WBS là gì?
PMI (Viện Quản lý Dự án, nhà xuất bản của hướng dẫn PMBOK), lấy cảm hứng từ các hoạt động của NASA, khuyến nghị chia nhỏ các dự án thành các tập con có thứ tự.
Phân tích này dẫn đến các tiểu dự án (hoặc nhiệm vụ, nhiệm vụ, giai đoạn, thành phần, gói công việc, v.v.), được tổ chức ở dạng cây và đại diện cho các công việc được giao hoặc các nhiệm vụ sẽ được thực hiện. Một số tầm nhìn xung đột về điểm cuối cùng này. Đối với một số người, WBS chỉ nên chứa các sản phẩm phân phối.
Gói công việc đại diện cho mức thấp nhất
Trong tiếng Pháp, nó là về cấu trúc phân tích dự án (SDP ), Sơ đồ Tổ chức Nhiệm vụ (OT) hoặc Sơ đồ Tổ chức Dự án Kỹ thuật (OTP)
Ưu điểm chính của WBS là đơn giản hóa các dự án bằng cách giảm chúng thành các phần dễ hiểu hơn bởi nhóm và các bên liên quan khác. Nó tạo điều kiện cho tổ chức bằng cách cho phép phân bổ ngân sách, vai trò và trách nhiệm cho từng chi nhánh.
Lưu ý: phương pháp làm việc này có thể được áp dụng bởi các sản phẩm có Cấu trúc Phân tích Sản phẩm (PBS) hoặc thậm chí là Tổ chức Sản phẩm Kỹ thuật (OTP).
Xem thêm Các phương pháp quản lý dự án Agile đẩy mạnh hơn nữa khái niệm phân chia và quản lý tự trị hoạt động
Từ điển WBS là gì?
Nó là một tài liệu mô tả nội dung của từng gói công việc: sản phẩm được giao, trách nhiệm, chi phí, các yếu tố lập kế hoạch, nhiệm vụ chính, v.v.
Lợi ích của phân tích thứ bậc
Hãy xem chi tiết hơn những ưu điểm của cấu trúc này:
- lập kế hoạch tốt hơn: sự phân hủy tạo điều kiện thuận lợi cho việc ước tính thời lượng được cấp cho mỗi hoạt động. Nó cũng đưa ra một tầm nhìn toàn cầu về công việc sẽ được thực hiện thông qua hình ảnh đại diện.
- kiểm soát giám sát - việc phân chia các sản phẩm được phân phối tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tổng thể của dự án: ấn định các mốc quan trọng, xem xét sự khớp nối của công việc, v.v.
- giao tiếp tốt hơn: nó đơn giản hóa trao đổi giữa các bên liên quan dự án và tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện về các giai đoạn khác nhau.
- quản lý chi phí tốt hơn: việc phân bổ các nguồn lực và giám sát chúng chính xác hơn. Việc chuẩn bị ngân sách tạm thời được thực hiện dễ dàng hơn.
- quản lý rủi ro : xác định các khu vực quan trọng và thực hiện các kịch bản phòng ngừa.
Làm thế nào để triển khai Cơ cấu phân chia công việc?
Trong cách tiếp cận này, chúng tôi bắt đầu với sản phẩm chính có thể phân phối và sau đó chia nhỏ nó thành các sản phẩm trung gian, trước khi chia nhỏ chúng thành các gói công việc.
Nó cũng có thể bắt đầu ánh xạ phân cấp bởi các hoạt động chính sẽ được thực hiện và chia chúng thành các nhiệm vụ.
Có thể có các tiêu chí phân tích khác: theo ngành kinh doanh, theo chức năng, theo quy trình, theo mục đích, v.v.
Lưu ý: một điểm quan trọng là mức trên phải đại diện cho 100% sự phân hủy dưới. Đây là "quy tắc 100%". Nếu không có điều này, sẽ không thể tổng hợp tất cả các giai đoạn thực hiện và các nguồn lực ngân sách để đạt được 100% dự án. Cũng như các phần tử của một cấp độ giống nhau phải loại trừ lẫn nhau: không có sự chồng chéo giữa chúng.
Ví dụ tách WBS
Để minh họa cho phương pháp này, chúng ta hãy lấy làm ví dụ về việc tạo ra một đại lý bán hàng mới, nơi có thể phân phối cuối cùng.
Dự án được tạo thành từ một số phân phối yêu cầu thực hiện một số nhiệm vụ nhất định.
1 Phân chia dự án thành các công việc chính
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi chẳng hạn như: những vật phẩm trung gian để hoàn thành dự án của tôi là gì?
Dự án "Đại lý bán hàng mới" của bạn chủ yếu bao gồm:
- người dân địa phương
- của một đội
- thiết bị làm việc
- ngân sách hoạt động
2 - Chia nhỏ từng sản phẩm có thể phân phối thành các thành phần (phân phối phụ)
Lấy ví dụ, thiết bị. Tự hỏi bản thân về các thành phần của có thể phân phối này. Chúng có thể được chia thành
- Thiết bị máy tính
- thiết bị văn phòng
Mỗi mục trong cấp độ này đại diện cho một gói công việc. Mỗi việc làm phát sinh trách nhiệm hợp đồng, ngân sách và kế hoạch.
3 - Chi tiết công việc cần thực hiện (giai đoạn này nằm ngoài WBS)
Lấy thiết bị văn phòng, gói công việc này có thể được chia thành các hoạt động sẽ được thực hiện:
- thiết kế thiết kế nội thất
- chọn nội thất văn phòng
- đặt hàng thiết bị
- thiết lập trong cơ sở
Lưu ý: việc sử dụng các động từ hành động giúp bạn có thể phân biệt giữa hoạt động và vật phân phối (danh từ). Nó cũng cung cấp một khía cạnh hoạt động nói lên khối lượng cho tất cả các bên liên quan.
Bạn đi xuống ở cấp độ nào trong cấu trúc cây?
Sự phân hủy phải làm cho nó có thể tạo ra các mức có thể ảnh hưởng đến:
- một khả năng đáp ứng,
- ước tính thời gian
- Nguồn
Việc đáp ứng các điều kiện này sẽ xác nhận từng cấp độ. Không có nó, nó là không liên quan để vượt qua mức hiện tại.
Lưới phù hợp cần tìm là sự cân bằng giữa mức quá cao, không cho phép thu được tất cả các lợi ích của phương pháp và mức quá thấp, không thể quản lý được, làm phức tạp thêm dự án một cách không cần thiết.
Cũng nên chia nhỏ một cấp độ nếu tổng thời lượng của nó thể hiện một phần chính trong thời gian của dự án.
