Quản lý nhân sự là gì?
Trong ngôn ngữ hàng ngày, quản lý nhân sự và quản lý nhân sự đôi khi bị nhầm lẫn.
Nhưng trong khi HRM bao gồm các khái niệm về chiến lược, phát triển và huy động nguồn nhân lực, quản lý nhân sự, còn được gọi là quản trị nhân sự, đề cập đến khía cạnh hành chính thuần túy hơn của quản lý nhân viên.
Điều này liên quan đến tất cả các nhiệm vụ điều hành và quản lý hàng ngày các mối quan hệ hợp đồng giữa người lao động - doanh nghiệp, tập thể và cá nhân, từ khi họ nhập cảnh cho đến khi họ rời khỏi lực lượng lao động.
Nhiệm vụ của quản lý nhân sự
Về cơ bản, ngay sau khi nhân viên được thuê, việc quản lý hành chính của nhân viên có thể được quản lý, tùy thuộc vào loại hình và quy mô kinh doanh, bởi quản lý, bộ phận kế toán, giám đốc nhân sự hoặc một bộ phận chuyên trách.
Nó bao gồm một lĩnh vực hành động rộng rãi:
- Quản lý hồ sơ cá nhân và hợp đồng cho từng nhân viên : hoàn thành, giám sát và lưu trữ tất cả các nghĩa vụ hành chính và pháp lý, từ khi nhập cảnh đến khi xuất cảnh của mỗi nhân viên (hợp đồng lao động và các bản sửa đổi, khám sức khỏe, phiếu lương, chứng chỉ đào tạo, thay đổi tình hình, v.v.)
- Quản lý thời gian làm việc và nghỉ học : nghỉ có lương, ốm đau, đào tạo, RTT, làm thêm, lịch trình …
- Quản lý tiền lương, các khoản đóng góp xã hội và bảng lương : thu thập dữ liệu, tính toán, thanh toán, ấn bản các tài liệu bắt buộc, v.v.
- Quản lý các tờ khai hành chính định kỳ bắt buộc và mối quan hệ với các cơ quan hành chính nhà nước, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tư nhân (tương hỗ, đồng cấp …)
Thách thức đối với công tác quản lý hành chính của nhân sự là gì?
Tuy nhiên, quản lý nhân sự không chỉ là hoàn thành các thủ tục hành chính: nó đối phó với những thách thức lớn.
- Vấn đề pháp lý: việc không tuân thủ pháp luật và thuế có thể rất tốn kém
Bộ phận quản lý nhân sự đảm bảo thực hiện đúng các nghĩa vụ hành chính, pháp lý và tài chính khác nhau và lưu giữ các tài liệu chứng minh sự tuân thủ của họ: khai báo với các tổ chức khác nhau, tuân thủ các cam kết và nghĩa vụ về thời gian làm việc, nghỉ phép, lương, v.v.
Đây là cách giải quyết bất lợi cho việc tránh các biện pháp trừng phạt tài chính và thậm chí hình sự, thường nặng nề, trong trường hợp có sự kiểm soát (thậm chí tự động), và có khả năng gây tai hại về mặt hình ảnh.
- Vấn đề xã hội: các quy trình quan trọng đối với hoạt động của công ty và sự hài lòng của nhân viên
Tuyển dụng, trả lương, thuyên chuyển, thăng chức …: tôn trọng các thủ tục và quyền lợi, hiệu quả và khả năng đáp ứng của quản lý nhân sự đối với các đối tượng này có ý nghĩa quyết định đối với người lao động.
Quản lý nhân sự tuân thủ không cung cấp bất kỳ Tặng kem : nó đáp ứng mức tối thiểu mà nhân viên mong đợi. Mặt khác, tác động của việc quản lý nhân sự thiếu hụt là ngay lập tức: tranh chấp, ra đi, suy thoái môi trường xã hội và động lực …
Quản lý con người hiệu quả là B-A-BA của một thương hiệu nhà tuyển dụng tốt và một tổ chức hiệu quả.
- Vấn đề kinh tế và chiến lược: dữ liệu quan trọng của công ty
Bộ phận quản lý nhân sự quản lý, cung cấp và duy trì dữ liệu cần thiết cho các quyết định chiến lược: quản lý lực lượng lao động, nghỉ việc, trả lương và các chi phí khác chiếm một phần đáng kể trong ngân sách của công ty … Nó cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho báo cáo xã hội, bảng điều khiển nhân sự và tất cả các nghiên cứu cần thiết để phân tích tình hình xã hội của công ty và đưa ra các quyết định sáng suốt.
Tóm lại: cốt yếu đối với hoạt động của công ty, quản trị nhân sự là cơ sở của mọi hoạt động quản trị nhân lực.
Quản lý nhân sự: một lĩnh vực khắt khe
Nếu bộ phận quản lý nhân sự đã mất đi các chứng chỉ của mình khi bộ phận nhân sự trở thành đối tác chiến lược, thì việc bỏ qua công việc quản lý nhân sự của bạn sẽ là một sai lầm.
Tổ chức và chuyên nghiệp hóa của nó đáng được quan tâm như các lĩnh vực nhân sự quan trọng khác như tuyển dụng hoặc GPEC.
Quản trị nhân sự yêu cầu các kỹ năng cụ thể:
- cực kỳ nghiêm ngặt : nhiều nghĩa vụ với thời hạn nghiêm ngặt, đôi khi tính toán phức tạp tác động đến các yếu tố nhạy cảm như phiếu lương của từng nhân viên hoặc thuế và tuân thủ pháp luật của công ty … Sai sót hoặc chậm trễ có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
- đạo đức và ý thức bảo mật nhạy bén : rất cần thiết khi xử lý và lưu trữ các dữ liệu nhạy cảm đối với từng nhân viên và đối với công ty.
- kỹ năng kỹ thuật tiên tiến : Khác xa với việc áp dụng các hệ thống tự động, quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp với nhiều quy tắc và thay đổi đòi hỏi sự phân tích và nghiên cứu cẩn thận. Những thay đổi thường xuyên về luật pháp và quy định đòi hỏi phải liên tục theo dõi và cập nhật kiến thức.
- khả năng trở thành động lực để đề xuất và dự đoán : những thay đổi có thể dự đoán được, những con đường để tối ưu hóa để giảm thiểu chi phí, cảnh báo về sự sai lệch … Tốt người quản lý nhân sự phải có kiến thức rất chi tiết về công ty và lĩnh vực của nó, môi trường pháp lý, chiến lược của nó, các vấn đề nhân sự và tài chính, triển vọng và những ràng buộc của nó. Không phải ngẫu nhiên mà chức năng này thường được doanh nhân thực hiện trong các công trình kiến trúc nhỏ.
Giải pháp nào để quản lý tuân thủ và hiệu quả?
Quản lý nhân sự tốt không tránh khỏi tốn kém. Nhưng tùy thuộc vào ngân sách của bạn, quy mô kinh doanh của bạn, bạn có thể xem xét các phương thức khác nhau:
- Trong tất cả trường hợp, giao việc quản lý nhân sự của bạn cho các chuyên gia : tuyển dụng hoặc đầu tư vào đào tạo để nâng cao kỹ năng của nhân viên, thuê ngoài một số công việc nhất định (theo dõi và / hoặc tính lương, chỉnh sửa và gửi bản tin, chuẩn bị các tờ khai xã hội, quản lý báo cáo chi phí, tính toán nghỉ phép, v.v.).
- Nếu quản lý nhân sự của bạn được quản lý nội bộ, đảm bảo rằng bạn thực hiện các phương tiện cần thiết : đào tạo thường xuyên, tham gia các hội nghị, cuộc họp thông tin do các ngành chuyên môn tổ chức, tư vấn pháp luật hoặc kế toán, đăng ký các trang và tạp chí chuyên môn …
- Đầu tư vào các công cụ cho phép tiêu chuẩn hóa hoặc thậm chí tự động hóa các nhiệm vụ nhất định có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu cho các hoạt động tốn nhiều thời gian mà không có giá trị gia tăng và hạn chế rủi ro sai sót. Triển vọng thị trường, thực hiện nghiên cứu chi phí / lợi ích: có các giải pháp cho mọi ngân sách và quy mô kinh doanh. Từ phần mềm quản lý thời gian hoặc tính lương đơn giản đến HRIS đầy đủ cùng với mạng nội bộ cộng tác cho phép mỗi nhân viên nhập ngày nghỉ và báo cáo chi phí của họ. Các công cụ hữu ích để quản lý hoạt động, lưu trữ, giám sát và phân tích các chỉ số, xây dựng trang tổng quan, báo cáo xã hội, báo cáo hàng năm duy nhất, v.v.
- Hãy cẩn thận rằng quản trị nhân sự của bạn không nghỉ ngơi với một người : chuẩn bị cho bất kỳ sự vắng mặt hoặc rời đi nào bằng cách đảm bảo chia sẻ kiến thức, đào tạo dự phòng, viết tất cả các thủ tục …
Bỏ mặc công tác quản lý hành chính nhân sự theo kiểu "quyền quản lý sẽ tuân theo "là một sai lầm lớn. Quản lý nhân viên, khác xa với những khuôn sáo, hoàn toàn phù hợp với cách tiếp cận chiến lược tổng thể của công ty. Và điều này càng đúng khi doanh nghiệp phát triển và phạm vi các nhiệm vụ quản trị nhân sự trở nên phức tạp hơn.
