Việc dành thời gian để thiết lập các mục tiêu, giải phóng nguồn lực tài chính và nhân lực có ích gì nếu cuối cùng, một bảng cân đối kế toán không được lập? Để tốt hơn trong cách tiếp cận và quản lý các dự án tiếp theo, giai đoạn này rất giàu thông tin.
Tính hữu ích của báo cáo kết thúc dự án
Điều thú vị là tạo ra một bảng đánh giá dự án (hoặc báo cáo kết thúc) để chuẩn hóa thông tin được thu thập, phân tích và lưu giữ lịch sử.
Đầu tiên, bảng cân đối kế toán nhấn mạnh sự thành công hay thất bại của dự án . Nó đánh giá việc đạt được các mục tiêu, việc sử dụng hợp lý các nguồn lực, v.v. Nó cũng giúp bạn có thể đo lường hiệu suất cá nhân của mỗi người.
Ngoài ra, tài liệu tổng hợp này tạo điều kiện cho việc chia sẻ và chuyển giao kiến thức để tận dụng mỗi bài giảng rút ra từ các dự án đã thực hiện. Nó tránh mắc phải những sai lầm tương tự bằng cách xác định các trục trặc và những khó khăn khác gặp phải. Sử dụng tốt, bí quyết được củng cố.
Một bảng báo cáo dự án nên chứa những gì?
Lời nhắc mang tính mô tả
Phần này chỉ định cụ thể:
- mục đích của dự án,
- người quản lý dự án , thành phần của đội ,
- các bên liên quan khác nhau (người dùng chính, v.v.).
Tóm lại, các yếu tố cần thiết cho hiểu dự án được cấu trúc như thế nào , với ai, và trong những điều kiện nào, nó được thực hiện?
Mô tả này thực sự làm cho nó có thể liên hệ các kết quả với các đặc điểm.
Mục tiêu đặt ra so với kết quả đạt được
Chi tiết các mục tiêu thể hiện về chất lượng, chi phí và thời hạn . Phần này nhắc lại các mục tiêu hoạt động và các biến thể của chúng.
Kết hợp các kết quả và nhận xét về độ lệch tiêu cực là tích cực : tại sao như vậy và một mục tiêu như vậy đã không đạt được? Hoặc ngược lại: những lý do cho sự thành công như vậy là gì?
Đánh giá kỹ thuật
Đào sâu mức độ phù hợp của các phương án kỹ thuật đã chọn đối với các thông số kỹ thuật chức năng . Đánh giá kết quả sản phẩm: hệ thống kỹ thuật, tổ chức, quản lý …
Tài nguyên được lên kế hoạch so với sử dụng
Xem xét các nguồn nhân lực, tài chính, tổ chức, kỹ thuật, v.v. dành riêng cho việc tiến hành dự án này. Kiểm tra những gì đã thực sự tiêu thụ . Làm phong phú thêm sự quan sát với những nhận xét giải thích sự khác biệt.
Ngày kết thúc theo kế hoạch so với ngày thực tế
Một lần nữa, hãy quay lại với ngày thực hiện dự kiến so với thời hạn thực tế . Trong trường hợp trượt, hãy nêu chi tiết lý do của việc trượt. Đó có phải là một sự thật ngẫu nhiên? Một nguyên nhân có thể lường trước được? Những bước nào có thể được thực hiện để ngăn điều này xảy ra lần nữa?
Ngược lại, nếu thời hạn đã được đánh giá quá cao, hãy xác định lý do của tình trạng này.
Đánh giá phương pháp luận
Đánh giá cách thức tiến hành dự án: phân bổ vai trò và trách nhiệm trong nhóm, phương pháp được áp dụng (Scrum, Prince, v.v.),
Nhà tài trợ và sự hài lòng của người dùng
Hãy xem đánh giá tổng thể của khách hàng và người dùng.
Tổng hợp
Tóm tắt các điểm quan trọng được xác định trong báo cáo để xác định:
- thực hành tốt được tổng quát hóa,
- cải tiến: các khía cạnh phương pháp luận cần được xem xét lại chẳng hạn
- theo dõi ngoại vi sẽ được đưa ra: các hành động khắc phục do dự án được đề cập
Khi nào lấy hàng?
Sớm nhất có thể. Bạn chờ đợi càng lâu, các phân tích của bạn sẽ càng kém chính xác. Nhiệm vụ này phải được thực hiện bởi toàn bộ nhóm . Mỗi người đều có quan điểm riêng và tư duy phản biện của riêng mình. Bằng cách kết hợp các góc nhìn khác nhau, bạn sẽ có được một bản đánh giá đầy đủ, một nguồn tiến bộ thực sự.
