Đo điểm chuẩn: triển khai - tệp thực tế

Tóm lược

• Sự định nghĩa
• Thực hiện phương pháp trong 5 bước chính
• Các loại điểm chuẩn khác nhau
• Yếu tố thành công
• Sách được đề xuất

Điểm chuẩn là gì?

Một lời nhắc nhở nhỏ về định nghĩa chuẩn để bắt đầu :

Cơ sở của phương pháp: so sánh bản thân với người giỏi nhất để cải thiện hiệu suất và năng lực cạnh tranh của chính mình thông qua một quá trình tiến bộ.

Cách tiếp cận bao gồm việc xác định các mục tiêu để xây dựng một hệ quy chiếu, quan sát các quá trình của chúng và thực hiện các thay đổi trong các quá trình của nó để đạt được các giá trị đã đặt. Bằng cách hướng ra thế giới bên ngoài, các tổ chức có rất nhiều điều để học hỏi: cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức (tận dụng điểm mạnh, giải quyết điểm yếu) và phát triển lợi thế cạnh tranh (hoặc hơn thế nữa).

Sự so sánh thường ở cấp độ của một quy trình (R & D, thiết kế, sản xuất, tiếp thị, quy trình hỗ trợ, v.v.), của một chức năng (hậu cần, sản xuất, v.v.), của sản phẩm, dịch vụ, v.v. khu vực chính xác để có được dữ liệu và số liệu có liên quan cho hành động.

Các tiêu chuẩn bên ngoài cung cấp các con đường thuyết phục để cải tiến nhằm đạt được hiệu suất bền vững. Mục tiêu của bất kỳ công ty nào liên quan đến sự phát triển cạnh tranh của nó. Vì vậy, có, chúng tôi phải xắn tay áo của chúng tôi và đi tìm kiếm thông tin. Câu lạc bộ tồn tại, nhưng chỉ số có giá trị (điểm chuẩn) cũng có thể được lấy từ tổ chức chuyên nghiệp của bạn. Vẫn còn phải xem liệu người được giới thiệu nằm trong chi nhánh của anh ta hay trong một lĩnh vực hoạt động hoàn toàn khác.

Tuy nhiên, nghiên cứu có thể được thực hiện ở cấp độ của một công ty, thậm chí dựa trên các phương pháp hay nhất của công ty tốt nhất trong ngành ("tốt nhất của lớp" hoặc "giống tốt nhất", trong từ vựng của điểm chuẩn). Phương pháp tiếp thị xuất sắc đối với nó cho phép nó so sánh mình với đối thủ cạnh tranh và tạo sự khác biệt trong thị trường của mình.

Sau mỗi hành động thay đổi, các điểm chuẩn (tham chiếu) là đánh giá lại để cải tiến liên tục . Đây là một quá trình chu kỳ tốn kém đến các thủ tục chất lượng.

Triển khai Điểm chuẩn trong 5 bước chính

Như chúng ta đã thấy, quá trình này bao gồm đề cập đến tác nhân thành công nhất trong lĩnh vực đang phân tích và lấy đó làm hình mẫu tiêu chuẩn.

Đối với điều này, cần phải hiểu các đòn bẩy hiệu suất mà công ty điểm chuẩn đã có thể kích hoạt, để tích hợp chúng vào tổ chức của riêng bạn nhằm cải thiện các hoạt động của bạn trong một thế giới cạnh tranh đang thay đổi.

Để chặt chẽ, đây là một ví dụ về quy trình cần tuân theo:

1. Chuẩn bị nghiên cứu điểm chuẩn

   Xác định phạm vi nghiên cứu

   Đầu tiên, hãy xác định chủ đề của nghiên cứu sẽ là gì. Nói cách khác: bộ phận nào của tổ chức được đưa vào hoạt động (dịch vụ, quy trình, sản phẩm?). Hơn nữa, quyết định sử dụng công cụ này thường được đưa ra sau khi ghi nhận sự cố hoặc thậm chí kết quả hoàn hảo cho một khu vực quan trọng.

   Chọn công ty tiêu chuẩn

   Sau đó cần xác định đối chiếu với ai. Quyết định xem tham chiếu được tìm kiếm bên trong hay bên ngoài. Chọn (các) tổ chức phù hợp với hành động tiến độ mà bạn muốn thực hiện. Xác định và liệt kê các đối thủ cạnh tranh chính phù hợp với phạm vi nghiên cứu nếu mục tiêu của bạn là dựa vào thực tiễn của họ để phát triển lợi thế cạnh tranh.

   Chọn các phương pháp thu thập thông tin

   Khi các tham chiếu được xác định, hãy phát triển một kế hoạch thu thập dữ liệu. Tùy thuộc vào loại tham chiếu được chọn, việc truy cập thông tin có thể phức tạp hơn hoặc ít hơn. Quan trọng: thông tin thu thập phải được định lượng . Quá trình đo điểm chuẩn được phát triển từ dữ liệu đã được định lượng. Công cụ tìm kiếm giúp bạn có thể tìm thấy thông tin có giá trị với điều kiện bạn chọn đúng từ khóa. Nếu hoạt động được đề cập trong lĩnh vực kỹ thuật số (thương mại điện tử, v.v.), thì việc thu thập dữ liệu có giá trị thường dễ dàng hơn.

2. Phân tích mục tiêu

   Xác định khoảng cách hiệu suất và nguyên nhân của chúng

   Phân tích chi tiết kết quả của các đối tác điểm chuẩn (hoặc đối thủ cạnh tranh) và so sánh chúng với hiệu suất của chính bạn. Điều tra lý do của sự khác biệt.

   Đặt các ngưỡng hiệu suất cần đạt được

   Dựa trên phân tích được tiến hành trước đó, hãy đặt ra các mục tiêu tổng thể cho tổ chức của riêng bạn.

3. Tích hợp các kết quả trong nội bộ

   Thông báo kết quả của giai đoạn nghiên cứu điểm chuẩn

   Giống như bất kỳ dự án nào, điều cần thiết là có được sự ủng hộ từ các nhân viên bị ảnh hưởng ít nhiều trực tiếp bằng cách giao tiếp về chủ đề và chứng minh độ tin cậy của các kết luận. Mỗi nhân viên phải tích hợp các tác động vào hoạt động của chính họ.

   Xác định các mục tiêu chức năng

   Chia nhỏ các mục tiêu tổng thể thành các mục tiêu hoạt động cụ thể cho các nhân viên liên quan.

4. Thực hiện các hành động cải tiến

   Xây dựng kế hoạch hành động

   Đặt âm nhạc các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu hoạt động đã đặt ra. Sử dụng phương pháp Ai-Cái gì-Ở đâu-Khi nào-Tại sao để không quên bất cứ điều gì. Xác định các chỉ số để đảm bảo tiến trình hoạt động suôn sẻ.

   Thực hiện kế hoạch hành động

   Bắt đầu hoạt động và quản lý chúng thông qua trang tổng quan và các công cụ quản lý khác.

5. Cải tiến liên tục

   Đánh giá lại tài liệu tham khảo

   Vì đây là một quá trình liên tục, hãy đảm bảo rằng các điểm chuẩn, chẳng hạn như ngưỡng hiệu suất, vẫn có liên quan.

Các loại điểm chuẩn khác nhau

Phương pháp này áp dụng cho nhiều lĩnh vực ứng dụng. Đây là những cái chính:

Điểm chuẩn nội bộ

Cách tiếp cận này liên quan đến các cấu trúc lớn. Việc so sánh được thực hiện trong tổ chức của chính nó (giữa các công ty con, địa điểm, phòng ban, v.v.). Đây là cách dễ thực hiện nhất vì dữ liệu có sẵn và các bên liên quan dễ dàng truy cập.

Điểm chuẩn cạnh tranh

Cách tiếp cận này bao gồm việc so sánh bản thân mình với đối thủ cạnh tranh (đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp). Nó thường liên quan đến các hoạt động mà khách hàng có thể nhìn thấy: sản phẩm và dịch vụ. Việc thu thập thông tin nói chung là khó. Nó dựa trên một phân tích cạnh tranh kỹ lưỡng.

Việc xác định đối thủ cạnh tranh có thể được thực hiện thông qua theo dõi cạnh tranh, nghiên cứu thị trường hoặc trong quá trình phát triển chiến lược tiếp thị hoặc chiến lược kinh doanh (ví dụ trong quá trình SWOT: công cụ phân tích lực lượng và điểm yếu - Cơ hội và Đe doạ). Mục tiêu là vượt qua họ.

Công cụ "5 lực lượng của Porter" có giá trị để khám phá môi trường cạnh tranh của bạn bằng cách tập trung vào:

• - sự cạnh tranh nội bộ giữa các đối thủ cạnh tranh trong ngành

• - nhà cung cấp điện

• - quyền lực của khách hàng

• - mối đe dọa từ những người mới tham gia

• - mối đe dọa của các sản phẩm thay thế

Điểm chuẩn chức năng

Sự chú ý được dành cho một chức năng cụ thể (ví dụ: cung cấp dịch vụ sau bán hàng).

Điểm chuẩn chung

Việc tìm kiếm điểm chuẩn được thực hiện liên quan đến một công ty hoạt động đặc biệt tốt trong chức năng được nhắm mục tiêu, bất kể lĩnh vực hoạt động của công ty đó là gì. Ví dụ, một công ty công nghiệp tạo ra nhiều lô hàng giá trị thấp có thể được so sánh với một công ty đặt hàng qua thư B2C truyền thống. Việc trao đổi thông tin thường được tạo điều kiện thuận lợi do thiếu cạnh tranh.

Các yếu tố chính của thành công

Để làm cho dự án của bạn thành công, đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:

• Sự tham gia của quản lý : một yếu tố cần thiết cho uy tín của dự án và cho các nguồn lực sẵn có.
• Lựa chọn chủ đề đang nghiên cứu. Điều quan trọng là phải biết cách chọn một lĩnh vực phù hợp: quan trọng về mặt hiệu suất và có tác động đến sự hài lòng của khách hàng. Hãy cẩn thận để xác định chu vi đã nghiên cứu.
• Kiểm soát hoạt động của dịch vụ hoặc quy trình được nghiên cứu: để cải thiện, trước tiên bạn phải biết! Nếu không, bước đầu tiên là tiến hành một chẩn đoán hoàn chỉnh của lĩnh vực đang nghiên cứu.
• Mức độ phù hợp của các chỉ số đã chọn : thước đo thực hiện là một giai đoạn quan trọng để đảm bảo tiến độ tốt của các hành động.
• Khả năng truy cập và chất lượng dữ liệu:không có dữ liệu định lượng và đáng tin cậy, không thể đo điểm chuẩn …
• Giao tiếp và giao tiếp lại: sự tham gia và sự tham gia của nhân viên là điều cần thiết cho sự thành công của dự án. Bắt buộc phải liên lạc thường xuyên về tiến trình hoạt động.

Một số bài đọc

Dưới đây là một số cuốn sách để đào sâu chủ đề:

Thực tiễn đo điểm chuẩn: Cùng nhau tạo ra ý nghĩa từ sự thành công của các tổ chức khác

Đo điểm chuẩn