Khi nói đến giải quyết vấn đề, có một cách rất hiệu quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ một cách nhanh chóng. Một quá trình đơn giản để thực hiện. Đây là phương pháp 5 tại sao, "5 tại sao" cho những người bạn Anglo-Saxon của chúng tôi.
Nguyên tắc của 5 lý do
Bắt đầu từ hiệu ứng quan sát được - trong trường hợp này là vấn đề - và quay trở lại nguyên nhân gốc rễ bằng một loạt các câu hỏi "Tại sao?" .
Các nhà thiết kế của phương pháp này ước tính rằng bằng cách đào sâu tìm kiếm nguyên nhân bằng cách đặt câu hỏi 5 lần, chúng ta có thể xác định được gốc rễ của rối loạn chức năng. Quá ít lần lặp và không tìm ra nguyên nhân thực sự. Quá nhiều lần lặp lại trong thời gian này sẽ tạo ra nguy cơ bị lạc vào những chi tiết không thể quản lý được. Trên thực tế, con số 5 này không phải là tuyệt đối . Tùy thuộc vào vấn đề, sẽ cần nhiều lần lặp lại để hiểu được nguyên nhân ban đầu.
Tuy nhiên, một số điều kiện tiên quyết phải được tôn trọng: xác định và phân tích nguyên nhân đòi hỏi bạn phải có kiến thức tốt về môi trường có vấn đề. Không thể tưởng tượng được để bắt đầu với một phân tích như vậy nếu (những) người chịu trách nhiệm giải quyết các rối loạn chức năng không đủ năng lực trong lĩnh vực được đề cập.
Phương pháp được minh họa bằng một ví dụ
Ví dụ - vấn đề: số lượng sản phẩm chủ lực bán cho khách hàng thường xuyên giảm mạnh
-
Tại sao lại giảm như vậy?
Bởi vì số lượt truy cập của nhân viên bán hàng đang giảm mạnh trong số các khách hàng hiện tại.
Tại sao số lượt truy cập này lại giảm?
Bởi vì các mục tiêu đặt ra thúc đẩy nhân viên bán hàng ghé thăm nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Tại sao bạn lại đặt ra những mục tiêu này?
Mục đích là để thúc đẩy lực lượng bán hàng tiếp thị một phạm vi dành cho một thị trường mới.
Tại sao bạn phải thúc đẩy nhân viên bán hàng bán những sản phẩm cụ thể này?
Bởi vì họ đã có rất nhiều dòng để bán.
Tại sao họ có rất nhiều phạm vi để bán?
Bởi vì không có đủ chúng trên mặt đất.
Kết luận, sự sụt giảm doanh số của các sản phẩm ngôi sao được giải thích là do lực lượng bán hàng quá nhỏ để tiếp thị toàn bộ lời chào hàng của công ty này.
Phương pháp khả thi: tăng số lượng nhân viên bán hàng bằng cách thuê hoặc thuê ngoài, sau đó xem xét tổ chức bán hàng bằng cách chuyên môn hóa nhân viên bán hàng theo nhóm sản phẩm hoặc theo thị trường …
Ví dụ có phần nhỏ nhặt, nhưng nó cho thấy lý lẽ và logic của quá trình.
Xác thực các nguyên nhân gốc rễ
Để đảm bảo tính liên quan của phân tích, điều hữu ích là tìm kiếm sự kiện khách quan hỗ trợ kết luận . Trong hình minh họa của chúng tôi: người bán có quá nhiều phạm vi để bán? => Còn cuộc thi thì sao?
Biết cách khám phá
Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục một phản xạ xấu được chia sẻ rộng rãi: dừng việc tìm kiếm nguyên nhân ngay khi xác định đầu tiên.
Hãy quay lại ví dụ của chúng ta:
Nếu không thông qua phân tích, giám đốc bán hàng có thể đưa ra những quyết định tồi.
Kết luận rằng nỗ lực bán hàng là không đủ với khách hàng hiện tại, trên thực tế, anh ấy có thể quyết định tạo áp lực cho nhóm của mình để nhân viên bán hàng của anh ấy gặp khách hàng thông thường thường xuyên hơn. Với những ảnh hưởng mà chúng ta có thể đoán được: hạ cấp, vì không nhất quán với các mục tiêu đã đặt ra và do đó, ít tiền thưởng hơn, v.v.
Hạn mức
Đối với các vấn đề phức tạp, tức là có nhiều nguyên nhân trong tương tác, thì cách tiếp cận này đạt đến giới hạn của nó. Tất nhiên, có thể bắt đầu trên một số bài hát bằng cách đào sâu vào từng bài hát trong số chúng, nhưng khi các biến giải thích tương tác với nhau, công cụ này không phù hợp.
Phần kết luận
Thích ứng với nhiều vấn đề kinh doanh hoặc theo thứ tự hiệu quả cá nhân, phương pháp này giúp bạn có thể đi nhanh chóng và đơn giản đến nguyên nhân nguồn gốc ngay sau khi lĩnh vực này được nắm vững và các giải thích vẫn tương đối đơn giản.
Tệp này được tham chiếu trong: Các công cụ để cải thiện chất lượng - Giải quyết vấn đề: quy trình và công cụ
