- Chẩn đoán
- Nghiên cứu tác động
- Giai đoạn hoạt động
Trước khi bắt tay vào một dự án, nên tiến hành phân tích tác động để xác định tất cả hậu quả của sự thay đổi đối với nhân viên, quy trình, nghề nghiệp, các dự án đang thực hiện khác, v.v.
Dựa trên phân tích này, quyết định thực hiện - hay không - một dự án được đưa ra với kiến thức đầy đủ về các sự kiện và các tác dụng phụ được xác định và kiểm soát.
Mặc dù chúng ta nói chung về phân tích tác động, nghiên cứu này tập trung vào các tác động của một sự thay đổi. Các tác động, thay đổi cụ thể sau các hành động, được đánh giá sau dự án.
Công cụ này không chỉ dành riêng cho quản lý dự án, mà dành cho bất kỳ quá trình ra quyết định nào đáng được phân tích sâu về các tác dụng phụ. Ở đây, chúng tôi chỉ quan tâm đến những tác động tiêu cực có thể xuất hiện nhằm kiểm soát rủi ro.
Phương pháp
Chúng ta hãy xem làm thế nào để tiến hành một phân tích như vậy.
1- Chuẩn bị
Bước đầu tiên là tập hợp một đội đa kỹ năng bao gồm tất cả các khía cạnh của dự án. Sự đa dạng của các thành viên trong nhóm làm việc là cơ bản để khám phá tất cả các tác động có thể có. Mỗi người với kiến thức riêng của họ có một tầm nhìn cá nhân về vấn đề cần giải quyết.
Đừng ngần ngại liên quan đến người dùng hoạt động. Họ mang theo kinh nghiệm và bí quyết của họ cho các giao dịch được đề cập.
2- Liệt kê sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại và trạng thái dự kiến
Mục tiêu là xác định phạm vi và mức độ của sự thay đổi để đánh giá các tác động của nó. Hãy tính đến những sửa đổi chính giữa trạng thái hiện tại A và trạng thái tương lai B. Xem thêm phương pháp Phân tích khoảng cách.
3. Xác định các khu vực có khả năng tác động
Để tiến hành điều tra này dễ dàng hơn, hãy sử dụng các mô hình thích ứng với vấn đề.
Trong trường hợp là một dự án tổ chức, cấu trúc dưới đây cung cấp tài liệu tham khảo liên quan để đánh giá các khu vực bị ảnh hưởng:
- Chiến lược: sứ mệnh, mục tiêu chiến lược …
- cấu trúc : đặc biệt là ảnh hưởng đến tổ chức công việc, quy trình, nghiệp vụ
- đàn ông: tác động đến động lực, kỹ năng, phong cách quản lý
- các hệ thống: hậu quả đối với hệ thống thông tin, ra quyết định, hoạt động, thù lao
- Văn hoá : giá trị, niềm tin, chuẩn mực hành vi …
Các mô hình khác tồn tại như McKinsey’s 7S’s Matrix. gần với tham chiếu ở trên hoặc Mô hình PESTEL để phân tích môi trường kinh doanh tổng thể.
Tùy thuộc vào loại dự án, Lập bản đồ quy trình hoặc cái gì đó khác mô hình hóa quy trình nghiên cứu có thể là một hỗ trợ tốt.
Một trong những khó khăn là tìm ra mức độ phân tích phù hợp. Đi sâu vào quá nhiều chi tiết sẽ không hiệu quả, việc bỏ sót một khu vực có ảnh hưởng lớn sẽ làm giảm mức độ liên quan của phân tích. Ví dụ, một sự thay đổi trong tổ chức có thể có tác động… đến khách hàng. Một hiệu ứng sẽ không làm nổi bật người quản lý chất lượng .
4 - Tìm kiếm các tác động
Đối với mỗi thay đổi được xác định, hãy liệt kê các tác động theo khu vực sử dụng kỹ thuật động não .
Vài ví dụ :
Là một phần của việc tổ chức lại mục nhập đơn đặt hàng:
| Sự khác biệt so với trạng thái hiện tại | Các hiệu ứng | ||||
| Đàn ông | Hệ thống | Kết cấu | Văn hoá | Chiến lược | |
| Số lượng đơn đặt hàng được nhập mỗi ngày tăng mạnh | Tăng căng thẳng cho trợ lý | Đạt được các giới hạn của máy về khả năng xử lý | Tạo ra nút thắt cổ chai để chuẩn bị đơn hàng | … | … |
| … | |||||
Là một phần trong định hướng của lực lượng bán hàng về việc tiếp thị các dịch vụ ngoài sản phẩm
| Sự khác biệt so với trạng thái hiện tại | Các hiệu ứng | ||||
| Đàn ông | Hệ thống | Cơ cấu / nghề nghiệp | Văn hoá | Chiến lược | |
| Người bán có 2 ưu đãi riêng để bán | Tăng thời gian đào tạo Khó khăn trong việc thúc đẩy nhân viên bán hàng trên cả hai khía cạnh … | Thù lao: hệ thống hiện tại đang trở nên không phù hợp | Tăng mức độ phức tạp của việc tổ chức các chuyến thăm | Bán văn hóa linh kiện mâu thuẫn với bán giải pháp | Hoạt động kinh doanh không nhất quán |
| … | |||||
5. Đánh giá và ưu tiên
Khi các khu vực và hậu quả đã được xác định, chúng cần được đánh giá và ưu tiên. Mục đích là để lượng hóa các tác động để đưa ra quyết định đúng đắn: lựa chọn những tác động đáng được quan tâm đặc biệt.
6. Quyết định
Dựa trên sức mạnh của các phân tích được thực hiện, đã đến lúc phải đưa ra quyết định. Bạn phải chọn những gì cần làm với khoảng không quảng cáo được vẽ lên. Nếu hậu quả phụ là rất quan trọng, bạn có phải bắt đầu dự án nào không? Đánh giá lại chu vi của nó? Xem lại các mục tiêu? Nếu các tác động có thể quản lý được, điều quan trọng là phải xây dựng một kế hoạch hành động đủ.
Phương pháp thay thế
Việc điều tra các tác động cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng sơ đồ xương cá (hoặc ishikawa ) với một phân loại 5M.
Chẩn đoán ban đầu
Tiếp tục của tệp: phần hoạt động
- Trước
- 1
- 2
- 3
- Tiếp theo
Tệp này được tham khảo trong: Ra quyết định: quy trình và những cạm bẫy cần tránh - Làm thế nào để quản lý rủi ro của một dự án?
