- Tại sao lại là một hội thảo?
- Chuẩn bị phiên họp
- Dẫn dắt hội thảo
Những điểm quan trọng
Chuẩn bị là điểm mấu chốt cho sự thành công của một hội thảo. Người điều hành không nên để bất cứ điều gì may rủi. Khoảng thời gian làm việc tập thể ngắn và cường độ cao. Do đó, tổ chức phải chính xác: hỗ trợ đầy đủ, trang thiết bị sẵn sàng sử dụng… Hãy nhớ rằng việc tập hợp nhân viên lại với nhau là một khoản đầu tư phải tạo ra lợi nhuận!
Danh mục
Các điểm chính cần nhớ.
-
Chuẩn bị các yếu tố cần thiết về chủ đề.
Thu thập tất cả các tài liệu liên quan . Xác định cái nào hữu ích cho việc chuẩn bị cá nhân của bạn và cái nào hữu ích cho việc phát triển các hỗ trợ.
Chuẩn bị tài liệu hoạt hình
Hãy nghĩ rằng thân thiện với người dùng và đơn giản : màu sắc, hình ảnh, một vài bảng dễ đọc, đồ thị không có 3D … Suy nghĩ hiệu quả : không làm người tham gia choáng ngợp với một núi tài liệu.
Sắp xếp chúng theo thứ tự của lịch trình. Chuẩn bị các trường hợp cụ thể. Phát triển các lần đóng vai.
Lựa chọn người tham gia và lời mời
Chọn những người gần gũi với chủ đề như Các chuyên gia Ở đâu các học viên . Xác định kỳ vọng của họ là gì.
Một vài ngày hoặc vài tuần trước: gửi một cuộc triệu tập với lời nhắc nhở về các mục tiêu và đề cập đến các chủ đề khác nhau sẽ được xử lý . Cho họ biết họ phải chuẩn bị những gì và những giấy tờ nào họ sẽ cần mang theo vào ngày d.
Bảng câu hỏi đánh giá
Để cải thiện bản thân trong các hội thảo mà bạn tổ chức, việc thu thập phản hồi từ những người tham gia vào cuối buổi là điều phù hợp. Bảng câu hỏi đánh giá là một công cụ tốt cho điều đó.
Các câu hỏi liên quan đến các đối tượng như sự rõ ràng của mục tiêu, chất lượng của hoạt cảnh, sự quan tâm chung của các đối tượng, sự tiến bộ tốt, lắng nghe nhận xét và tính đến các can thiệp của người tham gia …
Bảng câu hỏi phải ngắn gọn và dễ trả lời . Bạn chủ yếu dựa vào các câu hỏi trắc nghiệm: ví dụ với các biểu tượng từ "hài lòng" đến "không hài lòng".Hậu cần và vật chất
Nếu bạn có sự lựa chọn phòng , chọn một Thoải mái , thích hợp cho hội thảo : chia thành các không gian nhỏ, tạo điều kiện cho việc di chuyển và trao đổi giữa những người tham gia …
Bạn sẽ sử dụng những công cụ trình bày nào? Máy chiếu? Bảng trắng? Thùng carton?
Hỗ trợ công việc: chuẩn bị các bản sao, mẫu của bạn… Nói tóm lại! Tất cả các thiết bị cần thiết cho ngày trọng đại!
Tổ chức giải lao
Đồ ăn nhẹ (cà phê, bánh sừng bò, nước hoa quả), tổ chức bữa ăn… bạn phải nghĩ đủ thứ.
Lập kế hoạch phiên họp
Cắt chủ đề thành các giai đoạn khác nhau (giới thiệu - chủ đề1 - chủ đề2 - luyện tập - chia sẻ - câu hỏi …) và đưa ra một thời gian cho mỗi.
Nếu hội thảo vượt quá một giờ , lập kế hoạch nghỉ giải lao thường xuyên để duy trì nhóm làm việc hiệu quả . Hãy để ý những giây phút thư giãn thường vượt quá thời gian quy định. Cho phép ký quỹ trong lịch biểu của bạn, mà không nhất thiết phải nói ra … Hãy tính đến độ trễ nhất định trước khi khởi động lại máy.
Đừng ngần ngại thay đổi đối tượng hoặc góc độ tấn công , bởi vì khi một người đạt được một giờ làm việc, sự chú ý đã ít hơn nhiều. Dự đoán nó trong sự chuẩn bị của bạn.
Lên lịch cho các chủ đề khó dựa trên thời điểm mà hiệu suất nhóm ở mức cao nhất : khoảng 10 giờ sáng và 3 giờ chiều Không nên tấn công môn đòi hỏi sự tập trung cao độ ngay sau bữa trưa. Tương tự như vậy, nếu có thể, đừng lần lượt theo dõi nhiều chủ đề căng thẳng. Giao chúng với các điểm dễ xử lý hơn.
Tiếp tục của hồ sơ: tiến hành hội thảo
- Trước
- 1
- 2
- 3
- Tiếp theo
Tệp này được tham khảo trong: Các công cụ để cải thiện chất lượng - Làm thế nào để xây dựng một nhóm làm việc cân bằng? - Cuộc họp thương mại - Làm thế nào để quản lý sự thay đổi? - Tổ chức và điều hành cuộc họp một cách hiệu quả - Giải quyết vấn đề: quy trình và công cụ
