Làm rõ mục tiêu, chọn hình thức phù hợp, tập hợp đội ngũ phù hợp… dưới đây là các bước cần lưu ý khi tổ chức và chuẩn bị một cuộc họp chính thức.
Các giai đoạn chuẩn bị khác nhau
-
Xác định mục tiêu của cuộc họp làm việc
Tại thời điểm này, đây là một câu hỏi để tự hỏi bản thân: " Cuộc họp nên kết thúc bằng gì? Một kế hoạch hành động? Quyết định? " Do đó, bạn có thể đánh giá tốt hơn các nguồn lực để kêu gọi để làm việc về chủ đề này. Ví dụ, việc phân tích một rối loạn chức năng được thực hiện với các chuyên gia. Nhưng nếu mục tiêu là quyết định ngay lập tức, nhóm sẽ phải bao gồm một hoặc nhiều người ra quyết định. Những người này không nhất thiết phải là chuyên gia trong vấn đề này.
Để tiến hành một cuộc họp làm việc hiệu quả, mục tiêu đóng vai trò như một chủ đề chung xuyên suốt các cuộc tranh luận.
-
Chọn loại cuộc họp phù hợp
Họp mặt để giải quyết vấn đề, sáng tạo (tạo ra ý tưởng bằng phương pháp động não), dịch vụ … hoặc đơn giản là thông tin, loại được chọn tất nhiên sau từ bộ mục tiêu lúc bắt đầu . Bạn không tiếp cận theo cách tương tự một cuộc họp có mục đích giao tiếp với các nhóm của bạn với một nhóm khác có mục đích là đạt được sản xuất tập thể. NS phong cách hoạt hình được thực hiện cũng phụ thuộc vào bản chất của đối tượng được xử lý và mục đích của cuộc họp làm việc. Trong một số trường hợp, đây có thể là một cuộc họp hội nghị truyền hình từ xa.
-
Chọn người tham gia
"Ai có thể giúp đạt được mục tiêu? Ai có thể là chướng ngại vật?" Tự hỏi bản thân những câu hỏi này giúp bạn dễ dàng biết mình nên mời ai hơn. Vì vậy, bạn sẽ nhận được một nhóm hoàn chỉnh phù hợp với các mục tiêu và chủ đề. Xác định số lượng người tham gia tối ưu để trao đổi và ra quyết định hiệu quả. Với thời gian nói được kiểm soát, cuộc họp sẽ thậm chí còn hiệu quả hơn.
-
Xác định kế hoạch
Tổ chức luồng trao đổi và liên lạc. Các giai đoạn khác nhau của cuộc họp làm việc và các chủ đề được thảo luận, hội thảo nếu cần… tất cả đều được ghi trong chương trình nghị sự bằng cách đặt các đối tượng ưu tiên vào phần đầu tiên của chương trình.
Liên kết thời gian làm việc cho từng giai đoạn. Do đó, bạn sẽ tránh được sự tràn ngập từ một chủ thể này đến phương hại của chủ thể khác. Nhà chiến lược và chiến thuật trong giai đoạn đầu tiên, sau đó bạn là người tổ chức.
-
Lên lịch cuộc họp
Đảm bảo sự sẵn có của tất cả những người tham gia để lựa chọn ngày và thời gian. sau đó gửi lời mời cho người tham gia (hoặc lời mời) để xác nhận chính thức. Nếu có thể, hãy sắp xếp cuộc họp vào thời gian để mọi người dễ dàng tập trung và đầu tư đầy đủ.
-
Chuẩn bị tài liệu làm việc và các điểm tài liệu khác
Xác định các tài liệu cần thiết, mẫu sản phẩm, v.v. Phát triển hỗ trợ trình bày . PowerPoint nổi tiếng mà tất cả chúng ta đã dành hàng giờ liền !! Xác định luật chơi. Một nhiệm vụ cần thiết để quản lý sàn giao dịch một cách hiệu quả.
Chuẩn bị hậu cần (đặt phòng họp, bảng trắng, thùng carton , máy chiếu trên cao ,. ). Thật đáng lo ngại khi lãng phí thời gian khi thời gian đến bằng cách bù đắp cho sự thiếu tổ chức. Viết chương trình nghị sự.
Sau khi công việc này hoàn thành, bạn đã sẵn sàng đảm nhận vai trò của người điều hành!
Cũng xem như một phần mở rộng của chủ đề này làm thế nào để chuẩn bị một hội thảo.
