Một điểm đầu tiên và đây là một tin tốt: bất kỳ ai cũng có thể trở thành một nhà đàm phán giỏi! Trái ngược với những gì người ta có thể nghĩ, đàm phán không đồng nghĩa với "có một số cuộc nói chuyện"! Để đạt được các mục tiêu của nó, một điểm thiết yếu là chuẩn bị tốt cho cuộc đàm phán của bạn.
Sự chuẩn bị thường bị bỏ qua. Tuy nhiên, được tiến hành một cách hiệu quả, nó cho phép nhà đàm phán đặt tất cả các tỷ lệ cược có lợi cho mình.
Dưới đây là những câu hỏi khác nhau để hỏi:
1 - Các tác nhân tham gia là ai?
Giai đoạn xác định này yêu cầu một cuộc điều tra sơ bộ để thu thập thông tin về các bên liên quan khác nhau. Một (những) người, một hoặc những người trực tiếp có mặt trong ngày và những người có ảnh hưởng đến các cuộc tranh luận mà không tham gia trực tiếp vào các cuộc thảo luận.
Sau khi liệt kê chúng, đây là dữ liệu để nghiên cứu:
-
Ai tham gia đàm phán? Đặc điểm của chúng là gì? Vai trò của họ)?
Đó là một câu hỏi trả lời câu hỏi: họ là ai? Sau khi xác định được các tác nhân, bạn nên biết bạn đang đối phó với ai: tính cách, kỹ năng… - từ B đến B: chức năng và vị trí thứ bậc, tổ chức của công ty được đề cập, quy trình ra quyết định, vai trò của các tác nhân khác nhau trong quá trình này và trong cuộc đàm phán sắp tới… Khía cạnh con người là rất quan trọng trong cuộc đàm phán.
-
Điểm mạnh và điểm yếu của họ
Dựa trên kiến thức về con người của họ, hãy phân tích điểm mạnh và điểm yếu của họ. Thông tin quan trọng để phát hiện những sai sót, những quan điểm hỗ trợ và tìm ra những lý lẽ đúng đắn để đáp lại những sai sót của họ.
Nhận thức được thế mạnh của họ, rõ ràng thời cơ đến, bạn sẽ biết cách tránh đi trên cơ sở của họ. Điểm yếu nên được gạt sang một bên để hành động theo chiến lược của bạn… Đánh giá sự cân bằng sức mạnh hiện có. Nếu nó có lợi cho bạn, đừng lạm dụng nó. Không nên làm người đối thoại của bạn thất vọng. Ngày này hay ngày khác, bánh xe có thể quay ngược lại bạn.
-
Nhu cầu và mục tiêu của họ
Đây là một câu hỏi cơ bản. Bạn cần xác định những gì bạn có thể cung cấp và ai có thể được chấp nhận. Để làm được điều này, hãy tìm hiểu xem những người đối thoại của bạn đang thực sự tìm kiếm điều gì và ưu tiên của họ là gì. Sau đó, bạn có thể dự đoán các lựa chọn có thể có chắc chắn sẽ nghiêng về phía bạn và đạt được thỏa thuận.
-
Cạnh tranh
Đây là thông tin không nên bỏ qua. Bạn phải biết đối thủ cạnh tranh mang lại những gì để chuẩn bị và mài giũa lập luận của mình. Do đó, bạn sẽ tránh rơi vào tình huống khó khăn trong ngày đàm phán. Bạn có thể choáng ngợp khi phải đối mặt với một đề nghị cạnh tranh vượt xa những gì bạn có thể tưởng tượng.
Trong mọi trường hợp, hãy cẩn thận với "trò lừa bịp" của những người đối thoại của bạn! Nếu họ cho bạn biết một mức giá bất thường từ đối thủ cạnh tranh, đừng ngần ngại yêu cầu một cái gì đó cụ thể (đề nghị, điều kiện….). Một lần nữa, chuẩn bị tốt là điểm khởi đầu để né tránh loại chiến thuật này.
2. Mục tiêu của bạn là gì?
Viết rõ ràng ra giấy những gì bạn muốn đạt được. Đừng chỉ ghi lại một ý tưởng mơ hồ.
Ví dụ trong một cuộc đàm phán thương mại, đừng nói với chính mình một cách đơn giản: "Tôi muốn tăng doanh số bán hàng của mình với khách hàng này". Ngược lại, hãy chính xác và đặt ra các mục tiêu định lượng: "Tôi muốn tăng 10% doanh thu của mình" hoặc "Tôi muốn đại diện cho ít nhất 50% số lần mua hàng từ khách hàng này".
Lập kế hoạch cho một phạm vi cao và một phạm vi thấp. Đây sẽ là khu vực cơ động của bạn. Khi đó bạn sẽ dễ dàng thương lượng hơn.
3 - Chiến lược và chiến thuật của bạn là gì?
Khi bạn đã xác định được mục tiêu của mình, bạn sẽ biết được bên phản đối (nhu cầu, kỳ vọng, điểm mạnh và điểm yếu của họ, đề nghị cạnh tranh). Bây giờ bạn cần phải đưa ra một chiến lược để có được kết quả mong muốn. Trên toàn cầu, có thể có hai cách tiếp cận cực đoan tuyệt vời: chiến lược hợp tác trong đó mục tiêu là tìm kiếm sự đồng thuận, chiến lược cạnh tranh, có thể được tóm tắt bằng câu: "Cái này được cái kia thì mất cái kia". Dưới đây là một số dấu hiệu:
-
chế độ cạnh tranh
Cách tiếp cận này đòi hỏi rất nhiều thận trọng. Bạn sẽ phải chắt lọc rất ít thông tin, đưa nó vào ống nhỏ giọt vào thời điểm thích hợp nhất. Bạn cũng sẽ có thể gây áp lực khi cần thiết và yêu cầu bằng chứng từ đối thủ. Nói tóm lại, nó thực sự là một chế độ mà mục tiêu là thu được một kết quả ngắn hạn.
-
chế độ hợp tác
Các chiến thuật là khác nhau. Mục tiêu là tìm điểm chung . Tất cả các cuộc đàm phán sẽ xoay quanh vấn đề này. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn phải rộng lượng trong nhượng bộ của mình. Bạn phải ghi nhớ mục tiêu của mình và tìm kiếm sự thỏa hiệp tốt nhất. Tư thế này rất phù hợp trong một mối quan hệ lâu dài bằng cách tìm kiếm có hệ thống cho một kết quả đôi bên cùng có lợi.
Bạn biết nên áp dụng chế độ nào… Sau đó, bạn sẽ phải tinh chỉnh chiến thuật của mình: xác định những gì bạn sẽ đề xuất, khi nào, sau đó lập luận nào, nhượng bộ gì, đánh giá điểm chung nào có thể xảy ra… Bạn cũng sẽ phải chuẩn bị các đề xuất thay thế (các giải pháp thay thế sẽ được đề xuất) và các chiến lược dự phòng.
Đàm phán không phải là sự bổ sung các công thức nấu ăn, mà là sự đồng hóa các kỹ thuật, quy trình và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau.
4. Bạn sẽ sử dụng những lập luận và công cụ nào?
Tùy thuộc vào chiến lược được xác định ở trên, bạn sẽ xây dựng một lập luận để hỗ trợ các tuyên bố của mình. Ngoài ra, bạn có thể chuẩn bị các công cụ để thuyết phục hơn nữa: biểu đồ bán hàng, biên soạn lời chứng thực và các tài liệu khác … Nên mang tính cụ thể trong các cuộc thảo luận. Chứng minh bằng cách hiển thị một cái gì đó hữu hình luôn hiệu quả hơn.
Phần kết luận
Đàm phán giống như một bộ phim lộn ngược: bạn phải tưởng tượng nó sẽ diễn ra như thế nào và bạn sẽ sử dụng những lý lẽ nào khi các cuộc thảo luận tiến triển. Sự ngẫu hứng không có chỗ đứng. Tất nhiên, không phải mọi thứ đều có thể đoán trước được… Nhưng nếu không có nó, sẽ chẳng có gì thú vị!
