Nếu mục tiêu chính của các cuộc họp chính thức này là tập hợp tất cả các thành viên của một dự án để xác nhận các công việc khác nhau, thì thực tế vẫn là các cuộc họp thường xuyên này là điều cần thiết cho sự thành công của một dự án, dù vậy.
Cùng chung tầm nhìn về mọi việc, cùng trao đổi thông tin, chuyên môn, làm việc thông minh theo cùng một hướng, mục tiêu tập thể, sửa sai khi làm … nên rất nhiều thành phần thuận lợi để thành công, cả tập thể và cá nhân.
Đánh giá dự án là gì?
Một dự án được xây dựng tốt được trình bày rõ ràng xung quanh các giai đoạn quan trọng khác nhau trong suốt tiến trình của nó. Các giai đoạn này được hiện thực hóa bằng việc xác nhận các mốc quan trọng (hoặc các mốc quan trọng) để có thể ghi lại tiến độ của dự án nói trên tại thời điểm "t" và xác nhận rằng một bước đã được thực hiện thành công và do đó giai đoạn tiếp theo có thể được bắt đầu. Chính trong các cuộc họp chính thức được gọi là "đánh giá dự án" này, các mốc quan trọng có được xác nhận hay không.
Các cuộc họp thường xuyên này được xác định ngay từ đầu. Các quyết định được đưa ra trong quá trình xem xét này là không thể thay đổi và có hiệu lực thi hành. Chúng đóng vai trò là tài liệu tham khảo để dựa vào đó cho các hoạt động tiếp theo.
Diễn viên
Nhóm dự án được tạo thành từ một nhóm hoàn chỉnh gồm những người có liên quan đến dự án nói trên. Ví dụ, nó có thể được tạo thành như sau:
- nhà tài trợ dự án,
- người quản lý dự án,
- nhóm dự án,
- các chuyên gia và / hoặc đối tác,
- Một nhà tài trợ.
Bàn thắng
Đánh giá dự án cho phép, trong số những thứ khác, để:
- kiểm tra xem các mục tiêu của một giai đoạn được hoàn thành tốt ,
- kiểm tra xem thời hạn và thời hạn được tôn trọng ,
- xác nhận các giai đoạn khác nhau của dự án,
- quản lý các mối nguy hiểm , các sự cố, vấn đề hoặc rủi ro có thể xảy ra,
- quyết định về điều có thể điều chỉnh hoặc định hướng lại ,
- kích hoạt một kêu gọi vốn ,
nhưng cũng :
- liên bang một lần nữa các tác nhân xung quanh sự thành công của dự án,
- giao tiếp mặt đối mặt,
- tăng cường trí tuệ tập thể ,
- thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân vật chính khác nhau,
- đưa ra một tầm nhìn toàn cầu, độc đáo và chính xác của dự án cho mỗi bên liên quan.
Các loại tạp chí
Có một số loại đánh giá dự án, trong số đó:
- Ban chỉ đạo: bao gồm các nhà quản lý hoạt động trong quản lý dự án, nó giám sát toàn bộ dự án: thành lập nhóm, chỉ định người quản lý dự án, xác định các giai đoạn, thời hạn và các cuộc họp tiếp theo khác nhau, xác nhận các bước, quyết định- chế tạo, v.v.
- Xem xét ngân sách : được thực hiện như một phần của quản lý ngân sách, nó cho phép kiểm soát và giám sát chi tiêu và thu chi: giám sát sự chênh lệch, sửa đổi, điều chỉnh lại, dự báo.
- Đánh giá Sprint : trong bối cảnh của các dự án nhanh, nó được tổ chức vào cuối mỗi sprint và giúp bạn có thể trình bày những gì đã được phát triển trong sprint vừa qua, để nắm bắt tiến trình của dự án, xác nhận hoặc điều chỉnh lại các tùy chọn để di chuyển sang nước rút tiếp theo.
- Đánh giá sản xuất : là một phần của quá trình sản xuất một sản phẩm mới, nó cho phép tất cả các giai đoạn được xác nhận, bất kỳ điều chỉnh nào được thực hiện, xác nhận sự phù hợp, v.v.
Cách thức hoạt động của loại cuộc họp này
Như với bất kỳ cuộc họp nào, việc đánh giá dự án cũng không ngoại lệ với quy tắc: thời gian dành cho cuộc họp này không thể kéo dài, nó phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến độ của nó được định hình để tăng hiệu quả.
Nó diễn ra như sau:
- chuẩn bị trước : định nghĩa chương trình nghị sự, những người sẽ được triệu tập, địa điểm, lịch trình, thiết lập các tài liệu tham khảo (bảng điều khiển, v.v.)
- lời mời : triệu tập những người tham gia (chỉ những người mà sự hiện diện của họ là cần thiết) bằng cách gửi cho họ một chương trình làm việc chính xác cũng như vai trò của mỗi người.
- tiến hành cuộc họp : bảng điểm danh (kiểm tra xem tất cả các diễn viên được triệu tập đều có mặt), chỉ định báo cáo viên, sự cởi mở (nêu rõ mục tiêu và cột mốc cần được xác nhận), hoạt ảnh năng động và sống động (trao đổi thực tế với những người đối thoại khác nhau), bài phát biểu kịp thời và phân bổ, tôn trọng thời gian , Vân vân.
- chính xác, ngắn gọn và tích cực : Bây giờ không phải là lúc để bị lạc vào các chi tiết cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành, cũng như không chỉ đề cập đến những khó khăn gặp phải. Trong cả hai trường hợp, động lực của cả nhóm sẽ giảm đi rất nhiều.
- phần kết luận : ra quyết định, xác nhận, hành động cần thực hiện, trình bày về cột mốc quan trọng tiếp theo, v.v.
- bản báo cáo : viết và gửi cho tất cả những người tham gia và những người bị ảnh hưởng.
- hồ sơ đánh giá dự án : tạo và duy trì thường xuyên các xác minh đã thực hiện, các quyết định đã thực hiện, v.v.
- thường xuyên : kiểm soát việc thực hiện các hành động đã xác định và tuân thủ các quyết định được đưa ra.
