Thật vậy, mục tiêu của việc lập kế hoạch là tổ chức tiến độ của các giai đoạn của dự án trong thời gian. Một nhiệm vụ cơ bản để kiểm soát thời hạn.
Lập kế hoạch một dự án bao gồm chia nhỏ nó thành nhiều bước (xác định tất cả các nhiệm vụ sẽ được thực hiện) , từ ước tính thời gian , của xác định trình tự các bước (bao gồm cả những việc có thể được thực hiện song song - lập lịch nhiệm vụ, đường dẫn quan trọng), phân bổ nguồn lực (tài chính và con người), và cuối cùng mô hình hóa tổ chức này trên một tài liệu hoạt động được chia sẻ giữa tất cả các bên liên quan để tối ưu hóa tiến độ và theo dõi quá trình hiện thực hóa.
Làm thế nào để lập kế hoạch cho một dự án?
Lập kế hoạch dự án dựa trên các phương pháp và công cụ phù hợp với ba giai đoạn chính của quản lý dự án: xác định phạm vi, thiết lập tiêu chuẩn và quản lý.
1. Đặt chu vi
Một dự án sẽ huy động mọi người từ các thành phần khác nhau và thường có số lượng hạn chế. Do đó, mang lại ý nghĩa cho sự huy động này trở nên cần thiết:
- Dự án đáp ứng những nhu cầu nào? Mục đích cuối cùng của nó là gì? Nó dựa trên những giả định nào (bối cảnh, chỉ thị, v.v.)?
- Môi trường dự án là gì: các bên liên quan, phạm vi, các giao diện, các ràng buộc?
Trả lời những câu hỏi này giúp xác định dự án. Do đó, cần phải ngăn chặn các yếu tố bên ngoài (chỉ gián tiếp liên quan đến dự án hoặc nhóm dự án không có quyền kiểm soát) can thiệp vào các giai đoạn sau. Công việc đóng khung này có thể được bắt đầu thông qua động não và được chính thức hóa dưới dạng ghi chú hoặc sơ đồ tư duy. Anh ấy là cần thiết cho việc lập kế hoạch ai sẽ theo dõi.
Sau khi được đóng khung, có thể thực hiện cấu trúc theo các nhiệm vụ. Một công cụ quản lý dự án trung tâm sau đó có thể được triển khai: sơ đồ tổ chức nhiệm vụ hoặc WBS (Cơ cấu phân chia công việc). Đó là việc liệt kê đầy đủ "mọi thứ phải làm" và nhóm các nhiệm vụ theo chủ đề thông qua cấu trúc cây. Đây là một quá trình lặp đi lặp lại: có thể các nhóm nhiệm vụ sẽ được xác định sau đó trong giai đoạn lập kế hoạch.
Thực hành tốt: WBS phải có thể được tổng hợp trên một trang A4. Nó sẽ cho phép ai đó bên ngoài dự án hiểu mọi thứ cần làm trong lần đọc đầu tiên. Do đó, các tác vụ phải có số lượng giao diện tối thiểu giữa chúng để cấu trúc có thể đọc được và hoạt động.
2. Thiết lập kho dự án
Để nhắm mục tiêu hiệu suất, một dự án phù hợp với bộ ba chi phí-chất lượng-thời gian nổi tiếng. Mặc dù lịch trình chủ yếu tập trung vào khía cạnh thời hạn, nhưng rõ ràng thời hạn dài hơn hoặc ngắn hơn sẽ có tác động đến hai khía cạnh khác, bên cạnh sự hài lòng của khách hàng. Để lập kế hoạch phù hợp với những ràng buộc này, người quản lý dự án có sẵn một số công cụ.
Xác định đường dẫn quan trọng: mạng PERT
Lộ trình quan trọng là một chuỗi các nhiệm vụ có thời lượng không thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến tổng thời gian của dự án. Bài tập này tập trung vào việc xác định các ưu tiên trong việc phân bổ các nguồn lực (ngân sách, nhân lực, kỹ thuật, hành chính, v.v.) và thực hiện các nhiệm vụ. Nếu không có một con đường quan trọng, rất khó để có được một bức tranh thực tế về khả năng tồn tại của một dự án. Để làm được điều này, mạng PERT là một công cụ có giá trị: bằng cách tập trung vào các trình tự chứ không phải theo lịch trình, nó có thể giúp xác định khả năng điều động và những đánh đổi cần thực hiện để tối ưu hóa việc lập kế hoạch của một dự án .
Thiết lập kho kế hoạch: biểu đồ GANTT
Lịch biểu GANTT hiển thị các nhiệm vụ dưới dạng thanh ngang trong biểu đồ thời gian. Do đó, nó phải chỉ ra các chủ đề của WBS, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ và các nhiệm vụ vĩ mô, thời hạn và lộ trình quan trọng. Đặc biệt, nó giúp xác định các giai đoạn chính của dự án, phân bổ nguồn lực và đặt các mốc xác nhận và giám sát việc sản xuất các sản phẩm giao, đặc biệt nếu có các cơ quan (ban quản lý, ban chỉ đạo, v.v.). Càng nhiều càng tốt, lịch trình nên được đồng xây dựng và phối hợp, thông qua phỏng vấn với các bên liên quan và các cuộc họp với các thành viên của nhóm dự án để chia sẻ các giả định.
Thực hành tốt: Để tránh liên tục đặt câu hỏi về các yếu tố của lịch trình, bạn nên viết một ghi chú giả thuyết. Điều này sẽ chính thức hóa tất cả các quyết định hoặc giả định được giữ lại để xây dựng lịch trình; nó cũng sẽ là một công cụ giám sát có giá trị trong tiến trình của dự án nếu bối cảnh hoặc chỉ thị được yêu cầu thay đổi và có một số thông số được sửa đổi.
3. Lập kế hoạch và quản lý
Sau khi lịch trình (đồng) được thiết lập và xác thực, người quản lý dự án phải tự thể hiện mình là người bảo lãnh cho kho lưu trữ. Điều sau không bao giờ được thay đổi theo tiến độ của nhiệm vụ - điều này có thể khiến bạn chứng tỏ rằng bạn "đúng giờ". Nó cũng rất quan trọng vì lịch trình tham khảo thường là một công cụ giao tiếp nội bộ và thậm chí bên ngoài thực sự cho các dự án liên quan đến công chúng. Do đó, nếu lịch trình này thay đổi liên tục, thì dự án và nhóm của nó sẽ còn độ tin cậy nào?
Lập kế hoạch giám sát bằng bảng điều khiển
Để tránh rơi vào cạm bẫy này trong giai đoạn thử nghiệm, người quản lý dự án có thể sử dụng bảng điều khiển dự án hàng ngày để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ được phân loại theo cấu trúc cây WBS và phù hợp với lịch trình. Nó có thể là một tệp Excel đơn giản mô tả tiến độ (đã hoàn thành / đang tiến hành / muộn / chưa bắt đầu) và ghi lại các yếu tố được truyền bởi các thành viên của nhóm dự án trong một cột "nhận xét". Bảng điều khiển là một công cụ có giá trị để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá dự án. Việc sửa đổi kho lưu trữ chỉ nên xảy ra trong trường hợp có thay đổi lớn trong môi trường dự án và sẽ được thực hiện bởi tất cả ban quản lý dự án.
Dự đoán rủi ro để hạn chế trượt kế hoạch
Cuối cùng, thiết lập một cách tiếp cận quản lý rủi ro có thể là một giải pháp để hạn chế sự trượt giá trong quy hoạch. Nó phải được bắt đầu trong giai đoạn hợp nhất lập kế hoạch để cung cấp cho ghi chú giả thuyết. Một phiên động não đưa ra tất cả các rủi ro vốn có trong dự án; những rủi ro này sau đó được phân loại trong một ma trận theo mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của chúng. Quá trình này phải được hoạt động hóa trong suốt dự án thông qua việc đánh giá rủi ro thường xuyên.
Phần mềm quản lý dự án (Saas và độc lập) hỗ trợ rất nhiều cho những công việc này.
