Cấu trúc chức năng là gì?
Còn được gọi là cấu trúc chữ U (for Unitary), cấu trúc chức năng là một trong những kiểu cấu trúc cổ điển trong tổ chức kinh doanh. Hình thức tổ chức này rất phổ biến ở các công ty hoạt động đơn lẻ quy mô vừa.
Thách thức đối với mỗi công ty là tổ chức tập thể cấu thành nó sao cho công việc và trách nhiệm được phân bổ một cách tối ưu nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty. Trong cơ cấu chức năng, tiêu chí chính để phân công lao động là chức năng.
Đặc điểm của cấu trúc chức năng
Một doanh nghiệp nhỏ có thể hài lòng với cấu trúc phân cấp đơn giản, tập trung vào người lãnh đạo doanh nghiệp. Trong cấu trúc cơ bản được gọi là “trong ánh nắng mặt trời” này, mỗi quyết định được thông qua bởi người lãnh đạo, người phải thực hành “giao tiếp rạng rỡ”. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, nó trở nên cần thiết để tổ chức lại cấu trúc của nó. Tập trung hóa phải nhường chỗ cho phân cấp trách nhiệm.
Trong cơ cấu chức năng, các hoạt động của công ty được nhóm lại thành các thực thể đồng nhất và chuyên biệt, các "chức năng". Mỗi đơn vị chức năng (chức năng tài chính, chức năng marketing, chức năng bán hàng, nguồn nhân lực, v.v.) được đặt dưới trách nhiệm của một giám đốc. Mỗi nhà quản lý sắp xếp một chuyên môn hóa chức năng tùy theo loại kỹ năng của mình.
Cơ chế phối hợp của hình thức cấu trúc này dựa trên các quy tắc làm việc được chính thức hóa một cách chặt chẽ và quyền lực thứ bậc mạnh mẽ. Cùng một tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện trong một hàm. Đường phân cấp cho từng chức năng được xác định rõ ràng và việc kiểm soát cũng như điều phối các chức năng khác nhau được thực hiện bởi ban quản lý chung. Do đó, các thủ tục làm việc được thiết lập và một ủy quyền được thiết lập.
Ví dụ về cấu trúc chức năng
Sự phân công lao động này theo chức năng (chức năng hỗ trợ và chức năng hoạt động) dẫn đến việc chuyên môn hoá, thúc đẩy hiệu quả của công ty.
Trong một giai đoạn phát triển tiên tiến hơn của cơ cấu chức năng, cơ cấu “nhân viên và dây chuyền” kết hợp cách tiếp cận kép, chức năng và thứ bậc. Có một sự chuyên môn hóa chức năng được xác định rất rõ ràng cùng với sự phát triển của các trách nhiệm hoạt động với các cấp độ phân cấp khác nhau (N-1, N-2,…).
Ưu điểm của cấu hình cấu trúc này
Cơ cấu tổ chức này khá phù hợp với các công ty chuyên biệt và nó có ưu điểm là đơn giản và rõ ràng trong hoạt động và thực hiện. Ngoài ra, việc chính thức hóa này đặc biệt phù hợp với những công ty có môi trường ổn định. Nó thúc đẩy sự phát triển các kỹ năng chuyên biệt và đòi hỏi các chuyên gia trong từng lĩnh vực của họ. Tập trung các nguồn lực vào một chức năng nhất định cho phép tính kinh tế theo quy mô.
Các tài sản chính của nó:
- đơn giản và rõ ràng
- nhóm các chuyên gia
- chất lượng tốt hơn khi thực hiện các tác vụ đòi hỏi khắt khe nhất
- cải thiện năng suất
- thúc đẩy nền kinh tế theo quy mô và học tập
Điểm cảnh giác:
- khuyến khích sáng kiến
- thích ứng nhanh với những thay đổi
- tạo điều kiện cho luồng thông tin
Nhược điểm và hạn chế của cấu trúc chức năng
Ngoài một quy mô nhất định của công ty, cấu trúc chức năng có giới hạn. Tương tự như vậy, nếu các hoạt động của công ty quá đa dạng, thì cấu trúc này không phải là mong muốn nhất. Cuối cùng, do bản chất cứng nhắc, với hệ thống phân cấp phát triển cao và rất tập trung xung quanh các chức năng khác nhau, việc ra quyết định có thể bị chậm lại cũng như thích ứng nhanh với những thay đổi của môi trường.
- có thể gây khó khăn trong giao tiếp nội bộ
- rủi ro xung đột, pha loãng quyền lực, truy tìm lỗi không phải lúc nào cũng rõ ràng
- rủi ro rằng tất cả mọi người sẽ đặc quyền cho chức năng riêng của họ làm phương hại đến các chức năng khác và lợi ích của toàn công ty
- sự hợp tác giữa các chức năng trở nên khó khăn hơn
- sự thiếu linh hoạt thường xuyên gây bất lợi cho sự phát triển của công ty
