Các nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Mặc dù chúng không phải là một phần không thể thiếu của nó, nhưng chúng có ảnh hưởng chính đến chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Hồ sơ phương pháp này trình bày các bước để tiến hành đánh giá nhà cung cấp.
Xác định nhu cầu
Trước khi bắt tay vào quá trình đánh giá đối tác, bạn phải xác định nhu cầu ban đầu của mình.
- Đặt khung : "Tôi muốn đánh giá điều gì? Một nhà cung cấp cụ thể? Một loạt sản phẩm? Sự kết hợp của hai tiêu chí này? Hình ảnh của nhà cung cấp trên công ty?" Vân vân.
- Nhắm mục tiêu (các) nhà cung cấp : tôi muốn đánh giá ai? Một nhà cung cấp? Tất cả các nhà cung cấp? Các nhà cung cấp sản phẩm chủ lực của công ty? Vân vân.
- Xác định ai sẽ thực hiện nhiệm vụ : nhiệm vụ này có thể được giao cho một thực tập sinh / người học việc không? Có một đội ngũ chuyên dụng? Thuê ngoài một nhà cung cấp dịch vụ? Vân vân.
- Chọn địa điểm đánh giá : "Tôi muốn đánh giá nhà cung cấp tại nhà máy của anh ấy", "trong quá trình vận chuyển sản phẩm của anh ấy", "khi nhận sản phẩm tại trung tâm hậu cần của tôi", v.v.
- Nhắm đến một thời hạn : Đánh giá này là một dự án ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn?
- Xác định các phương tiện đánh giá nhà cung cấp : tài chính, hậu cần, con người. - "Tôi có ngân sách để phân bổ cho việc đánh giá nhà cung cấp không?" Câu hỏi rất quan trọng, bởi vì nó có ý nghĩa quyết định trong việc xác định khuôn khổ của việc đánh giá. Đây có thể là một trở ngại lớn nếu bạn không có đủ ngân sách (số lượng người trong dự án này, đi đến địa điểm của nhà cung cấp nếu cần, v.v.)
- Nêu rõ lý do tại sao tôi muốn đánh giá các nhà cung cấp : Đánh giá này có liên quan đến phản hồi không? Là một phần của cải tiến liên tục? Để khởi động một cuộc gọi thầu mới? Vân vân.
- "Là những gì hạn chế mà tôi phải đối mặt? "
- "Là những gì Hạn mức của đánh giá này? "
Phương pháp được sử dụng ở trên để xác định nhu cầu của bạn là QQOQCP, một công cụ đơn giản và mạnh mẽ để định khung đối tượng một cách chính xác.
Điều quan trọng là phải bắt đầu (và luôn luôn là như vậy), bằng cách viết các thông số kỹ thuật của bạn, bảng dự án của bạn và nghiên cứu nhu cầu của bạn trước khi bắt tay vào một chủ đề như vậy.
Xác định chính sách đánh giá nhà cung cấp của bạn
Bước này giúp trả lời những câu hỏi đầu tiên được nêu ra khi xác định nhu cầu: bạn muốn đánh giá cái gì? Mục đích của cách tiếp cận của bạn là gì? Đây có phải là yêu cầu từ Ban quản lý không? Một cách tiếp cận phòng ngừa? Mục tiêu của việc cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng của bạn?
Ví dụ, bạn muốn:
- đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng của tất cả các nhà cung cấp của công ty,
- đánh giá các nhà cung cấp sản phẩm (do đó tất cả các giai đoạn của vòng đời sản phẩm),
- đánh giá nhà cung cấp tại thời điểm tham chiếu.
Cấu trúc đánh giá của bạn
Đó là việc viết ra một quy trình được xác định rõ ràng để tạo khung cho chủ đề. Quá trình này sẽ giúp tổ chức dự án của bạn và để lại dấu vết về cách thức đánh giá được thực hiện. Bước này có thể được thực hiện bởi ban quản lý hoặc người quản lý dự án nếu bước sau đã được xác định.
Xác định người quản lý dự án
Đối với mỗi dự án, bạn phải xác định một thí điểm. Nó có thể là một người hoặc một nhóm người, một đội mỗi người có một chức năng cụ thể.
Dự án này có thể:
- tận tâm với nhóm nội bộ,
- kêu gọi một cơ quan kiểm soát độc lập,
- là sự kết hợp của cả hai: một nhóm nội bộ quản lý dự án và một nhóm hiện trường bên ngoài, những người sẽ đánh giá nhà cung cấp trực tiếp tại nhà máy của mình thông qua các cuộc kiểm tra và đánh giá.
Mỗi phương pháp của nó đều có ưu điểm và nhược điểm. Bạn có thể xác định chúng bằng cách sử dụng ví dụ, công cụ SWOT sẽ cho phép bạn xác định chiến lược tốt nhất của mình.
Lựa chọn nhà cung cấp để đánh giá
Trong mỗi doanh nghiệp, có nhiều loại nhà cung cấp khác nhau. Có thể phân loại chúng theo từng loại theo các tiêu chí khác nhau như:
- số lượng và / hoặc số lượng sản phẩm họ cung cấp,
- chi phí không chất lượng và những dị thường gặp phải trên sản phẩm của họ
- vị trí địa lý của họ
Điều quan trọng là nhắm mục tiêu các nhà cung cấp và sản phẩm quan trọng nhất của bạn : về mặt an toàn của nguồn cung cấp, giá trị, khối lượng.
Ví dụ: bạn có thể lập biểu đồ Pareto và chọn các nhà cung cấp sản phẩm đại diện cho 80% doanh thu của bạn.
Bạn có thể sử dụng những công cụ nào để đánh giá các nhà cung cấp của mình?
Bạn có thể sử dụng một số công cụ để thực hiện nhiệm vụ này. Việc tham khảo nhu cầu của bạn trước khi đưa ra lựa chọn luôn là điều quan trọng.
Tùy thuộc vào ngân sách của bạn và thời gian được phân bổ cho dự án này, bạn có thể:
- tìm một công cụ đã được tạo từ đầu bởi một thực thể bên ngoài,
- yêu cầu một công ty chuyên môn phát triển một công cụ đáp ứng nhu cầu của bạn,
- phát triển công cụ đánh giá nhà cung cấp của riêng bạn.
Bằng cách thực hiện nghiên cứu phù hợp, bạn đã có một số công cụ để sử dụng trong nội bộ - ví dụ:
- báo cáo giám sát và kiểm soát,
- các công cụ tham khảo nhà cung cấp, nếu bạn đã tham gia quá trình này,
- danh sách các khiếu nại của khách hàng.
Bạn cũng có thể tạo các công cụ cụ thể để đánh giá các nhà cung cấp của mình, ví dụ:
- một lưới kiểm tra và thanh tra
- một bảng câu hỏi tự đánh giá. Ưu điểm của phương pháp sau là bạn không phải đi đến địa điểm của các nhà cung cấp để tiến hành đánh giá - đặc biệt là khi họ không ở quốc gia nơi bạn cư trú. Nhược điểm là tin tưởng nhà cung cấp của bạn trung thực trong xếp hạng của họ.
Ví dụ về một lưới đánh giá:
Xác định chủ đề, lĩnh vực đánh giá mà bạn muốn thảo luận với các nhà cung cấp của mình. Bạn có thể chọn ví dụ như các trục sau:
- - mua
- - chất lượng
- - kỹ năng
- - thời gian giới hạn
- - quan hệ thương mại
- - quan hệ kỹ thuật
- - dịch vụ khách hàng
- - sản phẩm có sẵn
- - Uyển chuyển
- - khả năng đáp ứng của nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu
Trên trục chất lượng, bạn có thể cung cấp thông tin: chứng nhận, tổ chức chất lượng, tài liệu được cung cấp, sản phẩm và dịch vụ tuân thủ, quy trình xử lý vấn đề, v.v.
Câu hỏi ví dụ:
- "Bạn có một chính sách chất lượng?"
- "Bạn có được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn Hệ thống đảm bảo chất lượng tương đương không?"
- "Bạn có đang thực hiện kế hoạch cải tiến để nâng cao hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng một cách có hệ thống không?"
Đối với mỗi trục, hãy chọn tiêu chí được giữ lại và phép đo của chúng, trọng số kết quả thu được theo tiêu chí ưu tiên của bạn và xác định phương pháp tính toán. Ví dụ: từ 0 đến 3, 0 là thấp và 3 là điểm tối ưu
Sau kết quả, xác định các hành động cải tiến hoặc chọn thay đổi nhà cung cấp.
Phần kết luận
Do đó, có thể thực hiện một số cách đánh giá nhà cung cấp của bạn. Tất cả phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và số tiền đầu tư bạn muốn đầu tư vào nó. Mục tiêu là luôn định hướng tốt cho dự án của bạn và luôn trong quá trình cải tiến liên tục.
Tệp này được tham chiếu trong: Mua hàng
