Cách tiếp cận nào nên được thực hiện để đối phó với một vấn đề? Phương pháp 8D đưa ra một quy trình có cấu trúc để giải quyết tất cả các dạng vấn đề, từ đơn giản nhất đến phức tạp nhất. Giải thích về 8 bước để làm theo.
Phương pháp 8D là gì?
Đây là một quá trình hoàn chỉnh để giải quyết tất cả các loại câu hỏi và giúp ra quyết định. Từ viết tắt 8D (Eight Disciplines) thể hiện 8 bước cần thực hiện. Phương pháp này được phát triển bởi Ford Motor Company vào những năm 1980. Nó được sử dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng nói chung và cải tiến liên tục (Kaizen) nói riêng.
Bước thứ 9 đã được thêm vào sau đó để làm nổi bật tầm quan trọng của việc lập kế hoạch hành động. Được đặt tên là D0, nó được đặt ở đầu quá trình.
- (D0 - Kế hoạch)
- D1 - Xây dựng nhóm làm việc.
- D2 - Xác định các vấn đề.
- D3 - Thực hiện giải pháp khắc phục tạm thời.
- D4 - Xác định các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- D5 - Kiểm tra chất lượng các giải pháp.
- D6 - Xác định và thực hiện các hành động khắc phục.
- D7 - Thực hiện các hành động để ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề.
- D8 - Chúc mừng nhóm làm việc.
Lưu ý rằng phương pháp 8D dựa trên PDCA (Plan, Do, Check, Act), còn được gọi là bánh xe Deming . 8D tiến xa hơn cho mỗi bước.
Lợi ích của quy trình
Nó dựa trên một trình tự nghiêm ngặt gồm 8 bước để xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề với mục đích tìm ra một giải pháp phù hợp và lâu dài. Khung này hoàn toàn phù hợp với một cách tiếp cận hợp tác. Các thành viên của một nhóm làm việc tổng hợp các kỹ năng và kinh nghiệm của họ để khám phá bất kỳ giả thuyết nào.
Thực hiện 8D
0D - Kế hoạch (không hiển thị trong hình trên)
Bước đầu tiên này bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin sẵn có liên quan đến vấn đề và xác định các phương tiện để giải quyết nó: lựa chọn các mục tiêu, định nghĩa các phương tiện và lập kế hoạch cho các giai đoạn khác nhau của quá trình.
1D - Xây dựng nhóm làm việc
Thành phần của nhóm sẽ giải quyết vấn đề là quan trọng. Nó phải đa ngành đại diện cho các quan điểm và góc độ tấn công đủ khác nhau để mang lại sự phong phú tuyệt vời cho phân tích. Nguồn gốc của một tình huống thường nằm ngoài phạm vi trực tiếp của vấn đề. Nên kết hợp mọi người từ lĩnh vực này, từ các dịch vụ liên quan đến vấn đề hoặc thậm chí hồ sơ quản trị . Đối với một số vấn đề nhất định, việc tích hợp khách hàng và / hoặc nhà cung cấp cũng rất thú vị.
Giới hạn quy mô của nhóm để tối đa hóa giá trị gia tăng do cộng tác viên cung cấp.
Xác định trách nhiệm và nhiệm vụ của từng việc. Chỉ rõ các mục tiêu, làm rõ chúng Nếu cần. Đồng thời tổng hợp tất cả thông tin và dữ liệu cần thiết để xử lý chủ đề (kho lưu trữ, kiểm toán, nghiên cứu, lịch sử sự cố, tai nạn, v.v.).
2D - Xác định vấn đề
Giải quyết một vấn đề liên quan đến kiến thức chi tiết về tất cả các kích thước của nó. Quan sát đơn giản phải được vượt ra ngoài để xác định chính xác nó là gì: bản chất của vấn đề là gì? Ai quan tâm? Điều kiện xuất hiện là gì? Các tác động là gì? …
Việc sử dụng phương pháp QQQOCP rất được khuyến khích để có một cuộc điều tra hoàn chỉnh.
Để tìm kiếm hiệu quả hơn - và nếu tình hình cho phép, nhóm có thể đi đến nơi xuất hiện để nắm bắt thêm các yếu tố giúp xác định vấn đề: cấu hình địa điểm, vùng lân cận, v.v.
Một yêu cầu khác: không hài lòng với các điều khoản mơ hồ. Cố gắng lượng hóa từng dữ kiện càng nhiều càng tốt.
3D - Triển khai giải pháp khắc phục tạm thời
Một số vấn đề không thể đợi cho đến khi kết thúc quá trình giải quyết. Một giải pháp điều trị tạm thời nhưng ngay lập tức phải được tìm ra và đưa ra để loại bỏ các tác dụng phụ . Trường hợp này đặc biệt liên quan đến những vấn đề có tác động mạnh đến khách hàng, an toàn cá nhân, môi trường, chi phí, v.v.
Hãy cẩn thận để không chọn một giải pháp tạm thời mà không có phản ánh sơ bộ đủ thành công. Không có vấn đề gì về việc tạo ra các vấn đề mới bằng cách cố gắng giải quyết một vấn đề.
4D - Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Để xóa bỏ vĩnh viễn, cần phải hành động dựa trên (các) nguyên nhân thực sự. Không có gì lạ khi các yếu tố rõ ràng chỉ là tác động của một lời giải thích sâu hơn. . Chỉ có nhận dạng của họ mới cho phép loại bỏ dứt điểm vấn đề.
Có nhiều phương pháp để tiến hành một cuộc điều tra như vậy. Trong số đó:
- 5 tại sao: một cách tiếp cận đơn giản để sử dụng bằng cách lặp lại câu hỏi "tại sao?" 5 lần. từ một động não
- sơ đồ nguyên nhân và kết quả (còn được gọi là ishikawa hoặc 5M): nó dựa trên một bản đồ các nguyên nhân có thể xảy ra ở dạng xương cá
- sơ đồ mối quan hệ, một công cụ khác để phân tích nhân quả
5D - Xác định các hành động khắc phục vĩnh viễn
Việc phân tích các nguyên nhân dẫn đến một hoặc nhiều giải pháp để điều chỉnh các rối loạn chức năng . Trong một số trường hợp, các thử nghiệm trên một mẫu giảm là cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của các phương án đã chọn.
Để đi xa hơn, hãy tiến hành FMEA (Phân tích các chế độ hỏng hóc và ảnh hưởng của chúng).
6D - Thực hiện và xác nhận các hành động khắc phục vĩnh viễn
Để thực hiện thành công cần phải có một kế hoạch triển khai hiệu quả: các công việc sẽ được thực hiện, theo trình tự, ai, với phương tiện nào …
Xem hồ sơ của chúng tôi về việc thực hiện một kế hoạch hành động.
Đừng quên thiết lập các công cụ giám sát và xác định các tiêu chí để xác nhận giải pháp.
Ngay sau khi các hành động khắc phục vĩnh viễn đã được xác thực, nếu có thể, hãy rút lại các hành động tạm thời đã thực hiện trong bước 3.
Đồng thời, một kế hoạch truyền thông được hoan nghênh để thông báo cho các bên liên quan về tiến độ của dự án.
Cuối cùng, khi các hành động có tác động đến các quy trình, cụ thể là nội dung nhiệm vụ của nhân viên hoặc cách thức làm việc của họ, đừng quên quản lý sự thay đổi. Thành công không chỉ có kỹ thuật, nó phụ thuộc rất nhiều vào con người.
7D - Thực hiện các hành động để ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề
Tận dụng kiến thức thu được trong quá trình 8D để thực hiện các hành động phòng ngừa .
Đây có thể là những tình huống tương tự (bối cảnh giống hệt nhau, nhưng ở một nơi khác) hoặc thậm chí là cấu hình (ví dụ một tổ chức tương tự).
8D - Chúc mừng nhóm làm việc
Ghi nhận công việc đã hoàn thành, những nỗ lực và các khoản đầu tư đã thực hiện chúc mừng các thành viên trong nhóm. Điểm này rất quan trọng để duy trì động lực không ngừng của nhân viên và do đó tạo điều kiện thuận lợi cho họ tham gia vào một quá trình trong tương lai.
Giai đoạn này cũng là cơ hội để kiểm tra lại quá trình: những khó khăn gặp phải, những gì diễn ra tốt đẹp, v.v. Mục tiêu là để cải thiện các hoạt động của nó.
Xem thêm tệp của chúng tôi về các phương pháp giải quyết vấn đề
Tệp này được tham chiếu trong: Các công cụ để cải thiện chất lượng
