Trước hết, điều quan trọng là phải xác định rõ cấu trúc phim tài liệu. Bạn sẽ tìm thấy một ví dụ thường được các công ty áp dụng trong bài viết này trên kim tự tháp tài liệu: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ sau đó bạn phải xem xét kỳ vọng của người dùng các tài liệu.
Thật vậy, mỗi người dùng có những kỳ vọng khác nhau tùy thuộc vào trình độ kỹ năng của họ và mức độ phức tạp của các hoạt động được mô tả trong tài liệu.
Bạn sẽ tìm thấy ở đây một bài viết khác về việc soạn thảo một thủ tục đơn giản và hiệu quả: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ hãy nhớ rằng không có ai cả quy tắc -size-fit-all về hình thức và mức độ của tài liệu và những gì phù hợp với một số tài liệu có thể không hiệu quả với những tài liệu khác. Hơn nữa, tiêu chuẩn ISO 9001 quy định rằng tài liệu phụ thuộc vào:
- - quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động;
- - mức độ phức tạp của các quá trình và các tương tác của chúng;
- - năng lực của nhân sự.
Để có các cấu trúc được hỗ trợ ở mọi quy mô trong quá trình chính thức hóa tài liệu của họ, tôi muốn nói rằng nên ghi nhớ kỳ vọng của khách hàng nội bộ (người dùng) và nên thành lập các nhóm làm việc để phản ánh vấn đề thiết yếu. và chọn hình thức và phạm vi của các tài liệu.
Lý tưởng nhất là các nhóm làm việc này nên được thành lập theo các quy trình được xác định bởi công ty. Điều này mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho tổ chức theo quy trình.
Cuối cùng, thí điểm thiết kế lại tài liệu phải tự áp đặt và buộc những người khác cấm bất kỳ hoạt động nào làm phức tạp việc quản lý tài liệu, chẳng hạn như:
- - quá phức tạp và hơn hết là các mã hóa tài liệu không cần thiết (ví dụ: DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
- - mạch xác nhận tài liệu liên quan đến nhiều người
- - hộp mực không thể hiểu được, xấu xí và cồng kềnh (giám sát phiên bản) (dấu tích của thực tiễn chất lượng từ những năm 90)
- - các trang và các trang văn bản không làm nổi bật thông tin chính,
- - Vân vân.
Tiêu chuẩn ISO 9001 khá rõ ràng về các thủ tục được áp dụng để quản lý tài liệu. Nó chỉ trình bày các yêu cầu về kết quả, không có phương tiện. Do đó, bạn tự do hơn bạn có thể nghĩ về khối lượng tài liệu của bạn.
