Quản lý email tốt để đạt hiệu quả chuyên nghiệp tốt hơn

Đừng để số lượng email "chưa đọc" vượt qua bạn

Nhân viên hoặc người làm việc tự do, căng thẳng hay thoải mái trong công việc, cực kỳ kết nối hay không: bất kể hồ sơ nào, đại đa số người lao động không tránh khỏi áp lực của những email "chưa đọc". Dù có ý thức hay không, những thông điệp đang chờ xử lý này cũng giống như rất nhiều nhiệm vụ cần được xử lý trong một góc của bộ não của bạn, và tạo ra một áp lực tâm lý mạnh mẽ.

Quy tắc vàng để quản lý hiệu quả các email chuyên nghiệp: đừng để bị choáng ngợp bởi số lượng email chưa đọc. Làm như vậy, bạn giảm áp lực và làm việc trong điều kiện tốt hơn. Một số mẹo để không bị choáng ngợp:

• Xử lý ngay các email yêu cầu giảm thời gian xử lý. Khi bạn mở hộp thư đến của mình, hãy xác định các thư yêu cầu trả lời ngắn và viết thư ngay lập tức. Tệp đã được đóng, bạn có thể đánh dấu vào một mục trong danh sách việc cần làm của mình với sự hài lòng và tiếp tục.
• Sử dụng các thư mục. Một số email yêu cầu thời gian xử lý lâu hơn. Những người khác liên quan đến người đối thoại bên thứ ba hoặc các yếu tố độc lập với lực lượng lao động của chính bạn: câu trả lời nhất thiết phải bị trì hoãn. Phân loại các thư này trong các thư mục. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục "được xử lý": điều này cho phép bạn đọc email - mà không còn xuất hiện "chưa đọc" - trong khi lưu trữ nó trong một thư mục để tham khảo ý kiến ​​khi bạn có thể xử lý email. Lưu ý: bạn có thể sắp xếp nhãn của mình theo mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn - "được xử lý trong vòng 24 giờ", "được xử lý trong vòng 7 ngày" …

Lên lịch trả lời tự động

Trong kỳ nghỉ của bạn, hãy lập trình một thông báo vắng mặt tự động. Ngoài việc thông báo hợp lệ cho người bạn đang nói chuyện, nó còn giúp bạn thư thái đầu óc - và tận dụng tối đa kỳ nghỉ của bạn! "Người máy" đã trả lời cho bạn, người gửi tin nhắn biết rằng bạn sẽ trả lời họ vào ngày được chỉ định. Không căng thẳng, thông tin liên lạc được bảo toàn.

Biến hộp thư đến của bạn thành một công cụ làm việc thực sự

Hộp thư chuyên nghiệp được trang bị các tính năng mạnh mẽ mà bạn rất thích sử dụng. Trong số các tính năng này: thư mục. Chúng cho phép bạn không chỉ giảm số lượng email chưa đọc mà còn phân loại và lưu trữ các thư của bạn một cách chiến lược, giống như một công cụ tổ chức thực tế.

Hãy coi email của bạn như một bộ sắp xếp. Nền tảng này trở thành một công cụ có giá trị để tối ưu hóa tổ chức của bạn tại nơi làm việc. Nếu mỗi thông điệp được đặt đúng vị trí của nó, ý tưởng của bạn rõ ràng hơn: bạn có thể tập trung 100% vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Việc thiết lập tổ chức này mất một ít thời gian trước nhưng bạn tiết kiệm được rất nhiều về lâu dài.

Lưu ý: một số thực hành chính sách "không có tin nhắn". Vấn đề là rời văn phòng mà không có bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của bạn: email, đã được xử lý hay chưa, ngay lập tức được lưu trữ trong thư mục thích hợp. Tùy thuộc vào mức độ chống chịu áp lực nghề nghiệp của bạn, bạn có thể kiểm tra chính sách này.

Thiết lập "thời gian gửi email"

Quản lý hiệu quả các email chuyên nghiệp cũng giúp bạn không bị phân tâm bởi việc họ đến không đúng giờ suốt ngày - và đêm! Bạn đạt được năng suất trong công việc bằng cách thiết lập "thời gian gửi email".

Các quy tắc cần tuân theo:

• Cảnh giác. Bạn có nhận được một email về một nhiệm vụ mà bạn đang làm không? Đọc tin nhắn ngay lập tức. Người liên hệ của bạn có thể thông báo cho bạn về bản cập nhật dự án hoặc điều chỉnh để tích hợp. Bạn cần lưu ý những yếu tố này để chắc chắn rằng mình đang đi đúng hướng.
• Định kỳ xử lý tin nhắn của bạn. Xử lý email khi chúng nhận được khiến bạn không thể tập trung vào nhiệm vụ của mình. Công việc bị gián đoạn, tốc độ làm việc của bạn chậm lại và làm việc kém hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy lập kế hoạch quản lý định kỳ: vào buổi sáng, trước và sau giờ nghỉ trưa và một giờ trước khi rời văn phòng chẳng hạn.
• Chặn thông báo. Sự xuất hiện của các cảnh báo qua email trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn. Tắt thông báo để cải thiện hiệu suất và giảm căng thẳng của bạn.
• Cân bằng khả năng đáp ứng và hiệu quả trong công việc. Luôn phản hồi: người liên hệ của bạn sẽ biết ơn bạn trong thời gian ngắn phản hồi. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc chậm trễ một vài giờ là hoàn toàn có thể chấp nhận được.

Hủy đăng ký nhận các bản tin không liên quan

Bạn có thường xuyên bị gửi thư rác không? Ngập tràn những tin nhắn quảng cáo vô bổ? Bạn có nhận được những bản tin lỗi thời về vị trí hiện tại của bạn không? Quá nhiều tin nhắn nhận được khiến bạn mất tập trung trong công việc, làm ô nhiễm hệ thống nhắn tin và tâm trí của bạn. Hãy lưu ý về thời gian lãng phí khi mở, đọc và xử lý các thư này. Sau đó, bạn có thể cố ý hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư.

Lưu ý: các công cụ - chẳng hạn như Cleanfox - cho phép bạn tự động hủy đăng ký trong một vài cú nhấp chuột từ danh sách gửi thư mà bạn chọn.

Hạn chế các lô hàng theo nhóm

Mặc dù các tính năng CC và BCC và gửi thư hàng loạt có thể hữu ích, hãy đặt trước chúng một cách khôn ngoan … Càng nhiều người nhận thư của bạn, bạn càng tăng số lượng email bạn nhận được để phản hồi. Hơn nữa, cuộc trò chuyện có thể nhanh chóng trở thành nguồn gốc của sự rối loạn và hiểu lầm.

Trước khi gửi, hãy tự đặt câu hỏi về mức độ phù hợp của người nhận. Bạn lưu cho mình những email không cần thiết để xử lý, bạn lưu các cuộc trao đổi với người đối thoại mà không liên quan đến họ.

Sắp xếp nội dung email tốt nhất có thể

Cách bổ sung để hạn chế trao đổi vô tận: rõ ràng và có tổ chức trong nội dung thông điệp của bạn.

• Hỏi tất cả các câu hỏi, để không quay lại với chúng một cách lộn xộn. Sử dụng gạch đầu dòng hoặc bất kỳ loại danh sách nào khác để sắp xếp ý tưởng của bạn và tối ưu hóa khả năng đọc của thông điệp.
• Viết đơn giản và hiệu quả. Đây không phải là để trở thành một nhà văn, nó là để làm cho các yêu cầu của bạn dễ hiểu hơn. Viết các câu ngắn và sử dụng các thuật ngữ đơn giản.
• Khoảng trống các câu của bạn. Ngắt dòng cải thiện sự rõ ràng: áp dụng nguyên tắc "một ý tưởng, một đoạn văn, một đoạn văn mới, một ngắt dòng".
• Đọc lại bản thân. Đây là cơ hội để bạn kiểm tra chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Cũng nên tận dụng cơ hội để kiểm tra xem bạn có đang gửi đúng người nhận hay không. Hãy nhớ rằng: khi bạn nhấp vào "gửi", hành động của bạn là cuối cùng …

Viết các đối tượng của bạn bằng cách sử dụng từ khóa

Ngoài một công cụ giao tiếp, hệ thống nhắn tin chuyên nghiệp của bạn còn là một nền tảng lưu trữ. Bạn có cần tìm một số thông tin? Cần tiếp tục một dự án bị đình chỉ? Công cụ tìm kiếm trong hệ thống nhắn tin của bạn có thể tìm thấy email được đề cập … miễn là bạn sử dụng đúng từ khóa. Khi viết dòng chủ đề cho tin nhắn của bạn, hãy nhớ chọn các thuật ngữ mà bạn sẽ sử dụng nếu cần để tìm thấy tin nhắn này một cách nhanh chóng.

Hạn chế đặt trong thùng rác

Dung lượng của hộp thư cho phép bạn lưu giữ một số lượng email đáng kể, đừng tước đoạt nó. Biết rằng các bài viết là cần thiết để ghi lại thông tin, nhưng cũng để làm bằng chứng trong trường hợp có bất đồng.

N + 1 của bạn có trách móc bạn vì đã không làm theo hướng dẫn của anh ấy không? Một khách hàng đặt câu hỏi về việc tôn trọng thời hạn giao hàng của công việc của bạn? Sử dụng trao đổi email của bạn để chứng minh đức tin tốt của bạn. Đặt email của bạn trong thư mục thay vì xóa chúng!

Ngắt kết nối!

Quản lý hiệu quả các email chuyên nghiệp của bạn cũng có nghĩa là học cách không quản lý chúng liên tục! Hãy nhanh nhạy và tỉnh táo, nhưng chỉ trong giờ làm việc của bạn.

• Xóa hộp thư chuyên nghiệp của bạn khỏi điện thoại cá nhân của bạn.
• Chặn thông báo trên điện thoại thông minh của bạn.
• Khẳng định quyền ngắt kết nối của bạn!