Gọi thầu là gì?
Mục đích của nó là tham khảo ý kiến một nhóm các nhà cung cấp đã được lựa chọn trước để họ có thể gửi đề xuất thương mại và kỹ thuật nhằm đáp ứng các nhu cầu mà công ty đưa ra.
Từ một tập hợp thông số kỹ thuật chung, có thể so sánh các đề xuất (giá cả, giải pháp đề xuất, v.v.) của các đối tác tiềm năng theo các tiêu chí khác nhau.
Lời kêu gọi đấu thầu có thể được sử dụng cho cả việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ (tư vấn, đào tạo, v.v.).
Nó không dành riêng cho các công ty lớn, Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có mọi lợi thế khi sử dụng công cụ này khi cổ phần cao. Bằng cách áp dụng cách tiếp cận như vậy, các nhà quản lý của các cơ cấu nhỏ có thể tổ chức các cuộc tham vấn chặt chẽ.
Một số thuật ngữ được sử dụng: Từ viết tắt "RFP" cho Yêu cầu Đề xuất, hoặc gọi thầu. Không nên nhầm lẫn với "RFQ", Yêu cầu Báo giá, một đề xuất thương mại đơn giản. "RFQ" xuất hiện sau "RFI" - Yêu cầu cung cấp thông tin.
Chúng tôi trình bày ở đây một cuộc gọi riêng cho các cuộc đấu thầu. Không nên nhầm lẫn với lời kêu gọi đấu thầu các hợp đồng công dành cho các tổ chức công và bán công, tuân thủ các quy tắc và thủ tục chính xác.
Những trường hợp nào sử dụng phương thức tham vấn này?
Thực hiện một cuộc gọi thầu là một thủ tục rườm rà và tốn kém. Do đó, nó được dành riêng cho các giao dịch mua lớn về mặt kinh tế và / hoặc chiến lược mang lại tiềm năng lợi nhuận đáng kể.
Nó cũng làm cho nó có thể thúc đẩy các nhà cung cấp thông thường (mà bánh xe kinh doanh là do đó) để đặt câu hỏi về các đề nghị và thực hành của họ thương mại, và có thể tìm các nhà cung cấp thay thế để giao cho họ hợp đồng cung cấp hoặc dịch vụ cho nhu cầu được đề cập.
Các trường hợp sử dụng khác để được tư vấn chính thức: cho một giao dịch mua mới hoặc khi nhóm các nhà cung cấp tiềm năng bị choáng ngợp bởi sự xuất hiện của những người mới tham gia - luôn kèm theo hạn chế về số lượng mua hàng để làm cho hoạt động kinh tế trở nên thú vị.
Lưu ý rằng trong quá trình mua hàng, việc tham vấn diễn ra sau khi các nhà cung cấp tiềm năng đủ điều kiện.
Ngoài ra, việc kêu gọi đấu thầu là một công cụ hữu ích để tìm kiếm các giải pháp kỹ thuật mới giá trị gia tăng để đáp ứng nhu cầu chính thức hóa (với một lưu ý: nếu yêu cầu quá cụ thể, các nhà cung cấp sẽ không thể chứng minh sự đổi mới).
Làm thế nào để lập một hồ sơ mời thầu?
Hồ sơ tư vấn bao gồm những gì? Nhìn chung, bất kỳ cuộc gọi thầu nào đều chứa thông tin sau:
Ai ? - Trình bày tóm tắt về công ty
Bao gồm bất kỳ thông tin hữu ích nào để có kiến thức tối thiểu về công ty: chủ sở hữu, doanh thu trong những năm qua, hoạt động chính… + tất cả các dữ liệu khác giúp hiểu được tình hình.
Tại sao ? - Mô tả bối cảnh của yêu cầu và các vấn đề cần giải quyết
Điều này liên quan đến việc thông báo cho các nhà cung cấp tiềm năng về tình hình thúc đẩy kêu gọi thầu: những thay đổi, mối đe dọa, cơ hội … và những vấn đề cụ thể là kết quả của chúng. Thông tin này giúp các nhà cung cấp hiểu được nguồn gốc của nhu cầu và do đó định vị tốt hơn phản ứng của họ. Chuyên môn của các đối tác cũng có thể giúp họ làm sáng tỏ tình hình.
Gì ? - Thông số kỹ thuật
Ở trọng tâm của yêu cầu và kết quả của công việc phối hợp giữa người mua và người yêu cầu / người kê đơn, ủy ban mua hàng chính thức hóa các nhu cầu và mong đợi mà đối tác sẽ phải đưa ra giải pháp.
Nó bao gồm cụ thể:
- - mô tả nhu cầu,
- - tuyên bố về mục tiêu và sản phẩm phân phối (bao gồm cả khối lượng),
- - chi tiết về các tính năng mong đợi.
Để thể hiện các nhu cầu một cách sâu sắc và xác định rõ hơn các yêu cầu của nó, nên xây dựng một đặc tả chức năng (CdCF). Phần sau liệt kê các chức năng chính và phụ, các ràng buộc, tiêu chí đánh giá với các mức độ áp đặt, v.v.
Làm thế nào? 'Hoặc' Cái gì? - Tiến hành gọi thầu
Phần này chứa tất cả các phương thức của quy trình bao gồm các loại thông tin khác nhau:
- - Tiêu chí lựa chọn (chung)
- - Liên hệ nội bộ theo các loại yêu cầu thông tin (kỹ thuật, kinh tế, v.v.)
- - Định dạng phản hồi dự kiến về nội dung và hình thức (ví dụ: giá mỗi lô, với các tùy chọn - ở định dạng điện tử cho biểu mẫu)
- - Điều khoản mua hàng
- - Các điều khoản bổ sung: tính bảo mật, các tiêu chuẩn cần được tôn trọng …
Khi nào ? - Ngày trọng đại
Nêu các ngày chính của quá trình:
- - ngày nộp đề xuất thương mại và kỹ thuật (phản hồi của nhà cung cấp),
- - ngày ra quyết định,
- - ngày đặt hàng,
- - ngày giao dung dịch.
Viết một tài liệu như vậy là không hề nhẹ. Một phương pháp luận nghiêm ngặt là cần thiết để kiểm kê tốt nhu cầu của bạn và hồ sơ nhà cung cấp có khả năng đáp ứng các yêu cầu của nó.
Người mua không thể tự miễn phân tích chi tiết các yêu cầu của nó để tạo ra một cuộc gọi định tính cho các cuộc đấu thầu dễ đọc, dễ hiểu và mang hơi thở chuyên nghiệp nhất định. Làm như vậy sẽ giảm nguy cơ nhận được vô số đề xuất. Việc rơi vào cái bẫy này sẽ làm lãng phí thời gian của tất cả mọi người: bộ phận mua hàng và nhà cung cấp.
