm vững các quy tắc sản xuất báo quay như tin tức truyền hình, phim ngắn hoặc phim công ty, bạn có thể bắt tay vào tạo phiên bản video để đưa lên mạng thông qua các phương tiện truyền thông như trước đây. Năng động, vui nhộn và sống động hơn các hỗ trợ trước đây, tuy nhiên, cách tiếp cận này đòi hỏi các kỹ năng đặc biệt. cũng như sự sẵn có nhiều hơn của người lao động.
Định kỳ
Tạp chí công ty là thường hàng tháng . Phân bổ cùng với phiếu lương của người lao động. Tuy nhiên, tùy thuộc vào khối lượng thông tin được xuất bản, bạn có thể chọn định dạng hàng tuần hoặc hàng quý - hoặc thậm chí hàng năm (định dạng sau sẽ ít ảnh hưởng hơn). Doanh nghiệp của bạn càng lớn, tờ báo của bạn càng có nhiều khả năng nắm giữ thông tin. Và do đó yêu cầu phổ biến thường xuyên hơn.
Điều chính là tìm tốc độ xuất bản phù hợp và bám sát nó để duy trì sự quan tâm của độc giả của bạn.
Nội dung của một tạp chí nội bộ
Quỹ và hình thức
Chăm sóc cả nội dung và hình thức tạp chí của bạn: văn bản tốt, tương đối ngắn, minh họa và tổ chức một cách hài hòa và hấp dẫn . Trên tất cả, nhật ký nội bộ của bạn phải mang tính giải trí, nếu không nó sẽ không được đọc. Thay đổi các định dạng của hình ảnh, chơi với màu sắc, tiêu đề, phụ trang để thuận tiện cho việc đọc.
Bạn có thể lấy cảm hứng từ những tờ báo của công ty đã có sẵn hoặc những tờ báo cổ điển.
Đừng bỏ bê bước của hiệu đính nhằm mục đích kiểm tra xem mọi thứ đều chính xác và các văn bản không có lỗi.
Thông tin nào để chia sẻ?
Một tờ báo nội bộ, cho dù là một bản tin đơn giản hay một tạp chí thực sự, trông giống như thế này - mỗi mục được phát triển nhiều hơn hoặc ít hơn tùy thuộc vào định dạng được áp dụng:
Edito
Trong báo chí nó là do biên tập viên - hoặc người đứng đầu tờ báo - viết và dùng như một lời mời. Nó thể hiện sự quan tâm của ban biên tập (quan điểm phi cá nhân) về một trong những chủ đề chính của tạp chí mà nó liên quan và thiết lập âm báo cho số. Đó là cuộc trao đổi giữa nhóm biên tập và độc giả.
Tin tức ngắn gọn - Tin tức công ty
Thông tin về công ty sẽ được phổ biến tại đây: thành công - nhưng cũng thất bại, các dự án hiện tại, chuyển địa điểm của một dịch vụ, hoạt động của dịch vụ ăn uống, nhân viên mới, nghỉ hưu, thăng chức, các dịch vụ dành cho nhân viên, v.v.
Thông tin này phải trên tất cả đặt khía cạnh con người trong ánh đèn sân khấu .
Các mặt hàng khác và đa dạng
Những bài viết này được viết bởi nhóm biên tập hoặc bởi những người được "mời" hoặc tình nguyện viên có thể đề cập đến các chủ đề khác nhau, liên quan hoặc không liên quan đến hoạt động của công ty:
- bài báo của chuyên gia : quan điểm của chuyên gia về một chủ đề cụ thể (hệ thống quản lý, thuyết trình trước đám đông, tăng cường sự tự tin, v.v.) hoặc trình bày một hội nghị có khả năng thu hút sự quan tâm của nhân viên, v.v.
- các bài báo liên quan đến hạnh phúc tại nơi làm việc : những điều này ảnh hưởng đến tất cả nhân viên và có thể giải quyết các chủ đề như kiệt sức hoặc quản lý rủi ro tâm lý xã hội, hoặc thậm chí cung cấp các ý tưởng và bài tập để thư giãn và học cách quản lý thời gian của họ tốt hơn …
- thông tin về cuộc sống địa phương : các buổi biểu diễn, hội nghị, cửa hàng ăn uống mới, các dịch vụ mới xung quanh (giặt hấp, giữ trẻ, bãi đậu xe, giao thông, v.v.).
Đời sống xã hội của công ty
Cung cấp khả năng cho tất cả nhân viên thể hiện bản thân , cho dù đó là vì một trong những thành công nghề nghiệp của họ hay một sự nghiệp gần gũi với trái tim của họ, vì một niềm đam mê cá nhân khác, một thử thách thể thao, v.v.
Chia sẻ ở đây tin tức về bất kỳ câu lạc bộ nào của công ty, các dự án nhân đạo, các thử thách thể thao và những thứ khác, do công ty tổ chức, dành cho tất cả nhân viên, nhưng dựa trên tình nguyện.
Rao vặt: giữ một không gian để nhân viên có thể giao tiếp và chia sẻ thông tin như cho thuê kỳ nghỉ, mua / bán thiết bị, v.v.
