- Biết cách viết một thủ tục
- Mẫu thủ tục dễ sử dụng
Trong phần này của hồ sơ, chúng tôi cung cấp cho bạn một quy trình mẫu mà bạn có thể sử dụng để đáp ứng nhu cầu của mình.
Nhưng trước khi chuyển sang giai đoạn soạn thảo thực tế, bạn phải thực hiện công việc chuẩn bị để thu thập tất cả thông tin cần thiết để viết tài liệu của bạn.
Bước này tạo điều kiện thuận lợi cho việc viết đi trước và tiết kiệm thời gian thông qua tổ chức tốt hơn.
Sau khi hoàn thành công việc này, bạn có thể viết quy trình của mình bằng cách sử dụng mô hình được đề xuất.
Chuẩn bị: liệt kê các hoạt động cần thực hiện
Sử dụng động từ hành động
để mô tả các nhiệm vụ
Ví dụ: tạo tài khoản khách hàng, tạo báo giá, v.v.
Sau đó, đối với mỗi hoạt động, kiểm kê các nhiệm vụ chính. Hãy lấy ví dụ về việc tạo tài khoản khách hàng: chọn mẫu chuẩn, chọn trạng thái "mới", v.v.
Với thông tin này, việc chuyển sang giai đoạn soạn thảo thực tế sẽ dễ dàng hơn. Tất cả những gì còn lại là thứ tự các hành động được thực hiện.
Mô hình thủ tục
| Hoạt động | Phiên bản | ||
| Ngày tạo / tác giả | Ngày cập nhật / sửa đổi lần cuối | ||
| Các bên liên quan | (Dịch vụ, chức năng …) |
| Nhiệm vụ | Sự miêu tả | Điểm cảnh giác | Cách |
Minh họa bằng ví dụ
| Hoạt động | Tạo khách hàng mới trong hệ thống CNTT | Phiên bản | 1.1 |
| Ngày tạo / tác giả | 25-06-2015 bởi j.Sebastien | Ngày cập nhật / sửa đổi lần cuối | 12-09-2015 bởi A.Berthelet |
| Các bên liên quan | Quản trị bán hàng |
| Nhiệm vụ | Sự miêu tả | Điểm cảnh giác | Cách |
| 1- Chọn loại khách hàng |
- Chọn "Cá nhân" hoặc "chuyên nghiệp" - Chọn trạng thái Mới | Trong trường hợp lỗi không thể quay lại. | |
| 2 - Điền vào dữ liệu mô tả | Liên hệ với khách hàng nếu bất kỳ dữ liệu nào bị thiếu. Thay thế cho các chuyên gia: truy cập www.societe.com | ||
| 3 - Liên kết với đại diện bán hàng |
- Nhấp vào biểu tượng trên cùng - Chọn đại diện bán hàng trong hộp lựa chọn -… | Tài liệu phân bổ tài khoản mới | |
| … |
Các thủ tục cũng có thể bao gồm …
Kết quả mong đợi: để xác nhận sự tuân thủ với các hành động được thực hiện.
Một cột "khi nào?" : khi các yếu tố thời gian phát huy tác dụng.
Định nghĩa: khi chủ đề phức tạp hơn, sẽ có lợi khi xác định chính xác các thuật ngữ được sử dụng.
Quy tắc : cột này hữu ích khi các quy tắc cụ thể được liên kết với các phép toán.
Lưu đồ : để dễ hiểu hơn. Các sơ đồ giúp bạn dễ dàng đọc trình tự các nhiệm vụ hơn.
Người có trách nhiệm theo nhiệm vụ : khi các trách nhiệm cụ thể được giao cho các hoạt động nhất định hoặc cho các bước xác nhận.
Phụ lục: bổ sung các tài liệu hữu ích cho việc thực hiện nhiệm vụ.
- Trước
- 1
- 2
- Tiếp theo
Tệp này được tham chiếu trong: Quản lý quy trình - Tài liệu chất lượng - Quy trình chất lượng
