Định nghĩa của khái niệm này
Đây là quá trình quản lý dự án, được tạo thành từ các giai đoạn khác nhau của nó bắt đầu từ việc xác định nhu cầu cho đến khi kết thúc dự án.
Vòng đời của dự án được chia thành 4 giai đoạn chính
1 - Bước tạo khung
Giai đoạn nghiên cứu và phân tích đầu tiên này còn được gọi là: khởi tạo, khởi động hoặc thậm chí là tiền dự án (với các sắc thái trong nội dung tùy thuộc vào các phương pháp tiếp cận được sử dụng).
Dự án được bắt đầu từ một nhu cầu (vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội nắm bắt), một mục tiêu được xác định, một phân tích được thực hiện để xác định cách tốt nhất để thực hiện phản ứng được cung cấp.
Đối với một số dự án, các tùy chọn giải pháp có thể được đề cập trong một "trường hợp kinh doanh". Một nghiên cứu khả thi sau đó được thực hiện để lựa chọn dây chuyền công việc.
Giai đoạn này xác nhận quyết định khởi động dự án hay không ( ĐI hoặc KHÔNG ĐI ). Trong trường hợp tích cực, nếu điều này không được thực hiện, người quản lý dự án và nhóm của anh ta được chỉ định, các sản phẩm chính sẽ được xác định.
2 - Giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch
Nhóm dự án xác định chi tiết những gì phải được thực hiện, cách thức và phương tiện. Nó lên kế hoạch cho các giai đoạn và việc huy động các nguồn lực theo thời gian.
Đặc biệt, người quản lý dự án sẽ tinh chỉnh ngân sách tài chính bằng cách tích hợp các khoản phí khác nhau: dịch vụ bên ngoài, hỗ trợ nội bộ (khi áp dụng hóa đơn lại giữa các bộ phận), nguồn nguyên liệu và các khoản mua sắm khác.
Tất cả các yếu tố này được ghi lại trong một kế hoạch dự án bao gồm:
- danh sách các giai đoạn chính
- các hoạt động sẽ được thực hiện, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và các mốc quan trọng khác nhau thông qua biểu đồ Gantt
- giao hàng,
- một kế hoạch truyền thông dự án,
- một kế hoạch quản lý rủi ro.
Ngoài ra, một kế hoạch chất lượng có thể được xây dựng để kiểm soát quá trình và các sản phẩm của nó.
3 - Giai đoạn thực hiện dự án
Đó là về việc thực hiện cụ thể các yếu tố đã được lên kế hoạch. Các buổi sáng tạo, hội thảo, phân tích giá trị… nhóm dự án hoạt động trong việc nghiên cứu và triển khai các giải pháp nhằm đáp ứng các mục tiêu đã xác định.
Người quản lý dự án kiểm soát tiến độ của các hoạt động, việc tôn trọng tiến độ, chi phí, kết quả đối với kế hoạch dự án ban đầu và điều chỉnh nó nếu cần thiết. Anh ấy cẩn thận theo dõi bảng tổng hợp các chỉ số hiệu suất chính chính (KPI) để đảm bảo rằng việc thực hiện dự án vẫn đi đúng hướng.
Anh ta thường xuyên liên lạc với các bên liên quan: anh ta luôn thông báo cho họ về tiến độ của dự án và về bất kỳ sai lệch lớn nào.
Khi tất cả các hoạt động đã được hoàn thành và xác thực, khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài sẽ sở hữu các sản phẩm: phân phối giải pháp, đào tạo, v.v.
4 - Giai đoạn kết thúc
Đã đến lúc kiểm kho và sắp xếp công việc kết thúc. Với một mục tiêu: tận dụng kinh nghiệm thu được gần đây.
Điều quan trọng là phải kết luận đúng bằng cách tổ chức một cuộc họp chuyên dụng với các bên liên quan chính: các bên liên quan, nhóm dự án, những người sử dụng chính, v.v.
Sau đó, viết một báo cáo tóm tắt để ghi nhớ những điểm mạnh, điểm yếu và bài học rút ra từ kinh nghiệm mới này
Lưu ý: đối với Viện Quản lý Dự án (PMI), vòng đời của một dự án bao gồm một giai đoạn bổ sung giữa quá trình thực hiện và kết thúc: quản lý. Đối với chúng tôi, bước này được bao gồm trong giai đoạn hiện thực hóa. Việc tiến hành các hoạt động quản lý dự án và giám sát hiệu suất được thực hiện song song.
