Nếu bạn đang cảm thấy quá tải với số lượng nhiệm vụ phải hoàn thành và gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, thì đã đến lúc nghĩ đến việc lập danh sách việc cần làm. Chúng tôi cung cấp cho bạn một khuôn khổ để xây dựng công cụ quản lý tác vụ của riêng bạn. Danh sách việc cần làm là một tổ chức cá nhân cổ điển cần được khám phá lại và thực hành.
Công cụ thiết thực và đơn giản này sẽ rất hữu ích cho bạn để quản lý tất cả khối lượng công việc đang làm xáo trộn bộ não của bạn.
Sau đó, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo ưu tiên mà bạn sẽ xác định và do đó không quên những điều quan trọng.
Không có một phương pháp duy nhất, mà có một số cách thực hành khác nhau tùy thuộc vào sự nhạy cảm của mỗi người và loại công việc cần tổ chức.
Chúng tôi cung cấp ở đây một khuôn khổ để xây dựng công cụ của riêng bạn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.
Tại sao lại có danh sách việc cần làm?
Nhiều tác dụng có lợi:
- tập trung vào các nhiệm vụ giá trị gia tăng,
- đừng quên những thời hạn quan trọng,
- đừng chần cừ,
- giảm căng thẳng của bạn: không cảm thấy quá tải vì mất kiểm soát khối lượng công việc phải sản xuất,
- có được cái nhìn tổng thể về toàn bộ khối lượng công việc của bạn
- và nói chung, quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả bằng cách cải thiện năng suất của bạn
Làm thế nào để tiến hành ?
Nó rất đơn giản, sắp xếp theo 3 bước
-
Liệt kê các nhiệm vụ và hành động chính mà bạn có trong đầu.
Cảnh báo : một danh sách việc cần làm hiệu quả không được quá tải . Tốt hơn là bạn nên viết ra những hành động chính (hoặc bản tóm tắt của việc ghi chú), những việc quan trọng nhất và / hoặc khẩn cấp nhất, hơn là lập ra một danh sách đầy đủ những công việc sẽ khiến bạn nản lòng rất nhanh. Không gì có thể kích thích hơn việc chứng kiến một danh sách ngày càng tăng và phải hoãn ngày càng nhiều hoạt động cho đến ngày hôm sau. Nếu một số phức tạp hoặc rất lâu để hoàn thành, chia chúng thành các nhiệm vụ dễ lập kế hoạch hơn . Nói chung, chỉ nên liệt kê các hoạt động dưới 60 phút. Phân bổ thời hạn cho mỗi người trong số họ để tạo điều kiện cho tổ chức của bạn. Không có vấn đề gì về việc ghi chú tên dự án như một nhiệm vụ ở đây. Mặt khác, một hành động được thực hiện cho một dự án sẽ tìm thấy vị trí của nó trong danh sách.
Sử dụng động từ hành động xác định chính xác nội dung của các nhiệm vụ: "viết biên bản cuộc họp ngày 20-04-2014", "đặt lịch hẹn với nhà cung cấp x", v.v.
Nếu cần, hãy lập một danh sách cho các nhiệm vụ cá nhân và một danh sách cho các chuyên gia. Hãy cẩn thận một lần nữa: nếu bạn có khả năng kết hợp các nhiệm vụ chuyên nghiệp và cá nhân trên cùng một khoảng thời gian, 2 danh sách của bạn phải được hợp nhất, vì các hoạt động của 2 cấu hình cạnh tranh.
Chỉ định mức độ ưu tiên trước mỗi mục, từ mức độ ưu tiên đến mức độ thứ yếu.
Nếu bạn kết thúc với một số lượng lớn nhiệm vụ được xác định là ưu tiên cao, hãy thực hiện lại chúng. Bằng cách so sánh chúng, bạn sẽ thiết lập một thứ tự ưu tiên mới.
Phân loại lại các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên đã xác định.
Các ưu tiên ở đầu danh sách. Bạn có thể sử dụng mã màu để xác định mức độ ưu tiên một cách trực quan. Danh sách của bạn theo cách này sẽ cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tổ chức ngày của bạn và đưa ra quyết định đúng đắn. Đặc biệt ủy quyền nếu cần thiết.
Làm thế nào để sử dụng một danh sách việc cần làm?
Thường thì tất cả bắt đầu vào ngày hôm trước. Bạn chuẩn bị ngày của mình cho ngày hôm sau bằng cách thiết lập danh sách việc cần làm của bạn . Bạn cũng có thể thực hiện bài tập này vào buổi sáng trước khi bạn bắt đầu ngày mới.
Khi công việc của bạn tiến triển, gạch bỏ những cái được xử lý . Đó là một niềm vui nhỏ không được bỏ qua để duy trì động lực ở mức cao nhất! Vào cuối ngày, thực hiện các nhiệm vụ chưa hoàn thành qua đêm (hoặc muộn hơn).
Công cụ
Có nhiều công cụ và ứng dụng phần mềm để xây dựng và sử dụng danh sách việc cần làm, chẳng hạn như trình quản lý tác vụ any.do có ưu điểm là đơn giản. Các công cụ lập bản đồ tư duy như xmind giúp xác định nhiệm vụ và sắp xếp các ưu tiên dễ dàng hơn, nhưng lại kém phù hợp để sử dụng hàng ngày. Chúng tôi cũng có thể trích dẫn Evernote, hoặc Trello (cho phép phân loại dưới dạng Kanban).
Các công cụ máy tính có một lợi thế không thể phủ nhận: trực quan, chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các công việc hàng ngày. Thật vậy, với những tiện ích này, không gì có thể đơn giản hơn để ghi chú một hoạt động là đã hoàn thành, sửa đổi mức độ ưu tiên, hoãn lại nó… Ngoài ra, các giải pháp đa nền (máy tính để bàn, máy tính bảng, điện thoại thông minh) cho phép bạn mang theo danh sách của mình. lần.
Một trang tính Excel đơn giản có thể làm được điều này, hoặc thậm chí là một tờ giấy (xem bài đăng này). Và đối với một số người, hậu kỳ vượt thời gian.
Ngoài ra còn có các công cụ phương pháp luận để tạo điều kiện ưu tiên như ma trận Einsenhower, hoặc lập kế hoạch trong thời gian dài hơn: biểu đồ Gantt. Phù hợp hơn tất cả những điều tương tự cho việc quản lý dự án.
Hạn chế của phương pháp
Một phương pháp đơn giản, công cụ hiệu quả thích nghi với cách bạn làm việc … Nói tóm lại: mọi thứ bạn cần để trở thành vua của tổ chức cá nhân! Cuối cùng, thách thức là giữ kỷ luật . Hãy xây dựng phương pháp này lâu dài, không từ bỏ nó sau vài tuần sử dụng.
Một giới hạn khác là khó tập trung vào các ưu tiên của một người . Giữa email, mạng xã hội … và các nguồn gây gián đoạn khác, trong thời đại của chúng ta, thật khó để bám vào danh sách các hành động đã được thiết lập trước. Đặc biệt là khi thứ tự ưu tiên liên tục thay đổi trong các công ty. Nếu các trường hợp khẩn cấp được xác định lại nhiều lần trong tuần với các nhiệm vụ mới xuất hiện đột ngột, thì bạn sẽ phải dành rất nhiều thời gian để làm việc trên danh sách của mình và cuối cùng sẽ từ bỏ nó để quay lại ghi chú sau nó!
Xem thêm phương pháp GTD để cải thiện tổ chức cá nhân của bạn
Tệp này được tham chiếu trong: Quản lý thời gian: hiệu quả, năng suất và sự thanh thản
