Quản lý dự án là gì?
Việc thực hiện một dự án đòi hỏi phải giám sát các yếu tố khác nhau để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đang đi đúng hướng. Do đó, thí điểm một dự án có nghĩa là thu thập một tập hợp dữ liệu, phân tích chúng, quyết định và thực hiện, nếu cần, các hành động cần thiết để dự án đạt được các mục tiêu đã được giao cho nó. Điều này trong khuôn khổ được xác định ban đầu về chất lượng, chi phí và thời hạn.
Nhân viên chịu trách nhiệm giám sát một dự án liên tục theo dõi khoảng cách tồn tại giữa những gì được lên kế hoạch (dự báo) và những gì đạt được.
Nhiệm vụ này là rất cần thiết. Hoàn thành tốt, nó làm giảm đáng kể nguy cơ thất bại. Quả thực, cuộc đời của một dự án không phải là một dòng sông dài lặng lẽ. Hiếm khi mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Trong suốt giai đoạn xây dựng, cần phải nhỏ một ít dầu vào các bánh răng, hoặc thậm chí điều chỉnh lại cơ học. Đây là một trong những chìa khóa thành công của dự án.
Ai đang thí điểm?
Nhiệm vụ quản lý hàng ngày này được giao cho người quản lý dự án. Đối với các cơ cấu lớn, một ban chỉ đạo (COPIL) giám sát việc tuân thủ các thời hạn, việc sử dụng các nguồn lực và việc đạt được các mục tiêu đã xác định. Nếu cần, cơ quan này đưa ra các quyết định quan trọng như hoãn ngày kết thúc dự án.
Chu kỳ thí điểm
Việc thí điểm được cấu trúc xung quanh các điểm sửa chữa theo kế hoạch. Đây là trường hợp của COPIL gặp nhau ở cuối mỗi giai đoạn quan trọng (hoặc khi đạt đến một mốc quan trọng) để xác nhận việc chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Ngoài vai trò của mình trong COPIL, người quản lý dự án còn chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ quản lý hàng ngày.
Tổ chức này cung cấp sự nhanh nhẹn cần thiết để nhóm can thiệp không chậm trễ khi cần thiết và cơ sở để lùi lại một bước thiết yếu để cấu trúc các quyết định thông qua các cuộc họp của ban chỉ đạo.
Các lĩnh vực hành động của phi công
1 - Thực hiện các hành động khắc phục
Không có dự án nào, ngay cả khi được tập hợp đúng cách, không thể tránh khỏi những điều không lường trước được: sự thất bại của nhà thầu phụ, thiết bị bị lỗi, giao hàng từ nhà cung cấp không tuân thủ, v.v. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm tìm cùng nhóm của mình diễu hành cho sự kiện được đề cập để thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết vấn đề.
2 - Kích hoạt các hành động phòng ngừa
Khi các chỉ báo báo hiệu rất sớm rằng sự sai lệch sắp xảy ra, bạn nên thực hiện hành động phòng ngừa. Ví dụ: việc theo dõi lịch trình cho thấy một số hoạt động đang bị chậm so với kế hoạch. Thay vì chờ đợi dứt điểm ngoài kế hoạch, có thể phù hợp để phân bổ các nguồn lực bổ sung về nhân viên hoặc các kỹ năng mới để đưa dự án trở lại đúng tiến độ.
Một ví dụ điển hình là bảo trì phòng ngừa được thực hiện bởi các kỹ thuật viên, những người thay đổi một bộ phận trước khi nó bị hỏng.
3 - Quản lý các yêu cầu thay đổi
Hiệu trưởng có thể sẽ điều chỉnh yêu cầu ban đầu của mình trong khi các nhóm đã làm việc. Những thay đổi này có thể dẫn đến việc điều chỉnh những gì đã được lên kế hoạch. Người quản lý dự án sau đó phải tổ chức lại công việc của mọi người, hoặc thậm chí huy động thêm các nguồn lực khác để thích ứng với tình hình mới.
4 - Luôn cập nhật tài liệu dự án
Kế hoạch dự án, kế hoạch, điều lệ, thủ tục, hợp đồng nội bộ, v.v. các sửa đổi được thực hiện làm phát sinh các cập nhật trong tài liệu và kho lưu trữ liên quan. Nhiệm vụ này là cần thiết để duy trì quyền kiểm soát công việc. Nếu không có điều này, đường chân trời của dự án có thể trở nên mờ mịt, do đó, các vấn đề về phối hợp giữa các nhóm.
Các công cụ quản lý dự án
Bảng điều khiển
Để quản lý hiệu quả, bảng điều khiển là công cụ cần thiết.
2 mục tiêu chính:
- theo dõi khoảng cách giữa dự báo và thành tựu về nguồn lực tài chính, thời hạn, chất lượng và sản phẩm,
- theo tiến trình của các giai đoạn khác nhau.
Nó cũng cho phép giao tiếp với nhóm và các bên liên quan thông qua các cuộc họp tiếp theo. Nó là một công cụ trung tâm cho ban chỉ đạo.
Các chỉ số lái chính
Để thiết kế một bảng hoạt động và hiệu quả, cần phải chọn các chỉ số phù hợp (KPI), đại diện cho tiến độ công việc và mức độ thực hiện đạt được phù hợp với các mục tiêu đã đề ra.
Một số ví dụ về các chỉ số quản lý dự án:
- số giờ tiêu thụ / số giờ tiêu thụ theo kế hoạch
- phần trăm hoàn thành dự án
- tỷ lệ sử dụng ngân sách
- số điểm chưa được giải quyết
Các chỉ số được xác định trong giai đoạn thiết kế.
Quy hoạch
Lập kế hoạch kiểu "biểu đồ Gantt" là một trợ giúp quý giá để theo dõi tiến độ của dự án. Một công cụ như vậy cung cấp một cái nhìn chi tiết về các hoạt động, nhiệm vụ, công việc khác nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian. Việc vi tính hóa loại quy hoạch này giúp đơn giản hóa các điều chỉnh và mang lại khả năng thực hiện các mô phỏng. Khi đó, các quyết định sẽ dễ thực hiện hơn, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng hơn, v.v.
Bảng rủi ro
Công cụ tóm tắt quản lý rủi ro này rất hữu ích để theo dõi các lỗ hổng bảo mật có thể xảy ra và để thực hiện các hành động phòng ngừa. Bảng này được lấy từ ma trận rủi ro được xác định trong giai đoạn thiết kế.
