Ít nhất chúng ta có thể nói rằng các công ty ở Pháp yêu thích các cuộc họp. Người Pháp sẽ dành trung bình 4,5 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp chuyên môn này. Hội nghị, hội thảo, cuộc họp giao ban, cuộc họp dịch vụ và quản lý, động não, cuộc họp đứng, "cuộc gọi hội nghị", đánh giá dự án, v.v. Không thiếu các loại cuộc họp và những cái tên được đưa ra để xác định chúng. Mỗi cuộc họp này đều có lý do chính đáng và mục tiêu đã được xác định rõ trước đó, nên mỗi người được mời tham gia đều được khuyến khích.
Nếu một lần nữa những cuộc phỏng vấn này có hiệu quả … Tuy nhiên, chỉ một nửa trong số đó thực sự là: thường xuyên, các cuộc thảo luận bắt đầu theo mọi hướng, kéo theo hoặc không liên quan đến tất cả những người tham gia. Chương trình làm việc không rõ ràng, điều hành viên lạc hậu, tổ chức sơ sài, bài phát biểu không chuẩn bị … cạm bẫy nhanh chóng làm giảm hiệu quả của những cuộc phỏng vấn này.
Tuy nhiên, liệu chúng ta có nên cấm hoàn toàn và đơn giản các cuộc họp vẫn diễn ra - khi có liên quan và được tiến hành tốt - một công cụ tuyệt vời về giao tiếp, cộng tác, chia sẻ kiến thức chuyên môn , Vân vân? Đâu là nguyên nhân dẫn đến tính chất không hiệu quả của các cuộc họp này? Làm thế nào để thực hiện những cuộc phỏng vấn này hiệu quả?
Gặp gỡ trọng tâm của các hoạt động quản lý
Những khoảnh khắc gặp gỡ chuyên môn giữa các bên khác nhau (đồng nghiệp, chuyên gia, đối tác, nhân viên của cùng một tổ chức, v.v.) trên hết là khoảnh khắc đặc biệt để ghi lại tiến trình của một tệp, cùng nhau phản ánh và phản hồi một vấn đề nhất định, trao đổi thông tin, trình bày một dự án mới, v.v. Do đó, chúng rất cần thiết cho cuộc sống của một dịch vụ, một công ty và một đòn bẩy giao tiếp quan trọng .
Thật vậy, các cuộc họp có nhiều mục tiêu khác nhau đối với đơn vị tổ chức chúng:
- quản lý một đội ,
- nói rõ và giám sát tiến độ của một dự án ,
- thông báo các phép biến đổi ,
- mẫu đơn công cụ mới, phương pháp tổ chức mới,
- trình bày và báo cáo ,
- Vân vân.
Về lý thuyết, mỗi cuộc họp nên trả lời một câu hỏi được xác định trước, dẫn đến việc ra quyết định cụ thể, hiệu quả. Mọi người nên giữ lại các yếu tố thuận lợi cho tiến độ và đạt được các mục tiêu, thông tin cho đến khi bị thiếu, hoặc vui mừng vì đã có thể đóng góp cho tòa nhà.
Trong thực tế, điều này rất tiếc là không đúng như vậy. Bởi vì ở Pháp nói riêng, chúng tôi thích tranh luận, tranh luận, đôi khi về những chủ đề vô ích vì chúng phản tác dụng (màu giấy vệ sinh, thực vật nhân tạo và tự nhiên, v.v.).
Nếu lý do cho những cuộc họp nhiều và đa dạng này đôi khi đáng khen ngợi và bắt đầu từ một cảm giác tốt từ phía người tổ chức chúng (mối quan tâm dân chủ, mong muốn có được ý kiến của tất cả trước khi quyết định vì sợ phải đưa ra một lựa chọn ít sẽ chấp thuận, sẵn sàng tham gia đầy đủ vào nhóm của mình, minh bạch trong giao tiếp, v.v.), thực tế vẫn là cuộc họp cấp tính là bất cứ điều gì ngoài một bằng chứng về tính hiệu quả.
Thực vậy, Số lượng các cuộc họp khiến mọi người co rúm lại không quá nhiều, mà là khía cạnh không hiệu quả của chúng. Liên kết cuộc họp sau cuộc họp thường biểu thị sự thiếu tổ chức hoặc thậm chí là quản lý sai lầm.
Nguyên nhân của những cuộc họp không hiệu quả này là gì?
Có một số cách có thể dẫn đến sự kém hiệu quả của một số cuộc họp nhất định:
- thiếu quản lý hoặc quản lý không thành công : một nhà quản lý không thể tự mình đưa ra quyết định hoặc không thoải mái với vai trò lãnh đạo của mình sẽ có xu hướng tổ chức nhiều cuộc họp hơn để tự trấn an mình.
- quản lý hợp tác vượt mức : liên quan đến nhóm của bạn không có nghĩa là từ bỏ hoàn toàn vai trò quản lý của bạn và tránh việc đưa ra quyết định cá nhân, chẳng hạn.
- thiếu tổ chức : chủ đề thảo luận quyết định "do đầu óc căng thẳng đột ngột", người tham gia được triệu tập mà không suy nghĩ hoặc cư xử hơn thế hoặc chương trình làm việc rõ ràng, số lượng khách quá lớn, thời gian họp quá lâu hoặc ngược lại quá hạn chế.
- thiếu sự chuẩn bị : về phía người tổ chức, nhưng cũng có thể do người tham gia phải can thiệp chứ chưa thực sự có sự can thiệp của tổ chức.
- chương trình làm việc mờ nhạt : nhiều đối tượng chạm vào một số loại diễn viên tập trung trong một và cùng một phòng và đồng thời (đảm bảo có sự nhầm lẫn, hiểu lầm, khó chịu và thiếu kiên nhẫn!), đối tượng phản ánh quá rộng hoặc được xác định kém.
- hoạt ảnh phẳng hoặc không phù hợp : người điều hành không nghe được, giọng nói đơn điệu, từ vựng không thể hiểu được, gặp khó khăn trong việc định hình suy nghĩ hoặc can thiệp của mọi người, khó đưa ra / nói, thiếu năng lượng hoặc thậm chí tin tưởng vào khả năng ứng biến của mình …
- các cuộc thảo luận lệch khỏi chủ đề : khi cuộc thảo luận không được đóng khung thích hợp, các cuộc thảo luận có thể dễ dàng đi chệch hướng, đi theo mọi hướng và cuối cùng kết thúc ở một cái gì đó khác với chủ đề ban đầu. Tai họa cho năng suất và đảm bảo mất thời gian cho mỗi người tham gia!
Làm sao để thoát khỏi cảnh đoàn tụ?
Ra khỏi cuộc họp không phải lúc nào cũng có nghĩa là giảm số lượng cuộc họp (trừ khi lịch trình của bạn không bao gồm bất kỳ điều gì khác. Trong trường hợp đó, đã đến lúc cắt giảm các cuộc họp và thăm lại toàn bộ tổ chức của bạn). Một cuộc phỏng vấn hiệu quả và hiệu quả là trên hết một thời điểm chuẩn bị kỹ lưỡng trước .
Một số mẹo để có một cuộc họp hiệu quả
- viết một chương trình nghị sự hiệu quả : đó là bí quyết của một cuộc họp hiệu quả. Xác định mục tiêu của cuộc phỏng vấn càng rõ ràng càng tốt. Hãy cụ thể và ngắn gọn.
- mời người tham gia : một vài ngày trước ngày trọng đại, bạn sẽ cẩn thận mời mọi người bằng cách thông báo cho họ về chương trình làm việc, tiến trình tổng thể của cuộc phỏng vấn cũng như vai trò của họ trong cuộc họp nói trên cũng như các yếu tố họ sẽ phải chia sẻ hoặc câu hỏi. mà anh ta sẽ phải cung cấp câu trả lời hoặc điểm mà anh ta sẽ phải trình bày, v.v.
- hiệu chỉnh cuộc họp : chọn đúng nơi, đúng lúc, đúng thời lượng, đúng đối tượng tham gia (số lượng và vai trò) để loại bỏ thời gian lãng phí cho mọi người.
- bắt đầu thời gian : ngay cả khi tất cả những người tham gia không có mặt. Sau đó, bạn sẽ cẩn thận chào đón những người đến sau bằng một câu nhỏ được nhắm mục tiêu sẽ kiềm chế mà không gây tổn thương và do đó thiết lập khuôn khổ cho một cuộc phỏng vấn hiệu quả.
- trình bày khung : bắt đầu sự can thiệp của bạn bằng cách nhớ lại mục tiêu của cuộc họp cũng như phác thảo chung của cuộc họp (các mục được thảo luận, bảng giới thiệu về những người tham gia khác nhau và vai trò của từng người, thời gian được phân bổ, v.v.).
- hoạt hình hiệu quả : tùy thuộc vào loại cuộc họp bạn đã chọn và những người tham gia, bạn sẽ đảm bảo áp dụng phong cách hoạt ảnh phù hợp để năng động hơn và trao đổi. Từ vựng, tốc độ nói, thời điểm chính thức hoặc không chính thức, trình bày minh họa, v.v. rất nhiều tiêu chí cần lưu ý và nắm vững để có một cuộc họp hiệu quả! Đồng thời, biết cách phân bổ các bài phát biểu và khuyến khích lắng nghe cũng như trao đổi mang tính xây dựng (ví dụ: bạn có thể dựa vào phương pháp của 6 chiếc mũ phản xạ). Gây ngạc nhiên tích cực cho người đối thoại của bạn bằng một phong cách hoạt hình sẽ gây ấn tượng.
- Hạn chế hỗ trợ trực quan : hình ảnh minh họa đơn giản, dễ đọc và hiển thị cho tất cả mọi người, một cách khôn ngoan và với số lượng hạn chế (sự chú ý của những người đối thoại với thông điệp của bạn sẽ chỉ được củng cố).
- viết một báo cáo : tài liệu này phải chính xác và trung thực với các cuộc thảo luận, phản ánh và quyết định được đưa ra trong cuộc họp này. Nó cũng sẽ phải nêu các hành động sẽ được thực hiện. Bạn sẽ gửi báo cáo này cho từng người tham gia cũng như cho bất kỳ người nào có khả năng bị ảnh hưởng, nhưng sự hiện diện của họ là không bắt buộc.
