Khoảnh khắc trao đổi này giữa người quản lý và từng cộng tác viên của anh ta, nếu nó được nhân viên nhận thức tương đối tốt, tuy nhiên vẫn là một nguồn căng thẳng đáng kể. Điều này làm cho nó trở thành một thực tiễn quản lý tinh vi.
Thật vậy, các cuộc phỏng vấn thẩm định hàng năm rất thường chuyển sang đánh giá đơn giản và hiếm khi nguồn động lực và sự công nhận . Một mặt, vì người quản lý không dễ dàng đánh giá quân đội của mình một cách khách quan và mang tính xây dựng - bài tập yêu cầu một khoảng cách nhất định ; mặt khác, bởi vì cổ phần và các liên kết giữa các cá nhân đôi khi làm sai lệch các sàn giao dịch.
Ngoài ra, nếu trước đây thường chỉ đánh giá kết quả, ngày nay, việc đánh giá cao các kỹ năng - và tiềm năng - của các cộng tác viên, là trung tâm của các lợi ích . Tuy nhiên, tiềm năng là thứ tương đối vô hình, khó đo lường, ngay cả khi các công cụ để làm như vậy ngày càng nhiều và tinh vi.
Vì vậy, nó được khuyến khích chuẩn bị hiệu quả cho cuộc phỏng vấn này để biến nó thành một cuộc trao đổi thực sự mang tính xây dựng cho cả hai bên mà còn cho cả công ty.
Một cuộc phỏng vấn thẩm định hàng năm bao gồm những gì?
Ở hầu hết các công ty, cuộc họp thường niên này là cơ hội để kiểm tra lại năm vừa qua cho cả người quản lý và nhân viên của ông ta. Một sàn giao dịch cho phép:
- người quản lý để đánh giá sự phát triển của các thành viên trong nhóm của mình, thiết kế lại các mục tiêu đã đặt ra, đề xuất các con đường để cải thiện hoặc phản ánh về điểm này hoặc điểm cụ thể khác để tối ưu hóa hiệu quả của cá nhân và tập thể, nhưng cũng để đánh giá kỹ năng của nhóm của mình và đảm bảo sự phát triển cá nhân của mỗi người.
- nhân viên đảm nhận các nhiệm vụ được giao phó cho anh ta , thảo luận về những điểm nhạy cảm, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của họ, thu thập một số phản hồi về công việc của họ, thực hiện các hành động để đạt được tiến bộ hơn nữa (đào tạo, huấn luyện, v.v.), thương lượng về việc gia tăng hoặc phát triển trong doanh nghiệp.
Khoảnh khắc đặc biệt này giữa người quản lý và mỗi cộng tác viên của anh ấy trên hết dựa trên mối quan hệ tin cậy, kiến thức tốt về các tính cách gặp phải và theo dõi thường xuyên quá trình phát triển của mỗi người kể từ khi gia nhập công ty.
Thiết lập cuộc phỏng vấn và sự quan tâm
Có 2 tình huống nảy sinh đối với bạn: bạn đã làm việc với nhân viên của mình được vài năm và bạn biết rõ về anh ta hoặc anh ta mới đến chưa đầy một năm và cuộc phỏng vấn thẩm định hàng năm này là lần đầu tiên anh ta vào công ty.
Nhân viên có thâm niên
Nhân viên của bạn đã làm việc cho công ty được vài năm. Để chuẩn bị tốt nhất cho cuộc họp thường niên này, xem xét đánh giá cuối cùng cũng như bất kỳ điều gì có thể đã được thảo luận về chủ đề này trong năm qua . Cũng dành thời gian để ghi lại cảm nhận chung của bạn về công việc của nhân viên trong năm qua (cạm bẫy, nhưng trên tất cả thành công, cuộc họp phải mang tính xây dựng).
Bạn nên thường xuyên ghi nhận những thành công và cạm bẫy của nhân viên trong suốt cả năm để không bị ảnh hưởng khi đến thời điểm, thành công cuối cùng hoặc thất bại cuối cùng và phản ứng một cách rất chủ quan.
Mục tiêu là sự tiến bộ của nhân viên của bạn, điều cần thiết là phải tìm, nếu cần, trước ngày D-Day câu trả lời cho các vấn đề gặp phải bởi đồng nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu nhân viên của bạn chưa đạt được mục tiêu chính, hãy viết ra một số lĩnh vực cần cải thiện có thể giúp ích cho họ trong tương lai. Điều này sẽ cho phép một cuộc trao đổi mang tính xây dựng nếu sau này không tìm thấy bất kỳ khách hàng tiềm năng nào của riêng mình.
Dự đoán tham vọng nghề nghiệp của anh ấy: tùy thuộc vào kỹ năng của anh ấy, bạn có thể cung cấp cho anh ấy những gì để dẫn đến hợp đồng đôi bên cùng có lợi giữa anh ấy và công ty của bạn? Bạn có thể xem xét bất kỳ khóa đào tạo nào (chứng nhận hoặc không) có thể phù hợp với anh ấy và khiến anh ấy phát triển trong công ty của bạn không? Vân vân.
Cộng tác viên mới
Nhân viên của bạn đã gia nhập công ty trong năm và chưa bao giờ được bạn đánh giá.
Để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đầu tiên này, lấy mô tả công việc cũng như bảng nhiệm vụ của nhân viên của bạn và các mục tiêu đã xác định ban đầu. Hãy xem xét các mục tiêu đã đặt ra cũng như bất kỳ con đường nào để cải thiện (nếu bạn có đủ nhận thức sâu sắc để làm điều đó dựa trên thâm niên của bạn trong công ty).
Đây có thể là cơ hội để hỏi về ấn tượng đầu tiên của họ, sự hòa nhập của họ vào công ty, trả lời bất kỳ câu hỏi nào từ phía họ, v.v.
Các tài liệu trước cuộc phỏng vấn đánh giá hàng năm
Để tiến hành cuộc họp này tốt nhất có thể, điều cần thiết là phải làm việc trên một số tài liệu nhất định.
Hướng dẫn chuẩn bị phỏng vấn
Đối với bạn, người quản lý
Cuốn sổ tay này giúp bạn tiếp cận cuộc phỏng vấn đánh giá một cách khách quan và xây dựng. Lời nhắc nhở về vai trò của bạn trong bài tập này cũng như khuôn khổ mà nó phải diễn ra thường được thông báo ở đó. Tài liệu này cũng có thể đưa ra một số giải thích / trợ giúp cho việc điền vào lưới đánh giá và / hoặc trình bày phần mềm được sử dụng để đánh giá cũng như hoạt động của chúng.
Kết quả đánh giá này cần được giữ bí mật.
Đối với nhân viên đáng giá của bạn
Hướng dẫn này giới thiệu cho nhân viên của bạn diễn biến của cuộc họp, vị trí của công ty trong thời điểm đặc biệt này, các mục tiêu của cuộc phỏng vấn cũng như trình bày về các phương pháp và kỹ thuật đánh giá sẽ được sử dụng , đặc biệt là lưới đánh giá, cũng như một sự hỗ trợ để điền vào phần sau hoặc để sử dụng đúng phần mềm được sử dụng.
Do đó, nhân viên của bạn sẽ có thể tự đánh giá hiệu quả trước cuộc phỏng vấn của bạn.
Ngoài ra, nó cũng được quy định rằng kết quả sẽ được giữ bí mật nghiêm ngặt.
Công cụ đánh giá
Về một tuần trước cuộc phỏng vấn, công cụ đánh giá sẽ được gửi cho cả hai bên để mọi người có thể tự điền vào. 2 phiên bản sẽ được so sánh (cộng tác viên của bạn trình bày phiên bản của mình trước), phân tích và tranh luận nếu cần thiết trong cuộc họp. Mục tiêu là nghe và hiểu lập luận của người kia để đạt được sự đồng thuận.
Xem ví dụ của chúng tôi về một lưới đánh giá.
Chuẩn bị bê tông
Trước các cuộc phỏng vấn thẩm định hàng năm của bạn với nhân viên của bạn, sự chuẩn bị kỹ lưỡng của cả hai bên là rất quan trọng. Nếu không, cuộc phỏng vấn sẽ trở thành một thất bại và mất động lực.
Bạn và nhân viên của bạn xem lại các cuộc phỏng vấn cuối cùng của bạn. Điều này cho phép mọi người ngồi xuống và có cái nhìn tối thiểu về các hành động đã hoàn thành, đang tiến hành, sẽ được thực hiện, v.v. Một khoảnh khắc cần thiết cho hoạt động bình thường của dịch vụ, công ty, mà còn cho sự phát triển của cá nhân và tập thể.
Bàn thắng
Các mục tiêu đã được đáp ứng chưa : hoàn toàn, một phần, không hoàn toàn (khoảng trống nào, cạm bẫy nào nếu có), mỗi nhân viên định vị bản thân như thế nào trong mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm, v.v.
Điều gì có thể là lực hãm để đạt được các mục tiêu: vắng mặt kéo dài, ốm đau, các lý do cá nhân khác có thể xảy ra, khối lượng công việc tăng lên đáng kể và đột xuất, bối cảnh kinh tế căng thẳng đột ngột, hợp đồng nhà cung cấp / đối tác bị chấm dứt sớm hoặc không hoàn thành, v.v.
Cam kết
Các giao dịch trước đó đã được hoàn thành chưa : đào tạo, tăng lương, phát triển công việc, v.v. Nếu vậy, chúng có mang lại lợi ích không? Nếu không, tại sao họ không thành công?
Kỹ năng
Đánh giá kỹ năng của từng nhân viên của bạn dựa trên một điểm chuẩn nhất định cho bài viết của mình.
Nếu cần, hãy xác định đâu là nguyên nhân có thể gây ra khuyết điểm: thiếu đào tạo, đánh giá quá cao trình độ kỹ năng, v.v.
Hoạt ảnh phỏng vấn
Cấu trúc cuộc họp của bạn ngay bây giờ: xác định địa điểm thích hợp, cách bạn sẽ chào đón nhân viên của mình, các điểm chính khác nhau của cuộc họp, cũng như những gì bạn muốn làm nổi bật, v.v. Điều quan trọng hơn hết là có thể dành khoảng cách cần thiết để đánh giá khách quan nhất có thể .
Ngoài ra, để giữ được tinh thần xây dựng này, bạn cần tập trung vào những thành công, hoan nghênh những sáng kiến tích cực , cạm bẫy, v.v. trong khi vẫn dựa trên những sự kiện quan trọng nhất. Lắng nghe tích cực và đồng cảm là hai phẩm chất cần thiết ở đây.
Sự đồng thuận mới
Bạn sẽ đặt những mục tiêu mới nào? Chiến lược kinh doanh của bạn là gì? Bạn có thể sử dụng những phương tiện nào về đào tạo, huấn luyện, v.v. ? Những kỹ năng nào còn thiếu trong công ty có khả năng xuất hiện trong nhóm của bạn? Làm thế nào để đánh giá chúng, phát triển chúng, nhận ra chúng, v.v. ?
Nhắc nhở: vào cuối cuộc phỏng vấn, một báo cáo của cuộc trao đổi sẽ được lập. Tài liệu này - cái nào phải giữ bí mật - tiếp thu những gì đã nói trong suốt cuộc họp (phản hồi về năm qua, đạt được hay không đạt được các mục tiêu đã đặt ra, con đường cải tiến, thành công, mục tiêu mới, kế hoạch hành động sẽ được thực hiện, v.v.) và sẽ được phê duyệt và ký bởi cả hai phần.
